Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van deze database is: "Het bieden van
een referentiemodel voor de formele beschrijving van het handelen van de
Rijksoverheid waarmee dat handelen zowel actueel als historisch kan worden
vastgelegd en geraadpleegd."34 In de Handelingenbank worden, onder andere
om "de herkomst en samenhang van archiefstukken te kunnen bepalen," gege
vens opgenomen over handelingen en beleidsterreinen en verwijzingen naar de
organen, producten en grondslagen en bronnen.35 In de beschrijving van han
delingen en beleidsterreinen wordt de informatie uit de RIO's verwerkt, maar
helaas wordt er (voorlopig) geen thesaurus gebouwd voor de ontsluiting van
handelingen en beleidsterreinen.
Voor de toepassing in dynamische archieven betekent de ontwikkeling van
de Handelingenbank, dat organisaties binnen de rijksoverheid (actoren) door
middel van de database kunnen achterhalen welke handelingen ze eigenlijk
moeten uitvoeren, op basis van welke bron of grondslag dit gebeurt en wat de
te leveren producten zijn. Dit kan als uitgangspunt gebruikt worden voor nadere
beschrijving van de werkprocessen en de (te verwachten) neerslag. Om voor de
hand liggende redenen (te specifieke informatie voor een algemeen systeem; te
veel werk) wordt hierover geen informatie opgenomen in de centrale handelin
genbank. Iedere actor zal hier zelf een beschrijving voor moeten maken, die in
het ideale geval naadloos aansluit bij de gegevens uit de handelingenbank.
De vierde voorwaarde die Bearman en Lytle noemen, is het integreren van de
informatie die in de verschillende archiefstadia voor handen is. Aan deze voor
waarde wordt in de PIVOT-methode uitvoering gegeven door allereerst een RIO
op te stellen, dat in feite het uitgangspunt is voor alle verdere archiefprocessen:
het Basis Selectie Document wordt aan de hand van het RIO opgesteld, het orde
ningsplan voor dynamische archieven moet gebaseerd zijn op de gegevens uit de
RIO's en de toegang tot het overgedragen archief (de institutionele toegang) is
ook voor een belangrijk deel een afgeleide van het Rapport Institutioneel
Onderzoek.
Wat van belang is in Bearmans model is het onderscheid tussen functies en
transacties. Archiefstukken ontstaan ten gevolge van transacties, die ten gevolge
van de functies van de organisatie uitgevoerd worden. Archiefstukken zijn dus
geen rechtstreeks gevolg van de bedrijfsfuncties. Bij PIVOT betekent dit dat het
archief ook geen rechtstreeks gevolg is van de handelingen die een organisatie
moet uitvoeren. Ze zijn een resultaat van de werkprocessen waarmee de hande
lingen uitgevoerd worden.
Australische perspectieven: Series en DIRKS
In de jaren vijftig en zestig zocht men bij het Commonwealth Archives Office
"een systeem dat op ieder moment in staat is om de wettelijke, functionele
en organisatorische contexten van archiveringssystemen te reconstrueren."
Het systeem dat het resultaat van die zoektocht was, werd het "Commonwealth
Records Series (CRS)" systeem36 gedoopt. In de rest van de wereld is dit vooral
bekend geworden als het "Series-system".
Het CRS-systeem verschilt van andere systemen door de nadruk die gelegd
wordt op een strikte scheiding die gemaakt moet worden tussen de beschrijvings
elementen van het archiefbeheer en beschrijvingselementen van de context.
Pas wanneer beide beschrijvingen 'af' zijn, worden de onderlinge verbanden
aangelegd. Anders gezegd, in het Australische systeem worden los van elkaar
beschreven:
de archiefvormer (provenance) en eigenaar van archiefbescheiden, samen
met de grotere organisatorische, familiale en sociale omgeving (ambience)
waarin archiefvormers, archiefbeheerders en archiefgebruikers functioneren
context-domein'
de processen voor het maken, opslaan en benaderen van archiefbescheiden
en het onderhouden van het archiveringssysteem ('archiefbeheer-domein')
de relaties die tussen deze twee entiteiten bestaan.
In het systeem kan het archiefbeheer-domein worden opgesplitst in verschillende
entiteiten. Hurley noemt hier archief-entiteiten en contents-entiteiten. Onder
archief-entiteiten vallen bijvoorbeeld de logische ordening van archiefbestandde
len en de manier waarop de archiefstukken toegankelijk zijn. Contents-entiteiten
worden vooral gebruikt voor de fysieke overdracht van archiefbestanddelen en
het depotbeheer. Het gaat hier bijvoorbeeld om 'tienjarenblokken', dozen of
folianten. Onder de contents-entiteiten kunnen ook kenmerken als selectieca
tegorie of vertrouwelijkheidscode opgenomen worden.
Bij de ontwikkeling van het systeem werd het context-domein verdeeld in vier
basis-elementen: organisatie, actor (agency), familie en persoon. Organisaties en
families zijn hierbij beschrijvingen van administratieve of familiale structuren of
groepen waartoe actoren behoren. Het zijn zelf geen archiefvormende eenheden,
maar ze vallen in het systeem onder de 'omgeving' (ambience).
Ondertussen heeft men vastgesteld dat er nog veel meer context-entiteiten
mogelijk zijn en dat er heel veel verschillende relaties tussen de entiteiten moge
lijk zijn. Een belangwekkende omgevings-entiteit zijn functions, die volgens
Hurley apart beschreven zouden moeten worden. Functions worden in het CRS
Manual omschreven als: "[reflections of] the responsibilities of an organisation
or an agency that can be delegated through official channels. In the
Commonwealth, a function is the business of a particular agency, which it has
a legislative requirement to implement."37 De Engelse term function komt waar
schijnlijk het meest overeen met het Nederlandse begrip 'taak' of 'functie'.
PIVOT omschrijft een taak als: "opdracht die is gericht op het realiseren van een
doel voor of het oplossen of verkleinen van een probleem van de omgeving."38
In de volgende figuur vormen de bovenste drie blokken het context-domein,
waarin als voorbeeld zijn opgenomen de actor (personen of instellingen die
archieven maken - Hurley noemt dit 'Records Makers'- onderhouden, gebruiken,
FUNCTIONELE ONTSLUITING
34 R. Balt, G. van der Harst, Systeemconcept Handelingenbank. Concept eindrapport (6 februari.2001) 4.
35 Balt, Van der Harst, Systeemconcept Handelingenbank, 4.
36 S. McKemmish, Are records ever actual (1994) http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/-
smcktrc.html.
160
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
37 Recordkeeping Descriptive Standards, CRS Manual. Registration <Sc description procedures for the CRS
System (December 1999) http://naal2.naa.gov.au/manual/provenance/agencyfunction.htm.
38 Handelend optreden, 37.
161
