niveau heel belangrijk wat Horsman het 'historisch bewustzijn' van een archive
ringssysteem noemt.72 De beschrijving van de administratieve organisatie moet
dusdanig zijn dat het mogelijk is om de veranderingen in bedrijfsprocessen en
verantwoordelijken bij te houden. Het moet op ieder moment mogelijk zijn om
de relaties te tonen zoals die op enig moment in het verleden hebben bestaan
tussen bedrijfsprocessen, actoren, activiteiten, enz. Dit lijkt op het eerste gezicht
beter te realiseren in een relationele database dan in een classificatieschema.
Bij de beschrijving van de bedrijfsprocessen moeten in ieder geval de volgende
gegevens opgenomen worden:
Deze gegevens komen grotendeels overeen met de elementen die Hofman in
zijn artikel in het tweede S@P-jaarboek opsomt,73 met enkele aanvullingen. Bij
de actoren moeten niet alleen gegevens opgenomen worden over de 'officiële'
organisatieonderdelen, maar ook over ad hoe en tijdelijke onderdelen als werk
groepen, projectorganisaties en allerlei tijdelijke commissies.
Verder heb ik aggregatieniveau toegevoegd aan de beschrijvingselementen van
een bedrijfsproces. Ik onderscheid in mijn model vier niveaus in de beschrijving
van een bedrijfsproces: bedrijfsproces, sub-bedrijfsproces, activiteit en transactie.
Door middel van het aangeven van het aggregatieniveau kunnen deze van elkaar
onderscheiden worden. Daarnaast is het mogelijk om nog meer verschillende
niveaus aan te brengen, wanneer dit nodig mocht blijken.
Al deze gegevens zouden opgenomen moeten worden in een thesaurus
(Bearman en Lytle noemen dit 'provenance authority records'), om de toegan
kelijkheid te bevorderen. Deze thesaurus moet constant aangevuld worden
met onder andere nieuwe actoren en nieuwe bedrijfsprocessen.
Niveau van het archief
Het derde niveau is het archief, waar de archiefstukken in moeten worden opge
slagen. In het model wordt ervan uitgegaan dat een archiefstuk altijd de output is
van één bedrijfsproces (ongeacht aggregatieniveau) en de input kan zijn van een
of meer bedrijfsprocessen (ongeacht aggregatieniveau).
De onderstaande opsomming van de beheergegevens is weer gebaseerd op
Hofman, maar ik heb me beperkt tot het strikt noodzakelijke voor het gebruik
in een dynamisch archief:
Ik heb hier archiveringseisen toegevoegd aan het lijstje van Hofman. Dit is een
vertaling van de Engelse term 'recordkeeping requirements' uit stap C van
DIRKS. Bij ieder proces moet vastgesteld worden welke eisen dit stelt aan de neer
slag die geproduceerd wordt. De vragen die hierbij beantwoord moeten worden,
zijn niet alleen: 'Hoe lang moeten archiefstukken bewaard blijven?', maar ook
'Welk archiefstuk is de output van dit proces?' en 'Welke archiefstukken zijn
essentieel als input voor een bepaald proces?' Mede op basis van deze informatie
kan daarna de bewaartermijn van een stuk bepaald worden.
Daarnaast heb ik, in navolging van Bearman, uiterlijke vorm aan de documen
taire context toegevoegd, omdat aan de hand van deze omschrijvingen bepaald
kan worden om wat voor soort document het gaat en wat de informatiewaarde
ervan is.
Figuur 9
Niveau van het archief
FUNCTIONELE ONTSLUITING
Actor
Bedrijfsproces
Aggregatieniveau
Naam
Vestigingsplaats
Bestaansperiode
Relatie naar handeling
Relatie naar wettelijke basis
Aggregatieniveau
Omschrijving (naam, doel, product)
Wanneer uitgevoerd
Plaats
Geldende procedure(s)
Gebruikte systemen, al dan niet geautomatiseerd
Relatie naar handeling
Relatie naar actor
72 P. Horsman, Archiveren. Een inleiding (Amsterdam 1999) 32.
73 Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden', 62.
174
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
Documentaire context
Administratief beheer
Ordening classificatie
Locatie
Archiveringseisen
Omvang
Bewaartermijn
Autorisatie van toegang
Uiterlijke vorm
Formaat
output
archiefstuk
input
documentaire
context
administratief
beheer
175
