Designing and implementing record keeping systems (DIRKS)
Een ander bruikbaar Australisch concept is het zogenaamde DIRKS, wat staat
voor Designing and implementing record keeping systems. Dit is een uitwerking
van het derde deel van de Australian Records Management Standard AS 4390,
waarin een beschrijving van de 'best practices' ten aanzien van archivering wordt
gegeven. Op de internet pagina's van de National Archives van Australië is deze
'handleiding' integraal weergegeven.46
De uitgangspunten van de Australische standaard komen op diverse punten over
een met de uitgangspunten van PIVOT. Zo wordt een 'record' omschreven als:
"recorded information, in any form, including data in computer systems,
created or received and maintained by an organisation or person in the
transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence
of such activity. "47
Dit komt globaal overeen met de omschrijving die PIVOT van een archief geeft
in het Handelend optreden.48 Daarnaast wordt in de Australische standaard
'appraisal' omschreven als:
"the process of evaluating business activities [cursivering van mij, IK]
to determine which records need to be captured and how long they need
to be kept, to meet business needs, the requirements of organisational
accounta-bility and community expectations. "49
Het gaat hier nadrukkelijk om de selectie van activiteiten en niet van archief
stukken. Ook dit komt sterk overeen met de opvattingen achter PIVOT.
Een derde opvatting die in de standaard naar voren komt, is de opvatting dat
een classificatieschema gebaseerd op de bedrijfsactiviteiten ('business classifica
tion scheme') gebruikt kan worden voor verschillende doeleinden: het vaststel
len van bewaartermijnen, het bepalen van toegangsbeperkingen en als hulp
middel bij de toegang tot archieven. Dit laatste is ook een van de uitgangspunten
van PIVOT. Omdat ik meen dat de DIRKS-methodiek heel goed inpasbaar is in
de PIVOT-opvattingen, zal ik een beknopte beschrijving van de methode geven.
DIRKS-methodologie
De Australische archiefstandaard is opgebouwd rond acht stappen die gezet
zouden moeten worden om een archiefsysteem systematisch te ontwerpen:50
stap a: voorbereidend onderzoek
Het doel van deze stap is om een totaal beeld te krijgen van de organisatie
waar het archiefsysteem voor wordt ontworpen. Het gaat hierbij om het
beschrijven van:
de organisatie, haar functies, taken en organisatiestructuur;
het wettelijke en juridische raamwerk waar de organisatie in functioneert;
de 'bedrijfscontext' van de organisatie (industriesector, producten of dien
sten die geleverd worden enz.; in de PIVOT-methode zouden hier ook de
beleidsterreinen onder kunnen vallen.)
de bedrijfscultuur en 'interne' context (strategie, huidig archiefbeheer,
gebruikte technologie enz.)51
stap b: analyse van de bedrijfsactiviteiten
Het doel van deze stap is het ontwerpen van een model van wat de organisatie
doet en op welke manier zij dit doet. Dit gebeurt op basis van een beschrijving
van de werkprocessen en bedrijfsactiviteiten. De belangrijkste onderdelen van
deze stap zijn:
benoemen en beschrijven van de functies, activiteiten en transacties die in
de organisatie uitgevoerd worden;
ontwerpen van een 'bedrijfsclassificatie schema' gebaseerd op de hiërar
chische relaties tussen functies, activiteiten en transacties;
analyseren en in kaart brengen van de werkprocessen en de transacties
die daar deel van uitmaken.52
In deze stap moet worden bepaald welke eisen de organisatie stelt aan het creëren
en behouden van bewijs (evidence) van haar activiteiten. Hier moet rekening
gehouden worden met interne verantwoording, wettelijke vereisten en wensen
van belanghebbenden en de samenleving. De aard van de organisatie en het werk
dat door de organisatie gedaan wordt, bepaalt of en in welke vorm bewijs van
haar handelen gecreëerd en bewaard moet worden. Belangrijkste onderdelen
van deze stap zijn:
bepalen welke juridische, bedrijfskundige en maatschappelijke eisen de
organisatie aan archivering stelt. Dit moet gebeuren voor iedere activiteit
die in Stap B beschreven is;
vaststellen van de risico's wanneer de organisatie niet aan deze eisen voldoet;
bepalen aan welke eisen de organisatie wel en niet zal voldoen.53
FUNCTIONELE ONTSLUITING
46 Zie de internetpagina's van de National Archives of Australia,
www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary, html
47 D. Roberts, The New Australian Records Management Standard. (Paper presented on 19 July 1997 at the
Annual Meeting of the National Association of Government Archives and Records Administrators
(NAGARA), Sustainable Change: Getting to the Heart of Our Challenge, held in Sacramento, CA, 16-19
July 1997), http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacramento.htm.
48 Handelend optreden, 17-19
164
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
STAP c: VASTSTELLING VAN ARCHIVERINGSEISEN
49 D. Roberts, The New Australian Records Management Standard.
50 D. Roberts, The New Australian Records Management Standard.
51 National Archives of Australia, Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) (February
2000) http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_A.html.
52 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html.
53 DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_C.html.
165
