bevoegd is om te handelen en dat verantwoordelijkheid draagt voor de verrich
ting van die handeling." Een organisatie is "een praktisch instrument dat op
grond van mandatering door een orgaan handelingen kan verrichten waarvoor
het mandaterende orgaan verantwoordelijkheid draagt." 5 Ik zal de term 'actor'
hier gebruiken in de betekenis zoals die gegeven wordt door PIVOT, met de aan
vulling van Horsman dat het begrip personen en groepen van personen kan
omvatten.6
Een van de resultaten van de MIO is het Rapport Institutioneel Onderzoek
(RIO), dat bestaat uit "een historische schets van (de ontwikkeling van) het
beleidsterrein waarop het onderzoek betrekking heeft [en] een overzicht van
de handelingen waarvoor de overheidsorganen verantwoordelijkheid dragen"7
Wanneer alle handelingen van een bepaald beleidsterrein beschreven zijn, kan
bepaald worden van welke handeling de neerslag bewaard moet blijven. Hiertoe
wordt een Basis Selectie Document opgesteld, dat in feite een samenvatting
van het RIO is, inclusief een opsomming van alle handelingen. Per handeling
wordt aangegeven of de neerslag van die handeling bewaard moet blijven of
(op termijn) vernietigd kan worden.
Archiefordening volgens PIVOT
Een van de uitgangspunten van PIVOT is dat de MIO ook gebruikt kan worden
als ordeningsprincipe in de dynamische archieffase. Dit zou er op neerkomen
dat het archiefplan niet meer op basis van de Basis Archiefcode wordt opgesteld,
maar op basis van de handelingen en processen die een organisatie uitvoert.
In de PIVOT-brochure Handelend optreden staat beknopt beschreven waar een
archiefordeningsplan gebaseerd op de PIVOT-theorie uit zou moeten bestaan.
Naast de gegevens uit het Basis Selectie Document zijn dit: "een overzicht van
alle activiteiten, die de bouwstenen zijn van de handeling (complex van activitei
ten); per activiteit de eventuele vernietigingstermijn; per activiteit eventuele
openbaarheidsbeperkingen; de regeling van overbrenging en vernietiging;
de relatie met de geautomatiseerde gegevensregistratie; de afspraken over de
materiële verzorging en toegankelijkheid van de op termijn over te brengen
archieven."8
In een andere brochure geven de PIVOT-onderzoekers aan dat ze vooral denken
aan de ontsluiting en ordening van de administratieve neerslag van routinemati
ge handelingen. Hier zouden standaardinrichtingen en standaardomschrijvingen
voor gemaakt kunnen worden. De standaardomschrijving bestaat dan ten minste
uit het handelingnummer, de vernietigingstermijn, afdeling, dossieromschrij
ving (uiterlijk kenmerk van ordening handeling nadere kenmerken) en de
datum van aanleg, afsluiting en jaar van vernietiging. Daarnaast is het volgens
PIVOT verstandig om de uiterlijke kenmerken van ordening te beperken tot
series, (zaak)dossiers en objectmappen.9
Willem Kuiler, die plaatsvervangend projectleider PIVOT was, stelt in 1997 het
Structuurplan voor de Informatievoorziening (SPIN) centraal, waarin gegevens
uit het RIO en het BSD opgenomen kunnen (of moeten) worden. Hij omschrijft
een SPIN als "een op de behoefte van een directie of instelling afgestemd raam
plan... dat minimaal het gegevensbeheer inzichtelijk maakt en uitgebreid kan
worden tot het aspect bestuurlijke informatievoorziening."10
Bij het opstellen van een SPIN moeten binnen de organisatie in ieder geval de
werkprocessen en de producten die de organisatie oplevert, worden geïnventari
seerd en beschreven. Daarna moeten de geïnventariseerde werkprocessen
gerelateerd worden aan de in het RIO beschreven handelingen, waarbij ernaar ge
streefd zou moeten worden om een proces maar aan één handeling te koppelen.11
Wanneer ook een archiefordeningsplan deel uitmaakt van het SPIN, dan moet
ook nog het archiefbeheer gestructureerd worden op basis van handelingen/
werkprocessen. Ook zal er een postregistratiesysteem (inclusief routing) op basis
van handelingen en werkprocessen vervaardigd moeten worden. Er zullen proce
dures moeten worden opgesteld waarmee verzekerd wordt dat archiefstukken
uiteindelijk op de juiste plaats bewaard blijven. Tenslotte moeten er kenmerken
aan gestandaardiseerde dossieromschrijvingen worden toegevoegd, zoals de
relatie met de handeling, bewaartermijn etc.12
Buitenlandse perspectieven
Voor de implementatie van de MIO in de dynamische archieffase zijn de hier
aangehaalde richtlijnen te beknopt. Met behulp van verschillende buitenlandse
theorieën en concepten - die gedeeltelijk dezelfde uitgangspunten als PIVOT han
teren - kom ik uiteindelijk met verder uitgewerkte richtlijnen voor een implemen
tatie dan PIVOT tot nu toe gegeven heeft. De theorieën die ik wil gebruiken, zijn
voornamelijk de opvattingen van de Amerikaan Bearman en enkele Australische
concepten, zoals het Series-systeem.
Amerikaanse perspectieven: Provenance en RKS
Een veel geciteerd artikel waarin het belang van functies voor de toegang op
archieven beschreven wordt, is van de Amerikanen Bearman en Lytle. Zij be
schreven in 1985 hoe functions (handelingen, functies) zouden kunnen worden
gebruikt als toegang op archieven.13 Bearman en Lytle probeerden met hun arti
kel aan te tonen dat provenance een goed en bruikbaar uitgangspunt zou kunnen
zijn om archieven toegankelijk te maken. Zij onderscheiden vier stappen die
daartoe gezet moeten worden.
FUNCTIONELE ONTSLUITING
5 Handelend optreden, 37.
6 Horsman, 'De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context', 78.
7 Handelend optreden, 22.
8 Handelend optreden, 29.
9 Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging van een archiefse
lectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid ('s Gravenhage 1992) 29-30.
154
INGMAR KOCH DRAAIPUNT EN DYNAMIEK
10 W. Küller, 'Onderzoek: een schakel in de keten.' In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring. Selectieve
duurzaamheid in de informatiemaatschappij (Alphen aan den Rijn 1997) 130.
11 Küller, 'Onderzoek: een schakel in de keten', 130.
12 Küller, 'Onderzoek: een schakel in de keten', 132.
13 D. Bearman, R. Lytle, 'The power of the principle of provenance.' In: Horsman e.a, Context. Interpretatie
kaders in de archivistiek 29-43.
155
