fut
niveau 1
niveau 2
niveau 3
FUNCTIONELE ONTSLUITING
Transactie: Het schrijven van een conceptverslag; het verspreiden van
het concept voor commentaar; het verwerken van commentaar etc.
Hier wordt duidelijk dat het Angelsaksische begrip function veel abstracter en
ruimer is dan de Nederlandse term handeling. Dit verklaart ook waarom Bear-
man aangeeft dat alle business functions beschreven zouden kunnen worden met
een beperkt aantal werkwoorden en zelfstandige naamwoorden. PIVOT schat
dat het hele overheidshandelen vanaf 1945 kan worden beschreven in ongeveer
174 beleidsterreinen met niet minder dan 50.000 verschillende handelingen.
In februari 2001 waren ongeveer 10.000 handelingen officieel vastgesteld.63
Wanneer alle handelingen, activiteiten en transacties afdoende beschreven
en van elkaar onderscheiden zijn, moeten deze geplaatst worden in een zoge
naamd business classification scheme, waarin de (hiërarchische) relaties van
de entiteiten naar voren komen. Hieronder staat een nadere uitwerking van
het hierboven aangehaalde voorbeeld uit een RIO.
Figuur 4
Gefingeerd 'business classification scheme' van de Raad voor het Cultuurbeheer
actor
Raad voor het Cultuurbeheer
handelingen op het beleidsterrein
Monumentenzorg
handelingen op het beleidsterrein
Archieven en musea
activiteit
n° monioi-a: het opstellen
van een conceptverslag
activiteit
n° monioi-b: het opstellen
van een definitief verslag
transactie
n°MONioi-A-i: het schrijven
van een conceptverslag
transactie
n° MONioi-A-2: het verwerken van op
het concept geleverd commentaar
handeling
n°MONioo: het jaarlijks opstellen
van een ontwerpbegroting voor
Onze minister
handeling
n°MONioi: het jaarlijks uitbrengen
van verslag van de werkzaamheden
en bevindingen aan Onze minister
63 R. Braber, H. Poppelaars, W. de Haart, De handelingen gewaardeerd. Een evaluatie van het Project Invoering
Verkorting OverbrengingsTermijn ('s Gravenhage 2000) 29; Balt, Van der Harst, Systeemconcept
Handelingenbank, ii.
64 Handelend optreden, 12-15.
168
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
In dit schema zijn de verschillende handelingen van elkaar onderscheiden met
behulp van een uniek nummer, dat gebaseerd is op een afkorting voor het beleid
sterrein (MON), gecombineerd met het handelingnummer uit het Rapport
Institutioneel Onderzoek.
Het derde deel van Stap B is het beschrijven van de bedrijfsprocessen waar
mee de organisatie haar werkzaamheden uitvoert. Hierbij moet ook bepaald
worden welk archiefmateriaal bij welke processtap gecreëerd zou moeten worden.
In Handelend optreden wordt het overheidshandelen op drie niveaus bekeken en
gemodelleerd.64 Hierbij wordt ervan uit gegaan dat beleidsprocessen uit verschil
lende deelprocessen bestaan en een cyclisch karakter hebben:
voorbereiding -> bepaling -> uitvoering -> evaluatie -> terugkoppeling -> voorbereiding
Ieder deelproces kan verder opgedeeld worden in één of meer deelprocessen
op een lager niveau. Daarbij kan aangegeven worden welke organen verantwoor
delijk zijn voor welk deelproces en welke (deel)producten gecreëerd worden.
Figuur 5
Model van beleidsprocessen uit Handelend optreden
beleid
product
informatie
evaluatie
terugkoppeling
uitvoeringsinformatie
voorbereiding
bepaling
uitvoering
product
1
1
1
1
1
1
voorstel art. 3/4
advies art. 3/4
art. 3/4
beschikking
voorbereiden
AMVB
adviseren
over art. 3/4
vaststellen
art. 3/4
beslissen over
inwilligen infor
matie verzoek
verantwoordingsinformatie
169
