Van kaartenbak tot multimediale
encyclopedie op internet
Een verhaal van realiteit tot ideaal.
Inleiding
Zoals alle bibliotheken, archieven en musea maakte ook Theater Instituut
Nederland zijn collecties lange tijd alleen toegankelijk met behulp van kaarten
bakken met beschrijvingen van de boeken, de documentatie en de museum
collectie. En zoals zoveel instellingen met diverse collecties had het voor elk
collectieonderdeel een aparte kaartcatalogus en voor bijna elk onderdeel een
aparte toegang. De grote diversiteit van de collecties (zie tabel 1) zorgde voor een
grote diversiteit in toegangen. Zocht je een specifiek object (bijvoorbeeld een
affiche van een bepaalde voorstelling) dan was dat geen probleem. Maar als je
informatie zocht over een bepaald thema was je gedwongen verscheidene
kaartenbakken te doorlopen en dan moest je nog maar afwachten in hoeverre de
catalogi verder gingen dan ontsluiting op naam of titel.
In dit artikel wil ik beschrijven hoe met de komst van de computer die scheiding
tussen de materialen bij gebruikmaking van een databank eigenlijk is opgeheven
en hoe met het toevoegen van links, illustraties, aanvullende teksten en in de
nabije toekomst beeld en geluid, deze databank zal evolueren van de kaartenbak
als toegang op de collectie tot een online encyclopedie met links naar de
materialen, maar ook naar andere kennisbronnen.
Het is geen handleiding om uw eigen collectie op een dergelijke manier toegan
kelijk te maken, maar misschien wel een aanleiding om eens op een andere
manier naar deze materie te kijken.
Tabel 1:
De collectie van het TIN bestaat uit 20 deelcollecties:
Tabel 2
Gegevensbestanden van het TIN:
Algemene ontwikkelingen
Na de introductie van de computer in de bibliotheek- en museumwereld duurde
het niet lang voordat de meeste instellingen een eigen database hadden, die geen
van alle erg flexibel waren. Al snel zag men mogelijkheden om door samenwer
king te komen tot een grote efficiencyslag. Het toekomstbeeld was een grote
database waarin de samenwerkende instellingen hun beschrijvingen zouden
invoeren of aan konden ontlenen. Het bibliotheekprogramma (en de gelijk
namige organisatie) PICA is een goed voorbeeld van deze benadering. Maar niet
iedereen sloot zich aan bij dit soort samenwerkingsverbanden, enerzijds vanwege
de kosten, anderzijds vanwege het feit dat door de geringe flexibiliteit en biblio
theekgerichtheid van dat soort systemen niet aan alle specifieke eisen van de
instellingen voldaan kon worden.
De databases werden in de loop der jaren steeds flexibeler, waardoor integrale
ontsluiting van meerdere collecties steeds beter mogelijk was. Daarnaast werd
door de mogelijkheden die internet bood het model van de 'schillen' ontwikkeld:
zoekmachines die tegelijk konden zoeken in meerdere aangesloten databases.
Voorwaarde was wel dat die databases enigszins voldeden aan een standaard.
Door verdergaande zoekmogelijkheden, zoals toegepast bij webbrowsers als
Google, en meer toegankelijkheid van de datasets door toepassing van moderne
re internettalen als XML en opvolgers, worden deze decentrale databases steeds
toegankelijker voor de zoekers op internet. Het beeld van een centrale database
voor meerdere instellingen leek daarmee achterhaald. Maar toch lijken meer
centraal opererende databases toekomst te hebben. Doordat de databases steeds
flexibeler worden, is het mogelijk om met meer instellingen die deels dezelfde
informatie invoeren en gebruiken, in dezelfde database te werken, ook al beheren
zij verschillende materialen en informatie en werken ze met uiteenlopende speci
ficaties en verschillende doelstellingen. Wat gaat dit betekenen voor de archief
wereld? Ontwikkelingen als De Woonomgeving'1 zijn in dat verband interessant.
PAUL POST
Boeken 80.000
Tijdschriften 250 meter
Bladmuziek 20.000
Documentatie
(Programmaboekjes, knipsels, recensies) 375 meter
Archieven 327
Brieven 10.000
Foto's 160.000
Video's 8.000
Geluidsdragers 24.000
Schilderijen 124
Sculpturen 138
70
PAUL POST VAN KAARTENBAK TOT MULTIMEDIALE ENCYCLOPEDIE OP INTERNET
Prenten en tekeningen
22.000
Affiches
20.000
Kostuums
1500
Maquettes
3 50
Achterdoeken
34
Poppen en marionetten
2.500
Maskers
185
Miniatuur en papierentheaters
80
Diversen en curiosa
500
Productiebeschrijvingen 38.500
Adresgegevens (incl. mail en webadressen) [check]
Materiaalbeschrijvingen 190.000
1 Zie het artikel van Christian van der Ven in dit jaarboek p. 226
71
