De overzichten van beschikbare bronnen tenslotte worden door veel gebruikers
niet gedetailleerd genoeg bevonden. Vooral Digitale Stamboom Delft biedt
slechts zeer globale informatie. Vooral bij bronnen als DTB, die veel hiaten
vertonen en daardoor moeilijk te generaliseren zijn, is een gedetailleerde
beschrijving noodzakelijk. Een onderdeel dat vaak gemist wordt is een overzicht
van bronnen die nog bewerkt worden met opgave van het moment waarop ze
online beschikbaar zullen gaan komen.
Kwaliteitsaspecten van het zoeken
Voor de gebruikers is het zoeken zeer belangrijk; het is immers voor hen de
manier om bij de gegevens te komen. De verschillende systemen bieden een
ruime keuze aan zoekmogelijkheden om zo snel mogelijk het gewenste resultaat
te vinden. Concreet komt het er op neer dat in de meeste gevallen op bijna elk
element binnen een bron gezocht kan worden. Dit is één van de pluspunten die
de gebruikers noemen ten opzichte van de papieren situatie: het aantal zoek
mogelijkheden is enorm toegenomen; het aantal resultaten steeg mee.
Ondanks het feit dat alle pagina's logisch en makkelijk zijn opgebouwd, is het
nodig een Helpfunctie te hebben. Vooral de onervaren bezoekers kunnen hier
baat bij hebben om hun zoekresultaat zo groot mogelijk te maken; echter ook de
ervaren bezoekers kunnen baat hebben bij een goede Help-functie. Trenner
noemt een aantal richtlijnen voor on-screen help.13 Ten eerste moet de Help ten
alle tijden beschikbaar zijn, en moet deze makkelijk te bereiken (en te verlaten)
zijn. Verder moet de opbouw van de Help helder zijn, duidelijk worden gepresen
teerd en uiteraard goed geschreven. Tenslotte moet de Help voor verscheidene
niveaus van gebruikers hulp bieden.
Er zijn mnstens twee redenen voor genealogen om hun onderzoek ook in de stu
diezaal te verrichten. Ten eerste om er de gevonden gegevens te controleren aan
de hand van het origineel (zoals eerder gezegd is dit via het Internet nog lang niet
altijd mogelijk) en ten tweede het onderzoek dat gebeurt nadat de bronnen die
via Internet worden aangeboden 'uitgeput' zijn.
Om de gegevens die via Internet gevonden zijn te controleren, moet de gebruiker
natuurlijk weten waar hij die in de studiezaal kan vinden. Voor de Burgerlijke
Stand hoeft dit geen probleem te zijn, een combinatie van datum, plaats en soort
akte is eigenlijk al genoeg (even afgezien van het feit dat in de
systemen de eigenlijke datum van de gebeurtenis staat en de akten zijn
geordend op aangiftedatum). Veel makkelijk is het natuurlijk als het akte
nummer ook vermeld is. Voor de DTB is het terugzoeken al een stuk lastiger: hier
bemoeilijkt een veelvoud aan kerken (en dus DTB-registers) het snelle terug
vinden. Hier is het dus noodzakelijk dat er een boeknummer en folionummer
bekend zijn. In de systemen wordt hier in alle gevallen voor gezorgd. Resten nog
de overige bronnen die zijn ingevoerd. Juist door hun diverse aard, en het feit dat
dit bronnen zijn die slechts met enige voorkennis kunnen worden gebruikt, is
hier een juiste bronvermelding essentieel. Gelukkig lijken dit ook hier alle
records van bronvermelding te zijn voorzien, zodat we over de gehele linie
kunnen concluderen dat dit aspect weinig problemen hoeft op te leveren.
Overigens lijkt dit ook in het belang van de archiefdienst zelf: zij moeten zorgen
voor de juiste levering van kopieën (en gebruiken de systemen ook binnen de
dienst zelf). Zonder goede bronvermelding snijden zij zichzelf dus in hun eigen
vingers!
De bronnen die via de verschillende zoeksystemen worden aangeboden, zijn voor
de meeste genealogen bronnen om hun onderzoek mee te beginnen. Velen gaan
na Burgerlijke Stand en DTB door in zogenaamde secundaire bronnen als nota
rieel archief, weeskamerarchief en rechterlijke archieven. Op dit moment is het
aanbod van deze bronnen in de onderzochte systemen nog marginaal te noemen.
Daarbuiten is het aanbod van secundaire bronnen op het Internet weliswaar
groot, maar in gestructureerde vorm worden ze nauwelijks aangeboden. Veruit de
meeste zijn een particulier initiatief. Alleen de archiefdiensten die van ISIS
gebruikmaken lijken op dit moment actief bezig met secundaire bronnen.
Digitale Stamboom heeft er juist bewust voor gekozen alleen Burgerlijke Stand en
DTB aan te bieden, bij dit systeem zijn dus geen uitbreidingen te verwachten.
Kwaliteitsaspecten van het contact tussen gebruiker en beheerder
Tenslotte resten nog de kwaliteitsaspecten rond het contact tussen gebruiker
en beheerder. Een van de aspecten die hierbij aan bod komt, is de mogelijkheid
voor de gebruiker om de beheerder feedback te geven. In de inleiding over
kwaliteit is al gesteld, dat de producent van gegevens die kwaliteit wil leveren zo
goed mogelijk aan de eisen van de gebruiker tegemoet moet proberen te komen.
De manier die bij het Internet het meest voor de hand ligt is het reactieformulier.
Dit formulier kan ook worden gebruikt om fouten in de database te melden. De
indruk bestaat echter dat het niet vaak gebruikt wordt.
De procedures om via Internet kopieën van akten te bestellen zijn goed en duide
lijk. De afhandeling van bestellingen laat in sommige gevallen echter te wensen
over: vooral lange levertijden zijn berucht en de prijzen zijn vaak schrikbarend
hoog. In het algemeen kan gesteld worden, dat de back-office blijvende aandacht
ONDERZOEKERS IN EEN DIGITALE ONDERZOEKSOMGEVING
Aspect
Toelichting
Zoekmogelijkheden
De manieren waarop de database doorzocht kan worden
Presentatie resultaten
De manier waarop de zoekresultaten aan de gebruiker getoond
worden
Helpfunctie
De manier waarop de gebruiker hulp geboden wordt bij het zoeken
Aansluiting op studiezaal
Het gemak waarmee de gebruiker zijn onderzoek na het zoeken in
het systeem op de studiezaal kan voortzetten
13 Aangehaald in Andrew Large, Lucy A. Tedd en R.J. Hartley, Information seeking in the Online Age: principles
and practice (London, 1999), Information seeking, 228-229.
222
ROBERT VAN VUUREN DE DIGITALE VOOROUDER
Aspect
Toelichting
Reactiemogelijkheden
De manier waarop de gebruiker feedback kan geven aan de
beheerder van de website
Bestellen en betalen
De manier waarop de gebruiker voor gebruik van het systeem
moet betalen
Commerciële exploitatie
De manier waarop het systeem commercieel geëxploiteerd wordt
223
