documentaire context.68 Ik bespreek eerst ieder niveau afzonderlijk om ze daarna samen te voegen in het uiteindelijke model. Niveau van de Handelingen Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is bezig met de ontwikkeling van een zogenaamde Handelingenbank. Zoals al eerder beschreven is dit een database die onder andere wordt opgezet om te komen tot een uniforme vastlegging van de handelingen van de overheid. In de database wordt geprobeerd de gegevens van de Rapporten Institutioneel Onderzoek en de Basis Selectie documenten op te nemen, inclusief hun relaties. Helaas is de Handelingenbank nog (lang) niet operationeel, wat wil zeggen dat er voorlopig ook nog geen sprake is van een uniforme vastlegging van de han delingen van overheidsorganen. Tot de tijd dat de database voor alle overheidsin stellingen toegankelijk is, zullen deze voor eigen gebruik een overzicht van 'hun' handelingen moeten maken. Hierbij dienen de RIO's en BSD's als uitgangspunt, Figuur 7 Niveau van de handelingen Figuur 8 Niveau van het bedrijfsproces maar deze kunnen niet zonder aanpassingen overgenomen worden, omdat ze een beschrijving zijn van een beleidsterrein waarop meerdere actoren werkzaam zijn. De gegevens die op dit niveau in ieder geval voor alle entiteiten geregistreerd moeten worden, zijn:69 Niveau van de processen Bij het ontwerpen van de Handelingenbank is er bewust voor gekozen om er geen informatie over bedrijfsprocessen in op te nemen, omdat deze veel te veranderlijk zijn. Voor een organisatie die haar archief wil ordenen op basis van handelingen betekent dit, dat zij zelf een beschrijving van haar bedrijfsprocessen en organisa torische inrichting moet maken. Bedrijfsprocessen (of werkprocessen) kunnen getypeerd worden op basis van hun structuur en voorspelbaarheid.70 Aan de ene kant van de schaal staan heel gestructureerde processen, waarvan de uitkomst van te voren al bekend is, zoals bij het verlenen van een vergunning. Aan het andere uiterste staan heel onge structureerde processen, waarvan bij voorbaat niet bekend is wat het resultaat zal zijn, zoals "het voorbereiden en bepalen van het beleid op het gebied van de monumentenzorg.71 PIVOT geeft in Handelend optreden een cyclisch model, dat weergeeft op welke manier beleidsprocessen beschreven zouden kunnen worden. Afhankelijk van de structuur en voorspelbaarheid van de bedrijfsprocessen kunnen deze verder onder verdeeld worden in activiteiten en transacties. Wanneer het om een heel uitge breid bedrijfsproces gaat, zouden ook subprocessen beschreven kunnen worden, die daarna weer onderverdeeld kunnen worden in activiteiten en transacties. Wat van groot belang is, is dat niet alleen de bouwstenen van een bedrijfspro ces worden vastgelegd, maar ook wordt aangegeven welke actor verantwoordelijk is voor de uitvoering van dat proces of procesonderdeel. Daarnaast is op dit FUNCTIONELE ONTSLUITING wettelijke basis beleidsterrein handeling V input actor bedrijfsproces sub-bedrijfsproces actor activiteit actor transactie output 172 INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK Actor Aggregatieniveau Naam Vestigingsplaats Bestaansperiode Relatie naar handeling Relatie naar wettelijke basis Wettelijke basis Omschrijving Periode van geldigheid Relatie naar actor Relatie naar handeling Relatie naar wet- en regelgeving Handeling Aggregatieniveau Omschrijving (naam, doel, product) Relatie met andere handelingen Periode waarin uitgevoerd Relatie naar actor Relatie naar wettelijke basis Beleidsterrein Omschrijving Periode van geldigheid Relatie naar actor Relatie naar handeling Relatie naar wettelijke basis 68 Theo Thomassen, 'Het begrip context in de archiefwetenschap', in: Horsman e.a, Context. Interpretatie kaders in de archivistiek ('s Gravenhage 2000) 24. 69 Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden', 62 70 P.M.H. Waters, 'Naar Digitale Postregistratie', In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring. Selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij (Alphen aan den Rijn 1997) http://www.archief.nl/digiduur/bibliotheek/postreg.pdf. 71 Van monumentale waarde43 173

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 88