1
Het volledig model ziet er dan als volgt uit:
Figuur 10
Model voor een ordening gebaseerd op MIO
handelingen
processen
archiefstukken
Uitgangspunt van het model is dat aan de ene kant een handeling uitgevoerd
moet worden door minstens één actor en dat deze uitvoering gebeurt in een
bedrijfsproces. Het model gaat er ook vanuit dat alle activiteiten die in een orga
nisatie ondernomen worden, op de een of andere manier aan een handeling
gekoppeld kunnen worden. De processen waarin deze activiteiten bij elkaar
gebracht worden, vormen het centrum van het model. Zij vormen de verbinding
tussen de handelingen aan de ene kant en de archiefstukken aan de andere kant.
Wanneer een organisatie besluit het dynamisch archief met behulp van het
hierboven geschetste model in te richten, dan heeft ze in ieder geval het
volgende nodig:
Inzicht in de handelingen die een organisatie zou moeten ondernemen;
Inzicht in de bedrijfsprocessen die de organisatie uitvoert, inclusief de
onderdelen waar deze processen uit zijn opgebouwd, inclusief de actoren;
Inzicht in de archiveringseisen die ieder proces stelt en die door de
organisatie gesteld worden;
Inzicht in de archiefstukken die ontstaan ten gevolge van de processen;
Inzicht in welke archiefstukken nodig zijn om de processen uit te voeren.
Het lijkt het waarschijnlijkst dat al deze informatie het beste opgeslagen kan
worden in een relationele database, waarbij overwogen moet worden of de infor
matie die onder 1 tot en met 3 valt, opgenomen moet worden in een thesaurus,
om de toegankelijkheid in de loop der tijd te waarborgen. Aangezien de namen en
omschrijvingen van handelingen en vooral de betekenis ervan aan veranderingen
onderhevig zijn, moeten in de thesaurus continu alternatieve en afgewezen bena
mingen en omschrijvingen toegevoegd worden.
Bij het opnemen van het archiefstuk in het archiefsysteem moeten zoge
naamde 'metadata' aan het stuk toegekend worden. Ieder archiefstuk zal in ieder
geval voorzien moeten zijn van de volgende metadata, die gedeeltelijk afkomstig
zouden kunnen zijn uit de eerder genoemde database.
Door middel van de uiterlijke vorm kan vastgesteld worden om wat voor een
soort informatie het in het document gaat. De object/subject omschrijving
vormt de beschrijving van het specifieke geval ten behoeve waarvan de handeling
uitgevoerd wordt.
Bij ieder archiefstuk moet worden aangegeven van welk bedrijfsproces het de
output is. Wanneer ook bekend is van welk proces het stuk de input vormt, kan
dit ook al vastgelegd worden. Aangezien het regelmatig niet van te voren is te be
palen voor welke processen het stuk de input vormt, zal dit iedere keer wanneer
een archiefstuk gebruikt wordt, vastgelegd moeten worden. Waarschijnlijk kan
hierbij volstaan worden met een verwijzing naar de volledige beschrijving van
de bedrijfsprocessen en de handelingen in de al eerder genoemde database.
De bewaartermijn en vernietigingsdatum van een archiefstuk moeten ook
vastgelegd worden, waarbij moet aangetekend worden dat deze sterk afhankelijk
is van de archiveringseisen die het bedrijfsproces stelt. De bewaartermijn is geen
FUNCTIONELE ONTSLUITING
wettelijke basis
beleidsterrein
actor
r a
handeling
bedrijfsproces
sub-bedrijfsproces
actor
actor
J
activiteit
transactie
output
input
archiefstuk
documentaire
context
administratief
beheer
176
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
Benodigde metadata
Handeling, Actor, Uiterlijke vorm, Object/subject, Datum van document, Input van
proces(sen), Datum input, Output van proces, Datum output, Formaat, Archiveringseisen,
Bewaartermijn, Vernietigingsdatum, Ordening, Toegang, Locatie, Omvang
177
