PIVOT en DIRKS
FUNCTIONELE ONTSLUITING
STAP d: beoordeling van de bestaande systemen
In deze stap is het de bedoeling de bestaande archief- en andere informatiesys
temen te evalueren om te bekijken in hoeverre deze voldoen aan de eisen die
in stap C zijn geformuleerd met betrekking tot het leveren van bewijs van het
handelen van de organisatie.54
stap e: vaststellen van een archiveringsstrategie
Het doel van deze stap is om voor de organisatie vast te stellen wat de beste
beleidsregels, toepassingen, hulpmiddelen en andere strategieën zijn om tot
een voor de organisatie adequate archivering te komen.55
stap e: ontwerp van het archiveringsysteem
In deze stap worden de strategie en tactiek van Stap E omgezet in een blauwdruk
voor een archiveringssysteem dat voldoet aan de archiveringseisen van Stap C
en een oplossing aandraagt voor de gesignaleerde tekortkomingen uit Stap D.56
stap g: implementatie van een archiveringssysteem
Het doel van deze voorlaatste stap is om te komen tot een systematische en
succesvolle implementatie van het archiveringssysteem. Uitgangspunt hierbij
is het implementatieplan uit Stap F.57
stap h: post-implementatie terugblik
Het doel van deze laatste stap is om vast te stellen hoe effectief het archiverings
systeem functioneert, hoe effectief het ontwikkelproces is verlopen, welke bijstu
ring er nog nodig is en op welke manier het systeem tijdens zijn bestaan
geëvalueerd moet worden.58
Figuur 3
Model van de analyse van
de bedrijfsactiviteiten
transaction
transaction
transaction
transaction
transaction
transaction
transaction
transaction
transaction
transaction
activity
activity
activity
activity
activity
function
function
goals and strategies
166
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
In zijn artikel in Het boek van bewaring geeft Küller aan dat de resultaten van een
Rapport Institutioneel Onderzoek en de gegevens uit een Basis Selectie Docu
ment geïntegreerd moeten worden in een Structuurplan Informatievoorziening.
De werkzaamheden die daartoe uitgevoerd moeten worden, zijn het inventarise
ren van de werkprocessen en producten van een organisatie en het afstemmen
ervan op de te verrichten handelingen.
Deze werkzaamheden zouden heel goed aan de hand van Stap B uit de DIRKS-
methode uitgevoerd kunnen worden. Tijdens de analyse worden de bedrijfspro
cessen allereerst op het hoogste niveau beschreven, waarna ze worden opgedeeld
in kleinere entiteiten. De activiteiten van een organisatie kunnen op vijf niveaus,
van abstract naar steeds concreter, worden beschreven:
het niveau van de doelstellingen en missies van de organisatie, inclusief het
beleid gericht op het bereiken van de gestelde doelen ("goals and strategies").
het niveau van de taken en handelingen die de organisatie uitvoert om haar
doelstellingen te bereiken ("functions").
het niveau van de activiteiten waarmee de handelingen uitgevoerd worden,
waarbij verschillende activiteiten onderdeel van één handeling kunnen zijn
("activities").
het niveau van de herhaalde transacties of processen, de kleinste onderdelen
van een activiteit ("transactions").
het niveau van het 'echte' werk, de verschillende acties waar een transactie
uit bestaat.59
In model-vorm (zie figuur 3) ziet dit er als volgt uit:60
In DIRKS wordt het volgende voorbeeld gegeven om de relaties tussen de verschil
lende entiteiten aan te geven:
"Function: Publication - the function of having works, irrespective of format,
issued for sale or general distribution internally or to the public.
Activity: Drafting - the activities associated with preparing preliminary drafts
or outlines of addresses, reports, plans, sketches, etc prior to publication.
Transaction(s): Create draft copies of publications, website and/or intranet
text with associated metadata; distribute drafts for comment; file comments
made on these drafts."61
Een voorbeeld gebaseerd op een Rapport Institutioneel Onderzoek zou het
volgende kunnen zijn:
Handeling: "Het jaarlijks uitbrengen van verslag van de werkzaamheden
en bevindingen aan Onze minister."62
Activiteit: Het opstellen van een conceptverslag.
54 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_D.html.
55 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_E.html.
56 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_F.html.
57 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_G.html.
58 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_H.html.
59 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html.
60 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/images/f3_business.gif.
61 DIRKShttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html.
62 Van monumentale waarde. Een institutioneel onderzoek naar de rijksoverheidsbemoeienis met monumentenzorg
1945 - 1990 ('s Gravenhage 1996) 65.
167
