documentaire context.68 Ik bespreek eerst ieder niveau afzonderlijk om ze daarna
samen te voegen in het uiteindelijke model.
Niveau van de Handelingen
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is bezig met de
ontwikkeling van een zogenaamde Handelingenbank. Zoals al eerder beschreven is
dit een database die onder andere wordt opgezet om te komen tot een uniforme
vastlegging van de handelingen van de overheid. In de database wordt geprobeerd
de gegevens van de Rapporten Institutioneel Onderzoek en de Basis Selectie
documenten op te nemen, inclusief hun relaties.
Helaas is de Handelingenbank nog (lang) niet operationeel, wat wil zeggen
dat er voorlopig ook nog geen sprake is van een uniforme vastlegging van de han
delingen van overheidsorganen. Tot de tijd dat de database voor alle overheidsin
stellingen toegankelijk is, zullen deze voor eigen gebruik een overzicht van 'hun'
handelingen moeten maken. Hierbij dienen de RIO's en BSD's als uitgangspunt,
Figuur 7
Niveau van de handelingen
Figuur 8
Niveau van het bedrijfsproces
maar deze kunnen niet zonder aanpassingen overgenomen worden, omdat ze een
beschrijving zijn van een beleidsterrein waarop meerdere actoren werkzaam zijn.
De gegevens die op dit niveau in ieder geval voor alle entiteiten geregistreerd
moeten worden, zijn:69
Niveau van de processen
Bij het ontwerpen van de Handelingenbank is er bewust voor gekozen om er geen
informatie over bedrijfsprocessen in op te nemen, omdat deze veel te veranderlijk
zijn. Voor een organisatie die haar archief wil ordenen op basis van handelingen
betekent dit, dat zij zelf een beschrijving van haar bedrijfsprocessen en organisa
torische inrichting moet maken.
Bedrijfsprocessen (of werkprocessen) kunnen getypeerd worden op basis van
hun structuur en voorspelbaarheid.70 Aan de ene kant van de schaal staan heel
gestructureerde processen, waarvan de uitkomst van te voren al bekend is, zoals
bij het verlenen van een vergunning. Aan het andere uiterste staan heel onge
structureerde processen, waarvan bij voorbaat niet bekend is wat het resultaat
zal zijn, zoals "het voorbereiden en bepalen van het beleid op het gebied van de
monumentenzorg.71
PIVOT geeft in Handelend optreden een cyclisch model, dat weergeeft op welke
manier beleidsprocessen beschreven zouden kunnen worden. Afhankelijk van de
structuur en voorspelbaarheid van de bedrijfsprocessen kunnen deze verder onder
verdeeld worden in activiteiten en transacties. Wanneer het om een heel uitge
breid bedrijfsproces gaat, zouden ook subprocessen beschreven kunnen worden,
die daarna weer onderverdeeld kunnen worden in activiteiten en transacties.
Wat van groot belang is, is dat niet alleen de bouwstenen van een bedrijfspro
ces worden vastgelegd, maar ook wordt aangegeven welke actor verantwoordelijk
is voor de uitvoering van dat proces of procesonderdeel. Daarnaast is op dit
FUNCTIONELE ONTSLUITING
wettelijke basis
beleidsterrein
handeling
V
input
actor
bedrijfsproces
sub-bedrijfsproces
actor
activiteit
actor
transactie
output
172
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
Actor
Aggregatieniveau
Naam
Vestigingsplaats
Bestaansperiode
Relatie naar handeling
Relatie naar wettelijke basis
Wettelijke basis
Omschrijving
Periode van geldigheid
Relatie naar actor
Relatie naar handeling
Relatie naar wet- en regelgeving
Handeling
Aggregatieniveau
Omschrijving (naam, doel, product)
Relatie met andere handelingen
Periode waarin uitgevoerd
Relatie naar actor
Relatie naar wettelijke basis
Beleidsterrein
Omschrijving
Periode van geldigheid
Relatie naar actor
Relatie naar handeling
Relatie naar wettelijke basis
68 Theo Thomassen, 'Het begrip context in de archiefwetenschap', in: Horsman e.a, Context. Interpretatie
kaders in de archivistiek ('s Gravenhage 2000) 24.
69 Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden', 62
70 P.M.H. Waters, 'Naar Digitale Postregistratie', In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring.
Selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij (Alphen aan den Rijn 1997)
http://www.archief.nl/digiduur/bibliotheek/postreg.pdf.
71 Van monumentale waarde43
173