omgevingsentiteiten
actor-entiteiten
functionele entiteiten
relaties
archiveringsentiteiten
'contents'-entiteiten
PIVOT en CRS
FUNCTIONELE ONTSLUITING
beheren of overdragen), de omgeving (organisaties en families die de actoren ver
binden in structuren en functionele of formele verantwoordelijkheden) en func
ties.39 Die laatste entiteit heb ik zelf toegevoegd aan het origineel van Hurley. Het
archiefbeheer-domein wordt door de twee onderste blokken weergegeven. Ik heb
geprobeerd de gebruikte Engelse termen te vertalen in het Nederlands.40
Hoewel Hurley aangeeft dat hij niet weet wat een functie is, geeft hij wel dui
delijk aan wat een functie niet is: "A function is not a subject." Op het eerste oog
lijken ze op elkaar, maar nadere inspectie leert anders. Hij geeft het voorbeeld
van de "legislature;" de taak van de wetgever is 'wetgeven', maar dit kan gebeu
ren voor oneindig veel onderwerpen.41
Figuur 2
Uitgebreid CRS-model; origineel van Hurley, door mij aangepast en vertaald
organisaties, families,
groepen, etc.
identiteit
code, naam, data,
beheersgegevens
attributen b.v.
geschiedenis,
'archief-makers',
afdelingen, personen, etc.
identiteit
code, naam, data,
beheersgegevens
attributen b.v.
geschiedenis, taken,
functies, handelingen,
taken, etc.
identiteit
code, naam, data,
beheersgegevens
attributen b.v.
geschiedenis, activiteit,
tussen gelijksoortige entiteiten:
bestuurt, bestuurd door, gesteld boven, ondergeschikt aan,
anders aan elkaar gerelateerd
tussen anderssoortige entiteiten:
bezit, eigendom van (b.v. actor die archieven overdraagt,
actor die archieven creëert)
archiveringssysteem, reeksen,
dossiers, etc.
identiteit
code, naam, data, beheers
gegevens
attributen b.v.
ordening, toegankelijkheid,
archiefbestanddelen,
documenten, etc.
identiteit
code, naam, data, beheers
gegevens
attributen b.v.
hoeveelheid, locatie,
162
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
Volgens Hurley zijn functions het ideale middel om de relatie tussen contextom
schrijvingen, archief en actoren te leggen. Daartoe moeten volgens hem taken
niet beschouwd worden als attributen van andere entiteiten (actoren of archief
stukken), maar moet informatie over archiefstukken en actoren juist beschouwd
worden als attribuut van een taak.42 Op basis van functions zou het archief ook
toegankelijk gemaakt kunnen worden, mits de namen in een thesaurus worden
opgenomen. Op die manier kunnen archieven toegankelijk gemaakt worden
"at any level and thus afford the nearest that archivists may ever get to some
thing like a subject approach - one which is based on provenance."43
Hurley wijst in zijn artikel van 1993 ook op de problemen die kunnen ontstaan
bij de beschrijving van functions. Een van de problemen is, dat functions niet
'vanzelf' van elkaar onderscheiden worden. Ze worden gedefinieerd door men
sen, waardoor een 'objectieve' taxonomie zo goed als onmogelijk is. Daarnaast
veranderen taken in de loop der tijd en het is lastig te bepalen wanneer een
functie zodanig veranderd is, dat het een andere functie wordt. "To be of any
practical use in information retrieval, a functional entity must to some degree
misrepresent variant forms as correct and unchanging categories. Functions
undergo an evolutionary process of change like organisms, yet we must bind
the different forms together as discrete entities, otherwise we confuse and baffle
understanding."44 Een derde probleem dat Hurley signaleert is de verandering
die de namen van taken in de loop der tijd ondergaan. De omschrijving die
'onthouden' wordt, hoeft niet per se de officiële term voor de functie te zijn.
Dit zou overigens ondervangen kunnen worden door een thesaurus met
'alternatieve namen'.45
De belangrijkste overeenkomsten tussen het Commonwealth Records Series system
en de MIO is de scheiding die aangebracht wordt tussen de archiefstukken en de
context. Uit het voorgaande blijkt dat dit een van de belangrijkste theoretische
uitgangspunten van het Series-systeem is. Bij PIVOT wordt deze scheiding, zij
het niet zo expliciet geformuleerd, ook als uitgangspunt genomen. Dit leidt in
de praktijk tot de RIO's: beschrijvingen van de organisaties en de handelingen
die deze op een bepaald beleidsterrein uitvoeren. In de RIO's komt geen enkele
verwijzing naar het eventueel gevormde archief voor. Dat gebeurt zelfs niet bij
de vaststelling van het Basis Selectie Document.
Het is heel goed mogelijk om in het CRS-model het begrip 'beleidsterrein' als
entiteit op te nemen. 'Beleidsterrein' maakt dan deel uit van het contextdomein
en wordt geplaatst naast entiteiten als functies of actors. Het is eenvoudiger dit
voor PIVOT cruciale begrip in het CRS-model te integreren dan in het 'gesloten'
model voor Recordkeeping systems dat David Bearman ontwikkeld heeft.
39 C. Hurley, The Australian ('Series') System: An Exposition (1994)
http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/pu b lications/chtrc.html
40 Hurley, The Australian ('Series') System: An Exposition, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publica-
tions/chfig2.gif.
41 C. Hurley, 'What, if anything is a function?' In: Archives and Manuscripts 21/2 (1993) 212.
42 Hurley, 'What, if anything is a function?', 217-218.
43 Hurley, The Australian ('Series') System: An Exposition
44 Hurley, 'What, if anything is a function?', 215
45 Hurley, 'What, if anything is a function?', 217
163
