2b it or not 2b it*
Inleiding
Op 16 februari 2001 werd op het Algemeen Rijksarchief een discussiebijeenkomst
gehouden over het gebruik van Institutionele Toegangen. Ter voorbereiding van
die bijeenkomst werden door de archiefcommissie van het Nederlands Historisch
Genootschap twee stukken geschreven, die ieder een Institutionele Toegang (IT)
evalueerden. Het onderstaande is de tweede van die evaluaties. Het algemene
karakter van de PIVOT-operatie en de Institutionele Toegangen werd uit de doeken
gedaan in een bijdrage van Hans de Valk, die ook in dit jaarboek is opgenomen.1
In de tweede tekst werd volstaan met het bespreken van de bruikbaarheid van de
IT bij mogelijke vragen voor historisch onderzoek op het gebied 'arbeidsomstandig
heden' aan de hand van een aantal voorbeelden. Die tekst volgt hieronder, licht
aangepast naar aanleiding van hetgeen gezegd is op de discussiebijeenkomst.
Als test voor de bruikbaarheid van de IT Arbeidsomstandigheden wordt wat uit
voeriger gekeken naar de voorbeeldvraag die in de IT zelf geformuleerd wordt.
Daarbij wordt ook de indeling van de IT besproken. Daarnaast worden vier
andere onderzoeksvragen geformuleerd en wordt ook voor deze vragen gekeken
of de IT een handzame manier biedt om de relevante dossiers te vinden. Daarbij
wordt niet ingegaan op bredere vragen, die gesteld zouden kunnen worden over
de operatie waaruit de Institutionele Toegangen voortkwamen. Ook zaken die in
de bijdrage van Van der Valk al beschreven zijn, en die hier logischerwijs ook van
toepassing zijn, omdat ze inherent zijn aan de aanpak bij het opstellen van de
IT's, worden hier niet herhaald.
Het voorbeeld uit de Institutionele Toegang en de geleding van de IT
Het is instructief om het voorbeeld na te lopen dat de CAS opgenomen heeft aan
het begin van de IT, met het doel de gebruiker wegwijs te maken. De gebruiksaan
wijzing bij de IT geeft een summiere toelichting en een vierstappige procedure die
afgewerkt wordt met een voorbeeld, namelijk de vraag "hoe zijn de arbeidsom
standigheden op het gebied van de Toonkunstenaars geregeld".
De eerste stap is het vaststellen van het beleidsterrein, met andere woorden het
beantwoorden van de vraag 'heb ik wel de goede IT in handen'. In de 'oude situ
atie' werden archiefinventarissen opgesteld per archiefvormend orgaan of groep
van organen. Dat vereiste van de gebruiker kennis of een vermoeden van welk
orgaan zich met de materie van de onderzoeksvraag had bezig gehouden, en ver
volgens volharding in het zoeken. Bij brede beleidsterreinen als arbeidsomstan
digheden is het aantal IT's geringer dan het aantal oude inventarissen. Men zal
dus eerder de goede IT in handen hebben, maar het zoeken daarbinnen is moei
lijker. De omvang van de IT Arbeidsomstandigheden schat ik op 4.000 tot 4.500
dossiers. Een goede ingang in deze massa dossiers is daarom onontbeerlijk. In
ieder geval ligt het voor de hand dat de voorbeeldvraag inderdaad gedekt wordt
door deze omvangrijke IT Arbeidsomstandigheden.
De tweede door de gebruiksaanwijzing aanbevolen stap is: "zoek de handeling2
die naar uw mening het best uw onderzoeksvraag dekt." In de gebruiksaanwijzing
wordt gesuggereerd eerst een actor te zoeken en daarbij de handeling. Daarmee
zijn de twee geledingen geïntroduceerd die de onderzoeker ten dienste staan
om binnen de IT een dossier te lokaliseren: de actor en de handeling.
De actoren
In principe zijn in de IT alle beleidshandelingen op het beleidsterrein Arbeids
omstandigheden bijeengebracht. "Op een beleidsterrein", zo kondigt de
gebruiksaanwijzing aan "treden meerdere actoren handelend op." In werkelijk
heid is dat in deze IT maar betrekkelijk: van de 453 pagina's beschrijvingen van
dossiers geven 344 pagina's de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
als actor. Dit is het gevolg van de hier ver doorgevoerde staatsrechtelijke fictie dat
het beleid gemaakt wordt door handelingen van de minister, en dat archief dus
ook vooral gevormd wordt door handelingen van de minister. Zelfs na de op
beleidsvorming gerichte zeef van PIVOT is dat -gelukkig- niet waar. Zo zijn de
maandrapporten van het le district van de Arbeidsinspectie, te vinden in het
RA Limburg, hier (p.494) opgenomen onder de actor Minister van Sociale Zaken
en de handeling 'Het opstellen van periodieke verslagen'. Alleen wie al weet dat
er dergelijke verslagen zijn en beseft dat ze moeten zijn opgenomen op een plaats
die uitgaat van het idee dat alleen de resultaten van beleidsvoorbereidende han
delingen bewaard worden, zoekt ze misschien op deze plaats.
Het gevolg van vooral de exclusieve aandacht voor beleidsvorming, versterkt door
de neiging om andere handelingen waarvan de resultaten bewaard worden, als
beleidsvorming te duiden, is dat het overgrote deel van de handelingen in de IT
aan één actor wordt toegeschreven: de Minister van Sociale Zaken. Deze ene
actor neemt driekwart van de pagina's met handelingen voor zijn rekening.3
Voor de gebruiker is het daarenboven het best om de Minister als één te zien met
een van de andere actoren: de Directeur-Generaal van de Arbeid. Waarom de ene
handeling gezien wordt als een handeling van de minister en de andere als een
handeling van zijn topambtenaar, is vaak niet duidelijk. Dat geldt onder meer
voor het net gegeven voorbeeld. De DG gaf leiding aan de Arbeidsinspectie en
was als zodanig de directe chef van het Districtshoofd van de Arbeidsinspectie
te Maastricht. Waarom de maandrapporten van deze Hoofdinspecteur van de
Arbeid geen handeling van zijn chef de DG, maar weer van diens chef de
Minister zouden zijn, wordt evenmin duidelijk als waarom ze geen handeling
LEX HEERMA VAN VOSS
Naar aanleiding van Institutionele Toegang op de gegevensbestanden met betrekking tot het beleidsterrein
"Arbeidsomstandigheden (Ter bevordering van menswaardige arbeid)" (1917-) 1940-1994 (1998) Centrale
Archief Selectiedienst, Winschoten, 2000 (501 p.)
1 Hans de Valk, 'Sociale voorzieningen, 1940-1996. Notities bij een PIVOT-inventaris'.
194
LEX HEERMA VAN VOSS 2B IT OR NOT 2B IT
2 De gebruiksaanwijzing spreekt abusievelijk van 'handleiding'. Tijdens de discussiebijeenkomst werd meege
deeld dat het hier nog niet gaat om de definitieve versie.
3 In het navolgende is steeds het aantal bladzijden met handelingen geteld om het aandeel van (soorten)
actoren of handelingen in het totaal te bepalen. Dat is ook de in de grafieken gehanteerde maat.
195
