Bearman en PIVOT
FUNCTIONELE ONTSLUITING
archieffase en de informatie die verzameld wordt ten tijde van de selectie,
overdracht en beschrijving van archieven.
In zijn artikel 'Record-keeping systems' doet Bearman het nog eens dunnetjes
over.28 Hij beschrijft het voorgaande nogmaals, maar noemt 'uiterlijke vorm' nu
"documentary form", voegt "business transactions" toe en geeft het geheel weer
in een grafisch model. Archiefstukken zijn het resultaat en het bewijs van wat
Bearman business transactions noemt. Hij bedoelt hiermee "actions taken in the
course of conducting... business."29 Een transactie omvat minstens twee partij
en, die niet fysiek aanwezig hoeven zijn, grijpt in in de rechten van mensen of
instellingen en kan de aanleiding zijn voor een (re)actie.30
De inrichting van de transacties (het business process), wordt volgens Bearman
bepaald door de organizational functions of competencies. Wij zouden hier begrip
pen als handelingen/functies en mandaat voor gebruiken.31 De taken en
bevoegdheden van een organisatie bepalen welk werk door die organisatie gedaan
wordt. Aangezien het archiefsysteem de uitvoering van de taken ondersteunt,
door middel van het maken en beheren van archiefstukken, wordt de inrichting
van het systeem voor een groot deel bepaald door de taken en handelingen die
uitgevoerd (moeten) worden. Hierin speelt wat Bearman the office of origin of
the creator noemt een minder belangrijke rol.
Hiernaast heb ik het schema, waarin Bearman alles samenvat, in vertaling
en met enkele esthetische aanpassingen overgenomen.32
De waarde van de hier gepresenteerde inzichten heeft vooral betrekking op het
toegankelijk maken van een archief met behulp van handelingen. Aangezien de
PIVOT-methode een archiefordening gebaseerd op handelingen voorstaat, kun
nen deze inzichten van belang zijn voor een toepassing van de MIO in dynami
sche archieven.
De vier voorwaarden die Bearman en Lytle stellen, komen gedeeltelijk ook terug
in de opvattingen van PIVOT en de MIO. Een van de belangrijkste uitgangspun
ten van PIVOT is de selectie van archiefstukken op basis van de 'ontstaanscon-
text': afhankelijk van de waarde die aan een handeling (function) wordt toege
kend, worden de archiefstukken die ten gevolge van die handeling ontstaan,
bewaard of vernietigd. Hierbij speelt de actor een ondergeschikte rol. Zoals al
vaker opgemerkt, gaat PIVOT er ook van uit dat het mogelijk is om een archief
(dynamisch of statisch) op basis van handelingen toegankelijk te maken. Dit
blijkt voor het dynamisch archief uit de opmerkingen in Handelend optreden,
waar naar een ordeningsplan op basis van handelingen verwezen wordt. Voor
het statisch archief blijkt dit uit de institutionele toegangen die door de Centrale
Archiefselectiedienst zijn gemaakt op basis van de MIO.
28 Bearman, 'Record-keeping systems.'
29 Bearman, 'Record-keeping systems.' 17.
30 W. Duff, Defining Transactions: To Identify Records and Assess Risk December 6 1994)
http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/prog5.html.
31 Bearman, 'Record-keeping systems.' 19.
32 Bearman, 'Record-keeping systems.' 21.
33 Bearman, 'Record-keeping systems', 21.
158
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
Aan de tweede voorwaarde van Bearman en Lytle ("benadruk uiterlijke vorm en
functie") wordt in de PIVOT-theorie en -praktijk maar voor een klein deel vol
daan. In de theorie van PIVOT en MIO wordt op een indirecte manier aandacht
besteed aan de uiterlijke vorm van documenten. Het gaat hierbij echter alleen
om de producten die het resultaat van handelingen zijn. Deze worden in de
RIO's, als ze al genoemd worden, omschreven als besluit, regeling, verdrag, wet,
leidraad enzovoorts. De neerslag van handelingen bestaat daarnaast ook uit
"notities van ambtenaren, verslagen van vergaderingen met belangengroeperin
gen, adviesaanvragen en adviezen van adviescommissies, correspondentie etc."33
Die laatste opsomming is waar het Bearman en Lytle om gaat. Op basis van deze
opsomming en de omschrijving van de handeling is het mogelijk op zeer grote
lijnen in te schatten welke informatie in de betreffende neerslag te vinden zou
kunnen zijn.
De derde voorwaarde voor een goed gebruik van ontstaanscontext als toegang
op archieven is een onderscheid maken tussen de beschrijving van de ontstaans
context en de beschrijving van een archiefstuk. Hierbij moeten de beschrijvingen
van de ontstaanscontext in een authority file opgenomen worden. Aan het eerste
deel van deze voorwaarde wordt in de PIVOT-methode voldaan. Aan het tweede
deel van deze voorwaarde wordt gedeeltelijk tegemoet gekomen met de ontwikke
ling van de zogenaamde Handelingenbank door het ministerie van Binnenlandse
Figuur 1
Bearmans model van record-keeping systems
zijn bewijs van
archiefstukken
creëert
zijn georganiseerd d.m.v.
structureert
transactie
definieert de informatie (inhoud)
toont de informatie (relaties)
uiterlijke vorm
s uitvoering van
autoriseert
bepaalt
ordent
taak handeling
bepaalt toegangspunten op
ondersteunt ordening
dossier series
toegewezen aan
is verantwoordelijk voor
vormt
beheert
actor
gebruikt
bepaalt gebruik en toegankelijkheid
van de informatie
archiefsysteem
159
