Een veelgehoorde uitspraak van gebruikers is: "dit programma werkt niet."
Die uitspraak klopt vaak niet. Het systeem doet gewoon wat het volgens zijn pro
grammacode geacht wordt te doen, maar dit sluit dan niet aan bij de verwachting
van de gebruiker, mogelijk doordat de bedoeling van de programmeur een andere
is geweest, maar soms ook niet. Kort gezegd: een systeem werkt altijd, maar niet
altijd zoals verwacht.
Wat dat betreft kunnen we van computersystemen op aan. Een studiezaalmede
werker kan verschillende gebruikers op dezelfde vraag een ander antwoord geven,
maar een systeem geeft op dezelfde vraag steeds hetzelfde antwoord. Dat is
vanuit een bepaald oogpunt aantrekkelijk, maar aan de andere kant mist het
systeem het zicht op verschillen tussen gebruikers die de studiezaalmedewerker
wél ziet en waarop hij of zij inspeelt.
Een systeem kent een scheiding tussen informatie en presentatie
Iedere ontwikkelaar van databankapplicaties zal proberen de bank op een
zodanige wijze te structureren dat hij op allerlei manieren te bevragen is en ook
op verschillende manieren de antwoorden op een vraag kan weergeven. Dat is
mogelijk doordat de functionaliteit van digitale systemen fundamenteel anders
is dan de functionaliteit van bijvoorbeeld een stapel papier. Hans Hofman
behandelde dit onderwerp in een vorig jaarboek.7
Bij een toegang op papier zijn informatie en presentatie onlosmakelijk
verbonden met elkaar. Op papier is slechts één enkele ordening van gegevens
mogelijk, wat de bevragingsmogelijkheden van een gebruiker beperkt. Zo is een
klapper op geboorteakten vaak gesorteerd op de achternaam van het kind. Wil je
daarnaast een andere sortering hebben, bijvoorbeeld op geboortedatum, dan zul
je een tweede klapper moeten vervaardigen met een andere sortering. Misschien
wil een gebruiker echter nóg wel op een andere manier zoeken, bijvoorbeeld op
naam van de vader. Dat vereist nog een derde klapper, of minstens een extra
index bij een vorig exemplaar.
In ieder geval kan slechts een beperkt aantal voorgedefinieerde vormen worden
gebruikt om gegevens te presenteren. Je wilt natuurlijk niet verschillende klap
pers met feitelijk dezelfde informatie in veelvoud op je studiezaal hebben staan,
iedere keer met een andere sortering. De archiefmedewerkers bepalen dus welke
de meest gangbare manieren van presenteren zijn en daar zal de gebruiker het
mee moeten doen. Bij het vervaardigen van een inventaris moet in zijn
algemeenheid de vraag worden beantwoord hoe hij zó kan worden ingericht dat
zoveel mogelijk verschillende gebruikers met een grote verscheidenheid aan
vragen zo goed mogelijk worden bediend.
Bij toepassing van digitale technieken zijn gegevens en presentatie nu van elkaar
losgekoppeld. Op basis van dezelfde gegevens zijn eenvoudig meerdere wijzen van
presenteren mogelijk, zónder dat deze gegevens behoeven te worden vermenig
vuldigd. In principe is het aantal presentatievormen oneindig.
Laat ik een eenvoudig voorbeeld geven. We hebben een gegevensbestand, een
databank met aan elkaar gerelateerde (dus gekoppelde) tabellen, met de beschrij
vingen van de bestanddelen van een bepaald archief. Daarnaast hebben we de
presentatievorm, bestaande uit verscheidene ordeningsschema's. Een vraag van
een gebruiker zorgt ervoor dat het systeem gegevens en ordeningsschema in één
tijdelijk overzicht (een inventaris) bij elkaar brengt De gebruiker kan desgewenst
die inventaris fixeren door hem uit te printen.
In een ordeningsschema leggen we dan een rubriekensysteem vast volgens
klassiek model. Bij iedere rubriek leggen we relaties naar beschrijvingen uit ons
gegevensbestand die daarbij horen. We kunnen nog een tweede schema maken,
bijvoorbeeld gebaseerd op handelingen. Ook aan een handeling koppelen we
beschrijvingen van bestanddelen. Let wel dat we het hier steeds hebben over
dezelfde beschrijvingen, over de beschrijvingen die we eerder aan rubrieken
koppelden. Iedere beschrijving bestaat dus slechts éénmaal binnen het bestand,
maar wordt aan verschillende ordeningsschema' s gekoppeld.
Een gebruiker kan nu een keuze maken: wil hij of zij de gegevens gerepresenteerd
zien in een klassieke inventaris of ziet hij of zij toch liever zo'n moderne, op
handelingen gebaseerde lijst? Op basis van de beschrijvingen en het door de
gebruiker gekozen ordeningsschema stelt het systeem vervolgens de gevraagde
lijst samen.
Archiefdiensten kunnen schema's vooraf definiëren, maar ook de gebruiker in
staat stellen zélf zo'n ordeningsschema samen te stellen. Laat hem of haar bij
voorbeeld vrij het systeem bevragen op een combinatie van zoekwoorden en laat
de gegevens vervolgens ordenen volgens een eveneens door de gebruiker gewenst
principe. Zo krijgt deze bijvoorbeeld alle stukken te zien uit een bepaalde periode
bij een bepaald onderwerp, gesorteerd op ouderdom, om maar een mogelijk
kenmerk te noemen.
Deze aanpak verschilt van de manier waarop wij in de fysieke wereld omgaan met
informatie en presentatie. In een boekenkast komt elk boek normaal
gesproken maar één keer voor en op maar één plaats. Stel dat de ordening van
de boeken op onderwerp is gebaseerd, maar dat je juist geïnteresseerd bent in een
bepaalde periode. Je zult dan als gebruiker de hele boekenkast moeten doorzoe
ken om boeken te vinden met informatie over de gezochte periode. We spreken
dan over een één-op-veel-relatie: een boekenkast kan meer dan één boek bevat
ten, maar een boek kan slechts in een enkele boekenkast -met een bepaalde
voorbedachte ordening- tegelijk staan.
De koppelingen binnen de databank waarover eerder werd gesproken hebben
het karakter van veel-op-veel-relaties. Eén beschrijving kan onder verschillende
ordeniningsschema's vallen en zo'n schema bevat normaliter weer meerdere
beschrijvingen. Terwijl zowel beschrijving als ordeningsschema slechts eenmaal
in het systeem voorkomen, is de presentatie van al deze elementen in een
eindeloos aantal vormen aanwezig.
Voor een systeem is verder elk gegeven gelijk, tenzij het zich door een bepaald
kenmerk onderscheidt van andere gegevens. In principe kan in een systeem van
alles worden ingevuld, zoals de datering van een archiefstuk of het inventaris
nummer daarvan. Dat het ene gegeven voor het systeem iets anders is dan het
andere zit hem bijvoorbeeld in het feit dat het eerste in een ander veld wordt
ingevuld dan het tweede. In dat geval is het onderscheidende kenmerk de naam
van het veld waarin het gegeven wordt ingevuld.
Wanneer een gebruiker binnen een systeem effectief naar foto's wil kunnen
zoeken, zonder informatie door het systeem te laten doorzoeken die niet bij een
foto behoort, dan zal een foto binnen het systeem als zodanig herkenbaar
moeten zijn. Vul ik daarentegen de gegevens van een boek in op de plaats waar
ONDERZOEKERS IN EEN DIGITALE ONDERZOEKSOMGEVING
7 Hans Hofman, 'Het eeuwige zoeken. Toegankelijkheid: weten, zoeken, vinden', in: Theo Thomassen, Jaap
Kloosterman, Bert Looper (red.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. Jaarboek 2001
Stichting Archiefpublicaties ('s-Gravenhage 2002) 44-67.
230
C.J.N. VAN DER VEN VERSTOPT OP HET WEB: OVER ZOEKEN, PRESENTEREN EN OP HALEN
231
