vaststaand gegeven, maar kan veranderen zodra een stuk als input voor een proces gebruikt wordt. Door de vernietigingsdatum bij ieder archiefstuk afzon derlijk aan te geven, is het mogelijk om losse archiefstukken 'gelijktijdig' te selecteren en vernietigen. Vooral in een digitale omgeving is dit van belang.74 Afhankelijk van de eisen die een bedrijfsproces stelt aan de input van archief stukken (heeft het proces genoeg aan de output van één transactie, of is de out put van verschillende transacties vereist), kunnen de archiefstukken 'gebundeld' worden op het niveau van het bedrijfsproces of de activiteit (dossiers) of de transactie (series). Deze eisen maken ook weer deel uit van de archiveringseisen die bij de beschrijving van een archiefstuk gegeven moeten worden. In het boven staande model maakt dit deel uit van de ordening in de documentaire context. Door middel van het vastleggen van de (fysieke) omvang van een archiefstuk, kan bepaald worden of het bij gebruik compleet is. Toegang en locatie zijn in eerste instantie alleen van belang voor de logistiek: waar is het stuk en wie mag het gebruiken of inzien? Bij een toepassing in een elektronische omgeving zal invoering van een der gelijke functionele methodiek inhouden dat de digitale documenten toegankelijk gemaakt worden met behulp van een database die in ieder geval de hierboven beschreven gegevens bevat. In een analoge situatie ligt het iets gecompliceerder. De fysieke volgorde kan waarschijnlijk grotendeels bepaald worden aan de hand van de logische orde. Een belangrijk onderdeel van het beschrijven van de logi sche structuur is het vaststellen van de archiveringseisen, om te bepalen uit welke documenten een dossier moet bestaan om bruikbaar te zijn voor de be drijfsvoering. Dit bepaalt dus ook de fysieke ordening van 'losse' archiefstukken. Momenteel is het fysieke dynamische archief meestal geordend aan de hand van de Basis Archiefcode. De dossiers worden aan de hand van de toegekende classificatiecode op de juiste plek in het archief geplaatst. Op basis van de archi veringseisen uit mijn model kan besloten worden het fysieke archief te ordenen op basis van de bedrijfsprocessen. Daartoe moeten de processen uiteraard een duidig beschreven worden, waarna deze zouden kunnen worden geordend op basis van de handelingen uit het RIO en BSD. Hierbij kan de volgorde van het RIO en BSD aangehouden worden, maar dat is niet strikt noodzakelijk. Ten slotte In het voorgaande heb ik een model gepresenteerd waaruit de logische ordening van archiefstukken blijkt, inclusief handelingen en werkprocessen. Het uitgangs punt van het model is dat iedere handeling wordt uitgevoerd in één of meer werkprocessen en dat ieder archiefstuk de output is van één werkproces en de input kan zijn van één of meer werkprocessen. Hierbij geldt dat werkprocessen en archiefstukken op verschillende aggregatieniveaus beschreven en aan elkaar gerelateerd kunnen worden. In het model heb ik werkprocessen onderverdeeld in activiteiten en transacties, maar hier zijn nog verdere onderverdelingen mogelijk. De aggregatieniveaus van de archiefstukken heb ik niet verder gemodelleerd, maar hier vallen de series en dossiers onder. Op welke manier archiefstukken 178 'gebundeld' worden, in bijvoorbeeld dossiers of series, hangt af van de archi veringseisen die de werkprocessen aan het archief stellen. Het model is een generiek model, in die zin dat het niet specifiek voor een digitale of analoge omgeving ontwikkeld is en in beide omgevingen toepasbaar is. Praktisch gezien zal het in een digitale omgeving echter eenvoudiger zijn om te voldoen aan de archiveringseisen die ieder werkproces stelt. Een digitaal docu ment kan eenvoudiger in meerdere dossiers en/of series tegelijk opgenomen worden dan een analoog, fysiek document. Voor wat betreft de toepassing in verschillende soorten archieven is het geen generiek model. Het is specifiek ontwikkeld voor een toepassing van de Methode van Institutioneel Onderzoek in de dynamische archieffase. Dat wil zeggen dat het in eerste instantie ook alleen geldig is voor de archieven die op het werkter rein van PIVOT liggen, dat wil zeggen moderne archieven van de rijksoverheid. Of het model ook toepasbaar is bij lagere overheden en niet-overheidsorganisa- ties zou nog verder bekeken moeten worden. Op het eerste gezicht lijkt dit overigens wel mogelijk. Aanbevelingen De kritiek die in de loop der tijd op PIVOT en de Methode van Institutioneel Onderzoek is geuit, is vooral gericht op de abstractie van de beschreven handelin gen en de discrepantie die tussen handelingen en bedrijfsprocessen kan bestaan. PIVOT heeft in diverse publicaties wel aangegeven dat de bedrijfsprocessen in een organisatie moeten worden beschreven en gerelateerd moeten worden aan de beschreven handelingen, maar nergens uitgewerkt hoe dat zou moeten. Ik heb geprobeerd aan de kritiek tegemoet te komen door aan de hand van de DIRKS- methode te beschrijven op welke manier de bedrijfsprocessen in een organisatie beschreven en gerelateerd kunnen worden aan de handelingen uit de RIO's en BSD's. Het zou heel goed zijn wanneer PIVOT (of zijn eventuele opvolger) zou besluiten om een equivalent van de DIRKS-methode op te stellen en te publi ceren. Dit zou kunnen fungeren als een praktische handleiding voor organisaties die de Methode van Institutioneel Onderzoek in hun dynamisch archief willen implementeren. Een ander punt van kritiek dat geopperd is, is dat lang niet alle handelingen die een organisatie verricht gebaseerd zijn op wet- en regelgeving. Deze kritiek is een direct gevolg van voortschrijdend inzicht bij de leden van PIVOT. In verschil lende publicaties worden van elkaar afwijkende definities gebruikt voor centrale begrippen als handeling of beleidsterrein. Dit zorgt bij gebruikers die zich baseren op verschillende publicaties voor verwarring, omdat nergens aangegeven wordt waarom een definitie is gewijzigd. PIVOT zou er dan ook goed aan doen een 'definitieve' woordenlijst te publiceren met de uiteindelijke definities. Hier zou ook nog een soort 'ontstaansgeschiedenis' aan toegevoegd kunnen worden, waarin de evolutie van verschillende definities besproken wordt. 179 FUNCTIONELE ONTSLUITING 74 D. Bearman, Item Level Control and Electronic Recordkeeping. (Draft August 29 1996) http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/item-lvl.html. INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 91