"View provenance information as retrieval access points"14
Allereerst moet onderkend worden dat provenance een goede 'ingang' voor archie
ven is. Zij betogen dat daartoe wel de Amerikaanse opvatting over provenance
moet worden aangepast. In de Amerikaanse archivistiek wordt volgens hen prove
nance ten onrechte gelijk gesteld aan de record group. Om de finesses van dit
onderscheid iets duidelijker te maken, volgen hieronder eerst de Engelse defi
nities voor provenance, principle of provenance en record group, met daarna de
Nederlandse vertalingen:
provenance: the organization or individual that created, accumulated and/or
maintained and used records in the conduct of business prior to their trans
fer to a records center or archives.
principle of provenance: the basic principle that records/archives of the same
provenance must not be intermingled with those of any other provenance.
record group: a body of organizationally related records established on the
basis of provenance by an archives for control purposes. A record group
constitutes the archives (or the part thereof in the custody of an archival
institution) of an autonomous record keeping corporate body."15
In het Nederlands zouden deze begrippen waarschijnlijk het best vertaald
kunnen worden met achtereenvolgens archiefvormer, bestemmingsbeginsel en
archiefblok, al geeft Horsman aan dat voor record group eigenlijk geen goed
Nederlands equivalent bestaat.16
Voor Bearman en Lytle voldoet de Engelstalige definitie -en daarmee de Neder
landse vertaling- voor provenance niet. Zij betogen dat niet degene die het archief
gevormd heeft, als provenance beschouwd moet worden, maar dat het gaat om de
handelingen of taken (functions) waar de archiefstukken het gevolg en het bewijs
van zijn. Het ontstaan van archieven is niet afhankelijk van de organisatie die ze
'gemaakt' heeft, maar van het werk dat die organisatie doet, waarbij Bearman en
Lytle ervan uit gaan dat handelingen onafhankelijk van organisatiestructuren
zijn. Archiefstukken zijn het resultaat van bedrijfsactiviteiten die worden gede
finieerd door de organisatorische handelingen/taken.17 Of een archiefstuk
gemaakt wordt, wordt grotendeels bepaald door de eisen van verantwoording,
die door de handeling gedefinieerd worden.
Dit is dus aanmerkelijk abstracter dan de concrete term 'archiefvormer'. Een
archiefvormer komt in de Nederlandse situatie, net als in de Amerikaanse, over
een met de organisatie of persoon die het archief gemaakt heeft. Ik zal in het ver
volg de term ontstaanscontext gebruiken als vertaling voor het provenance-begrip
van Bearman en Lytle. De term 'archiefvormer' zal ik in dit geval helemaal niet
gebruiken. Voor wat Bearman in 'Record-keeping Systems' de creator of office
of origin noemt,18 zal ik de term 'actor' gebruiken.
"Emphasize form and function"19
Bearman en Lytle betogen echter ook dat handelingen alleen niet genoeg zijn om
archieven goed toegankelijk te maken. Zij zien een sterk verband tussen hande
lingen en wat zij de 'uiterlijke vorm' ("form of material") van archiefstukken
noemen.20 Het gaat hierbij om namen of omschrijvingen die door de contem
poraine 'archiefmakers' gegeven worden aan de soorten archiefstukken die zij
maken en gebruiken. Deze soorten worden niet van elkaar onderscheiden op
basis van een uitgebreide studie van de inhoud van de stukken, maar op basis
van hun structuur. Voorbeelden hiervan zijn kwitantie, aanvraagformulier en
correspondentie. Meestal worden stukken die dezelfde uiterlijke vorm hebben,
samengebundeld tot series of dossiers. Dit soort omschrijvingen vormen "in
cultural shorthand a description of the kind of informational content of the
record."21 Archivarissen maken al sinds jaar en dag onderscheid tussen de
verschillende uiterlijke vormen en kunnen op grond daarvan inschatten wat
voor soort informatie in dergelijke stukken zal zijn opgenomen.
"Establish provenance authority records and rigorously separate
authorities from description of records"22
Bearman en Lytle beschouwen functions als "eindig en taalkundig eenvoudig."
Bearman is ervan overtuigd dat alle handelingen (van overheid, bedrijfsleven en
kerken) zijn te omschrijven door middel van ongeveer vijfhonderd overgankelijke
werkwoorden en een relatief klein aantal zelfstandige naamwoorden 23 Voor de
toegang op archieven zou in een provenance authority file voor iedere handeling
een authority record gemaakt moeten worden.24
"Authority file: een bestand van trefwoorden met hun betekenis,
of van namen met eventuele omschrijving.
Authority record: een beschrijving in een authority file van een indexterm.
Een authority record omvat de formele vorm van het trefwoord, bepaalt
kruisverwijzingen en verbanden met andere beschrijvings- of indextermen."25
Daarnaast moeten de beschrijvingen van de ontstaanscontext en het archiefstuk
van elkaar gescheiden worden. Voor iedere archiefeenheid moet een beschrijving
gemaakt worden (archival control record) en deze beschrijvingen moeten gekop
peld worden aan de (aparte) beschrijvingen van de ontstaanscontext.26
"Integrate archival processes"27
De laatste stap die gezet zou moeten worden om tot een archieftoegang op basis
van ontstaanscontext te komen, is een integratie van de archiefprocessen.
Bearman en Lytle doelen hiermee vooral op het opheffen van de scheidslijn die
nu bij archiefbewaarplaatsen bestaat tussen de informatie over contemporaine
actoren en ontstaanscontexten, informatie ontstaan ten tijde van de dynamische
FUNCTIONELE ONTSLUITING
14 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 37.
15 A. Menne-Haritz, DAT III. Internationale Fachsprache International archival terminology with clickable lists
of English and German terms and cross references between both (Marburg 1999) http://staff-www.uni-
marburg.de/~mennehar/datiii/intro.htm.
16 P. Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.' In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar,
T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek ('s Gravenhage 1999) 231-242.
17 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 38.
18 D. Bearman, 'Record-keeping systems.' In: Archivaria 36 (1993) 21.
156
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
19 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 37.
20 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38.
21 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38.
22 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38.
23 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38, noot 13.
24 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 39.
25 Horsman, 1999, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.' 234.
26 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 39.
27 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 40.
157