"View provenance information as retrieval access points"14 Allereerst moet onderkend worden dat provenance een goede 'ingang' voor archie ven is. Zij betogen dat daartoe wel de Amerikaanse opvatting over provenance moet worden aangepast. In de Amerikaanse archivistiek wordt volgens hen prove nance ten onrechte gelijk gesteld aan de record group. Om de finesses van dit onderscheid iets duidelijker te maken, volgen hieronder eerst de Engelse defi nities voor provenance, principle of provenance en record group, met daarna de Nederlandse vertalingen: provenance: the organization or individual that created, accumulated and/or maintained and used records in the conduct of business prior to their trans fer to a records center or archives. principle of provenance: the basic principle that records/archives of the same provenance must not be intermingled with those of any other provenance. record group: a body of organizationally related records established on the basis of provenance by an archives for control purposes. A record group constitutes the archives (or the part thereof in the custody of an archival institution) of an autonomous record keeping corporate body."15 In het Nederlands zouden deze begrippen waarschijnlijk het best vertaald kunnen worden met achtereenvolgens archiefvormer, bestemmingsbeginsel en archiefblok, al geeft Horsman aan dat voor record group eigenlijk geen goed Nederlands equivalent bestaat.16 Voor Bearman en Lytle voldoet de Engelstalige definitie -en daarmee de Neder landse vertaling- voor provenance niet. Zij betogen dat niet degene die het archief gevormd heeft, als provenance beschouwd moet worden, maar dat het gaat om de handelingen of taken (functions) waar de archiefstukken het gevolg en het bewijs van zijn. Het ontstaan van archieven is niet afhankelijk van de organisatie die ze 'gemaakt' heeft, maar van het werk dat die organisatie doet, waarbij Bearman en Lytle ervan uit gaan dat handelingen onafhankelijk van organisatiestructuren zijn. Archiefstukken zijn het resultaat van bedrijfsactiviteiten die worden gede finieerd door de organisatorische handelingen/taken.17 Of een archiefstuk gemaakt wordt, wordt grotendeels bepaald door de eisen van verantwoording, die door de handeling gedefinieerd worden. Dit is dus aanmerkelijk abstracter dan de concrete term 'archiefvormer'. Een archiefvormer komt in de Nederlandse situatie, net als in de Amerikaanse, over een met de organisatie of persoon die het archief gemaakt heeft. Ik zal in het ver volg de term ontstaanscontext gebruiken als vertaling voor het provenance-begrip van Bearman en Lytle. De term 'archiefvormer' zal ik in dit geval helemaal niet gebruiken. Voor wat Bearman in 'Record-keeping Systems' de creator of office of origin noemt,18 zal ik de term 'actor' gebruiken. "Emphasize form and function"19 Bearman en Lytle betogen echter ook dat handelingen alleen niet genoeg zijn om archieven goed toegankelijk te maken. Zij zien een sterk verband tussen hande lingen en wat zij de 'uiterlijke vorm' ("form of material") van archiefstukken noemen.20 Het gaat hierbij om namen of omschrijvingen die door de contem poraine 'archiefmakers' gegeven worden aan de soorten archiefstukken die zij maken en gebruiken. Deze soorten worden niet van elkaar onderscheiden op basis van een uitgebreide studie van de inhoud van de stukken, maar op basis van hun structuur. Voorbeelden hiervan zijn kwitantie, aanvraagformulier en correspondentie. Meestal worden stukken die dezelfde uiterlijke vorm hebben, samengebundeld tot series of dossiers. Dit soort omschrijvingen vormen "in cultural shorthand a description of the kind of informational content of the record."21 Archivarissen maken al sinds jaar en dag onderscheid tussen de verschillende uiterlijke vormen en kunnen op grond daarvan inschatten wat voor soort informatie in dergelijke stukken zal zijn opgenomen. "Establish provenance authority records and rigorously separate authorities from description of records"22 Bearman en Lytle beschouwen functions als "eindig en taalkundig eenvoudig." Bearman is ervan overtuigd dat alle handelingen (van overheid, bedrijfsleven en kerken) zijn te omschrijven door middel van ongeveer vijfhonderd overgankelijke werkwoorden en een relatief klein aantal zelfstandige naamwoorden 23 Voor de toegang op archieven zou in een provenance authority file voor iedere handeling een authority record gemaakt moeten worden.24 "Authority file: een bestand van trefwoorden met hun betekenis, of van namen met eventuele omschrijving. Authority record: een beschrijving in een authority file van een indexterm. Een authority record omvat de formele vorm van het trefwoord, bepaalt kruisverwijzingen en verbanden met andere beschrijvings- of indextermen."25 Daarnaast moeten de beschrijvingen van de ontstaanscontext en het archiefstuk van elkaar gescheiden worden. Voor iedere archiefeenheid moet een beschrijving gemaakt worden (archival control record) en deze beschrijvingen moeten gekop peld worden aan de (aparte) beschrijvingen van de ontstaanscontext.26 "Integrate archival processes"27 De laatste stap die gezet zou moeten worden om tot een archieftoegang op basis van ontstaanscontext te komen, is een integratie van de archiefprocessen. Bearman en Lytle doelen hiermee vooral op het opheffen van de scheidslijn die nu bij archiefbewaarplaatsen bestaat tussen de informatie over contemporaine actoren en ontstaanscontexten, informatie ontstaan ten tijde van de dynamische FUNCTIONELE ONTSLUITING 14 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 37. 15 A. Menne-Haritz, DAT III. Internationale Fachsprache International archival terminology with clickable lists of English and German terms and cross references between both (Marburg 1999) http://staff-www.uni- marburg.de/~mennehar/datiii/intro.htm. 16 P. Horsman, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.' In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek ('s Gravenhage 1999) 231-242. 17 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 38. 18 D. Bearman, 'Record-keeping systems.' In: Archivaria 36 (1993) 21. 156 INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK 19 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 37. 20 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38. 21 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38. 22 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38. 23 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance', 38, noot 13. 24 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 39. 25 Horsman, 1999, 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.' 234. 26 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 39. 27 Bearman, Lytle, 'The power of the principle of provenance.' 40. 157

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 80