Theater Instituut Nederland
Ook op het Theater Instituut wordt veel nagedacht over de toekomst van de
informatievoorziening en over de betekenis van de opkomst van computer en
internet voor ons werk. Na de opening in 1960 is het Instituut gegroeid van een
klein Toneelmuseum in een grachtenpand, tot een modern kennis- en informa
tiecentrum met ruim 40 FTE, gehuisvest in vijf monumentale grachtenpanden
in hartje Amsterdam.
Theater Instituut Nederland is het kennis- en informatiecentrum van het
Nederlandse theater in al zijn verschijningsvormen. Een levende historische
collectie en een uitgebreide documentatie van het actuele theater vormen de
basis voor verschillende activiteiten die ten doel hebben de kennis van en het
debat over het theater te bevorderen, met het oog op de toekomst en met
aandacht voor de wisselwerking tussen theater en maatschappij.
Naast een museum (ruim 20.000 bezoekers per jaar), een uitgeverij (enkele
boeken en cd's per jaar), een programmacommissie (symposia, bijeenkomsten
en andere activiteiten) en een mediatheek (ca. 9.000 bezoekers per jaar) gebruikt
Theater Instituut Nederland steeds meer internet om de verzamelde en tot
kennis verwerkte informatie over het Nederlandse theater in heden en verleden
naar buiten te brengen. De website van het TIN (www.tin.nl) zal binnenkort het
aantal van 250.000 bezoeken per jaar halen.
De introductie van de computer in Theater Instituut Nederland vond plaats in
het begin van de jaren tachtig. Opvallend was dat de eerste database die toen
werd opgezet niet gegevens over de traditionele materialen bevatte, maar gege
vens over voorstellingen: geen beschrijvingen dus van concrete zaken als boeken
of museumstukken, maar van gebeurtenissen. En nog steeds worden gegevens
ingevoerd van alle premières van professionele theatervoorstellingen2 in
Nederland. Het gaat daarbij onder meer om de premièredatum, de titel van de
voorstelling, de zaal, het gezelschap en de gegevens van betrokken personen zoals
de auteur als het om toneel gaat, de regisseur, choreograaf, decorontwerper,
kostuumontwerper, lichtontwerper en uiteraard de uitvoerende personen. Bij de
grotere musicalproducties kan het aantal persoonsvermeldingen wel oplopen tot
boven de 100. Vervolgens worden nog trefwoorden toegevoegd en de discipline
(bijv. dans, toneel, poppenspel.).
De reden om dit bestand als eerste aan te gaan leggen was een pragmatische.
Al jarenlang was het Theater Instituut namelijk verantwoordelijk voor de uitgave
van het Nederlands Theaterjaarboek, dat sinds 1952 verschijnt.3 In deze uitgave
wordt een overzicht gegeven van de theatervoorstellingen van het afgelopen
seizoen en de computer leek zeer handig bij het samenstellen van dat overzicht.
Vanaf het seizoen 1983/1984 waren verscheidene medewerkers verantwoordelijk
voor het invoeren van de gegevens. Zij namen alle seizoensbrochures van gezel
schappen en theaters door, voerden de voorlopige gegevens van de voorstellingen
in en schreven vervolgens maandelijks de gezelschappen en producenten aan
met de vraag om de gegevens te sturen van de voorstellingen die die maand in
première gaan. Dit gaat door middel van een voorgedrukt formulier, het
'jaarboekformulier'4. Omdat de meeste aangeschrevenen het van groot belang
vinden om opgenomen te worden in de database en de jaarlijkse overzichten in
het Theaterjaarboek, is de respons zeer hoog. Het bestand werd al snel ook voor
andere doeleinden gebruikt. Elke première kreeg een uniek nummer, waaronder
ook de programmaboekjes, de foto's, de recensies en de affiches konden worden
opgeborgen. In de database werd ook opgenomen of deze materialen inderdaad
waren binnengekomen. Zo kon snel een overzicht gemaakt worden van de
producenten die dat jaar bijvoorbeeld nog niet alle affiches ingestuurd hadden,
zodat een rappelbrief kon worden verstuurd.
Na een paar jaar traden steeds duidelijker de beperkingen van het eerste
programma aan het licht, zeker toen men ook andere informatiedragers als
video's wilde gaan beschrijven in dit systeem. Men ging zich oriënteren op
andere programma's en koos eind jaren tachtig na uitgebreide vergelijkingen
voor het programma Adlib, een flexibel bibliotheekprogramma dat maximaal
aangepast kon worden aan de eisen.
In de beginjaren was de computer alleen beschikbaar als zoekhulp voor het
personeel en de klanten hadden daar absoluut geen probleem mee. Maar begin
jaren negentig begonnen ze steeds vaker over de schouders van de mediatheek
medewerkers mee te kijken en toen het werken met computers gemeengoed was
geworden, wilden ze ook zelf gaan zoeken. Dat was goed mogelijk met Adlib en
nog voordat de publieksschermen uitontwikkeld waren, werden er al terminals
beschikbaar gesteld aan het publiek. Ondanks het feit dat het zoeken in de
bestanden nog vrij ingewikkeld was, werd het door de meeste klanten als een
grote vooruitgang gezien. De gebruikers van de mediatheek van het Theater
Instituut waren ook toen voornamelijk studenten en jonge theatermakers, die
niet veel problemen hadden met de overstap van kaartcatalogi naar computer.
Integratie van bestanden
In het plan van eisen voor een nieuw programma was ook aangegeven wat de
structuur van de catalogus zou moeten worden. Wat we later 'hyerlink' zijn gaan
noemen, zou een leidend principe moeten worden. De mogelijkheid om 'door te
klikken' op zaak- en persoonsnamen en op trefwoorden was een eerste vereiste.
In de tweede plaats moest het productiebestand centraal staan. De beschrijving
van de voorstelling -de essentie immers van het theater- zou het belangrijkste
ordenende principe van de catalogus worden.
Om u een idee te geven van wat u aan kunt treffen als u via de website van het
TIN in de database gaat zoeken, laat ik hier een korte beschrijving van de
mogelijkheden volgen. Maar uiteraard is het beter om zelf de computer op te
starten en (eventueel aan de hand van de onderstaande beschrijving) een kijkje
te nemen. Op het moment van schrijven zijn we druk bezig de website te
vernieuwen, en in het verlengde daarvan worden veel aanpassingen doorgevoerd.
De kans is dus groot dat wanneer u dit leest, er al het een en ander veranderd is.
DE ERFGOEDINSTELLING EN HAAR PUBLIEK
2 Theater omvat alle podiumkunsten m.u.v. de muziek, dus toneel, dans, kleinkunst, mime- en objecttheater,
poppenspel, muziektheater, opera en jeugdtheater.
3 In eerste instantie als zelfstandige uitgave, later overgenomen door het Theater Instituut als special van het
tijdschrift Toneel Teatraal en sinds een jaar of tien weer als zelfstandige uitgave van het TIN.
72
PAUL POST VAN KAARTENBAK TOT MULTIMEDIALE ENCYCLOPEDIE OP INTERNET
4 Wordt binnenkort vervangen door een elektronisch formulier.
73
