De figuur hieronder is een poging om de twee modellen van pagina 13 en 15
uit Handelend optreden samen te voegen in één figuur.
In Handelend optreden wordt aan de hand van de onderste helft van deze figuur
aangetoond dat het mogelijk is om te bepalen welke neerslag bij welk (deelpro
ces gevormd wordt,65 maar dit is zeker niet altijd gedetailleerd genoeg om van pas
te kunnen komen in een dynamisch archief. Daartoe zal in het model nog enkele
niveaus lager afgedaald moeten worden.
In navolging van de DIRKS-methodiek zou dat toegepast op de Raad voor het
Cultuurbeheer en de gefingeerde bedrijfsclassificatie het onderstaande proces
model op kunnen leveren. Hierin wordt activiteit MON101-a: Het opstellen van
een conceptverslag weergegeven. Uit dit model blijkt ook op welke momenten in
het proces welke archiefstukken geproduceerd (moeten) worden. Het gaat in dit
voorbeeld overigens meer om het principe dan om de daadwerkelijke invulling
van de acties en transacties.
Wat uit de procesmodellen van DIRKS lang niet zo duidelijk naar voren komt als
uit het Model van beleidsprocessen van PIVOT, is de relatie tussen het resultaat
(product) van transactie 1 en de invoer van transactie 2. In het bovenstaande
voorbeeld is de neerslag van transactie MON101-a-l (het conceptverslag) de
invoer voor de acties die deel uitmaken van transactie MON101-a-2. Dit is ook
wat Horsman bedoelt wanneer hij het heeft over onderscheid tussen de creatie
en het gebruik van archiefstukken.66 Ik denk dat deze relatie een belangrijke
aanvulling zou zijn op de modellen van DIRKS, met name omdat met behulp
hiervan bepaald kan worden welke dossiers/informatie/neerslag nodig is om
een transactie uit te kunnen voeren.
PIVOT toegepast in een dynamische archief
Het onderstaand model is voor een belangrijk deel gebaseerd op de modellen van
Hofman en Horsman in het S@P-jaarboek 2000,67 met de voorgaande theorieën
in het achterhoofd. Het model is in eerste instantie nadrukkelijk bedoeld voor de
archieven die ook het object van PIVOT zijn: moderne archieven van de rijksover
heid. Ik ben wel van mening dat de uitgangspunten ook toegepast kunnen wor
den op de provinciale en gemeentelijke overheid en in het bedrijfsleven. Dan zal
meer onderzoek gedaan moeten worden naar het beschrijven en definiëren van
functies. Ik ben nu enkel uitgegaan van de beschrijvingen van handelingen die
in het kader van PIVOT zijn beschreven.
Daarnaast is het model een beschrijving van het dynamisch archief, zoals
dat in één organisatie geïmplementeerd zou moeten worden. Het gaat nadrukke
lijk niet om het beschrijven van de totale context van een archief, of om een
beschrijving van een statisch archief in een archiefbewaarplaats.
Het model bestaat uit drie niveaus: handelingen, processen en archiefstuk
ken. Hierin valt de driedeling van de archiefcontext zoals Thomassen die be
schrijft, te herkennen: functionele context, organisatorische context en
3
u
s g
I 1
B
FUNCTIONELE ONTSLUITING
65 Handelend optreden, 16.
66 Horsman, 'De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context', 81.
67 Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden', 58; Horsman, 'De erfenis van Copernicus.
Naar een model van de context', 81.
170
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
<U
3
3
-M
o
O
rö
rö
G
<U
CU
V-I
O
O
O
3
3
•SP
03
O
CO
G
<u <u
G 'p
fc-
S;
O QJ
G rt
rö rö
G
<u 5
rt o
N
V-i j_>
<U QJ
J3
O
171
