De veelvormigheid van de
archiefontsluiting en de illusie
van de toegankelijkheid
nagelschaartjes. Het 3000-delig zakmes is ideaal voor onderweg. Je hebt altijd
alles bij de hand. Het enige minpuntje is dat je het niet kunt meenemen, want
daarvoor is het veel te groot.
Archivarissen willen archiefgebruikers niet meer afschepen met een kurkentrek
ker, maar hen het liefst een 3000-delig zakmes aanbieden. Maar wat moeten ze
daar allemaal aanhangen en wat niet? Welke mogelijkheden moeten zij archief
gebruikers verschaffen en welke niet? En moeten ze hen aan de kurkentrekker
laten draaien of aan de fles? Wanneer wordt het zakmes door zijn vele mogelijk
heden onhanteerbaar?
Archivarissen willen de ideale toegang maken, een toegang die archieven volledig
ontsluit. Maar hoe zou zo'n hulpmiddel eruit moeten zien? Het moet een hulp
middel zijn waarmee gebruikers alle verhalen die in de archieven zitten eruit kun
nen halen. De verhalen van de opeenvolgende archiefvormers, die de functies van
hun archieven hebben vastgesteld, de verhalen van degenen die de archiefstukken
hebben opgemaakt, ontvangen en die ze met verschillende doeleinden hebben
gebruikt, de verhalen van de actoren in de samenleving die hebben bepaald wat wel
en wat niet wordt gearchiveerd en op welke manier, de verhalen van al die mensen
die in de archiefstukken figureren, de verhalen van archivarissen die de archieven
op een bepaalde manier hebben geordend en geïnterpreteerd. Als ze die verhalen
kunnen ontrafelen, kunnen ze met de bouwstoffen hun eigen verhalen vertellen.
Aan het aantal verhalen dat archieven kunnen vertellen is geen grens en aan de
behoeften van gebruikers evenmin. Iedere behoefte die wordt bevredigd genereert
nieuwe behoeften. Naarmate de verwachtingen van de archiefgebruikers en de
mogelijkheden om eraan tegemoet te komen groter worden, moeten archivaris
sen meer keuzen maken en dus meer interpreteren. De ideale toegang is een
droombeeld, een illusie, een hersenschim. Het streven ernaar is tot mislukken
gedoemd en kan alleen een product opleveren waarvan de gebruiker meer last
dan plezier heeft.
Gebruikersvriendelijke archivarissen vertellen de gebruikers niet alleen hun
archivarissenverhalen, maar geven gebruikers vooral de gelegenheid zelf naar
verhalen te zoeken en met die verhalen hun eigen verhalen te vertellen. Ze stellen
niet alleen beschikbaar wat gebruikers willen gebruiken, maar spelen vooral in op
hoe de gebruikers zoeken. Sommige gebruikers hebben een zakmes nodig, andere
een nagelschaartje en weer andere een kurkentrekker. Gebruikersvriendelijke
archivarissen zorgen ervoor, dat elke gebruiker het instrument krijgt dat hij nodig
heeft, tenzij het instrument niet voor het doel geschikt is. Wie een kurkentrekker
nodig heeft krijgt van de archivaris een kurkentrekker, en wie een nagelschaartje
nodig heeft wordt van een nagelschaartje voorzien, maar wie een yakuzi wenst
wordt doorverwezen naar de sauna. Gebruikersvriendelijke archivarissen tenslot
te doen niet net alsof ze gebruikers bij de archiefontsluiting alle mogelijkheden
geven. Ze maken hen duidelijk waarom zij als archivarissen -met de behoeften
van de gebruikers als richtlijn- bepaalde de keuzes hebben gemaakt die de zoek
mogelijkheden van de gebruikers bepalen.
Alles moet zo eenvoudig mogelijk worden
voorgesteld, maar niet eenvoudiger dan dat.
Albert Einstein
Inleiding
Archiefontsluiting: een kerntaak in verandering
Het takenpakket en het werkterrein van archivarissen zijn de afgelopen decennia
ingrijpend veranderd, maar het toegankelijk maken van archieven is nog steeds
een kerntaak. Wel wordt die kerntaak op een heel andere manier uitgevoerd dan
voorheen. De computer heeft de ontwikkeling mogelijk gemaakt van nieuwe
ontsluitingstechnieken en -instrumenten. Bovendien lijken archivarissen meer
oog te hebben gekregen voor de eigenaardigheden van de gebruiker en ook meer
geneigd te zijn om deze eigenaardigheden als uitgangspunt te nemen in hun
ontsluitingsbeleid.
Het was vooral de communicatie tussen archivarissen en gebruikers die de
laatste jaren aanmerkelijk werd verbeterd. Onder meer door gebruik te maken
van de mogelijkheden van het Internet werden de archiefdiensten veel beter
zichtbaar en veel beter bereikbaar. Websites laten potentiële klanten nu weten
welke archieven zich waar bevinden, hoe ze die archieven kunnen vinden en
raadplegen en welke toegangen en gidsen hen in die archieven de weg kunnen
wijzen. Veel inventarissen en andere toegangen zijn on line beschikbaar gemaakt
en hetzelfde geldt in toenemende mate ook voor de gegevens uit bepaalde archief
bestanden of afbeeldingen van de documenten zelf.
Archiefdiensten en regionale historische centra zijn nog steeds plaatsen waar
archieven worden beheerd, maar steeds meer komt er toch de informatiedienst
verlening centraal te staan. Ze profileren zich in toenemende mate als informa
tieverstrekkers, die de kwaliteit van hun diensten hebben vastgelegd in een
bezoekershandvest en door hun klanten willen wordt afgerekend op de kwaliteit
van de verstrekte informatie en de snelheid waarmee deze wordt verstrekt. Om
de raadpleging van de archieven aantrekkelijker en efficiënter te maken hebben
ze de organisatie van hun dienstverlening ingrijpend veranderd. Ze herpositio-
neren zich met bibliotheken en andere erfgoedinstellingen om in verschillende
samenwerkingsvormen voor hun gemeenschappelijke doelgroep een groter
publieksbereik en een meer klantgerichte infrastructuur te realiseren.
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
12
THEO THOMASSEN
13
