Draaipunten dynamiek: de methode van institutioneel onderzoek in dynamische archieven closely related to the significance of documentation than organizational struc tures, and both finite in number and linguistically simple."2 Veranderingen in de aard en de inrichting van archieven en organisaties heb ben ingrijpende consequenties voor de vorming van archief en bijgevolg ook voor de methoden van archiefontsluiting.3 In de klassieke benadering ligt de nadruk op de beschrijving en de ordening van fysieke archiefbestanddelen die zijn ont vangen en opgemaakt door één archiefvormer volgens een ordeningsplan dat zo mogelijk is afgeleid van de formele taakverdeling binnen zijn formele organisatie. In de postklassieke benadering ligt het accent op de beschrijving van het logische document binnen zijn logische structuur, die in de eerste plaats wordt bepaald door de organisatie van de werkprocessen waaraan dat document is gebonden. "While the relationship between record-keeping systems and functions is, there fore, always straightforward, the relationship between a record-system and organizational units is not." 4 Het noodzakelijke analytische instrumentarium voor de functionele analyse van archieven en hun context is in de jaren negentig van de twintigste eeuw tot ontwikkeling gekomen. Vermeldenswaard is het theoretische kader dat de onder zoeksgroep rond David Bearman van de Universiteit van Pittsburg in 1993-1994 opstelde in verband met de ontwikkeling vanuit de bedrijfsfuncties van kwaliteits eisen voor digitale archiveringssystemen, de Documenting Strategy die Helen Samuels ontwikkelde voor de selectie van Universiteitsarchieven en de methode van institutionele selectie die door de Canadees Terry Cook werd ontwikkeld. In Nederland waren het de medewerkers van de Projectorganisatie Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT) die in 1991 als eersten de functio nele benadering consequent en modelmatig gingen toepassen. Zij ontwikkelden een methode van macroselectie die niet was gericht op de waardering van de betrokken archiefbestanddelen, maar op de waardering van de overheidsfuncties waardoor die archiefbestanddelen waren gegenereerd. De aanname daarbij was, dat minder belangrijke functies minder belangrijk archief opleveren, althans gezien vanuit het gezichtspunt van de archiefvormers zelf. Deze zogenaamde PIVOT-methode is feitelijk een analyse-methode en niet in de eerste plaats een selectiemethode. Hij kan in principe in alle archieffuncties van het selecteren tot het ontsluiten van archief worden toegepast. De PIVOT-methode is een onvermijdelijk referentiepunt gaan vormen voor elk ander institutioneel-functioneel onderzoek op archiefgebied in Nederland, hoewel de wijze van toepassing ook veel kritiek heeft opgeroepen. De bijdragen van Koch, Heerma van Voss en De Valk laten beide kanten van deze medaille zien. Vanaf 1991 ontwikkelde PIVOT de Methode van Institutioneel Onderzoek (MIO), waarmee de tekortkomingen van de voorgaande archiefselectiemethoden zouden worden opgelost. Uitgangspunt van de methode is dat de selectie niet meer ge beurt op basis van het al gevormde en overgeleverde archief, maar op basis van de taken en handelingen van de archiefvormende organisatie. Dit wil zeggen dat niet de informatie- of onderzoekswaarde van losse documenten bepaalt of ze bewaard blijven of niet, maar dat de waarde die aan de handelingen van een organisatie wordt toegekend, het uitgangspunt van selectie vormt. De neerslag van een han deling wordt bewaard of vernietigd op basis van de waardering die aan die hande ling wordt toegekend. PIVOT definieert 'handeling' onder andere als: "Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder verantwoorde lijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere organisaties of organisatieleden worden verricht."'1 Hofman en Horsman wijzen er alle twee op dat het begrip handeling met deze beschrijving dicht in de buurt van het begrip 'bedrijfsproces' komt. Hofman noemt de PIVOT-term "een bepaalde abstractie tussen taak en bedrijfsproces, met als kenmerken dat het een product oplevert en uit meerdere activiteiten en processen kan bestaan."2 Horsman noemt "wat PIVOT handelingen noemt, werkprocessen op het hoogste niveau."3 In Handelend optreden wordt het begrip 'actor' gedefinieerd als "de theoretische aanduiding voor een aantal elementen die werkzaamheden kunnen verrichten."4 Het kan hier gaan om een orgaan of een (onderdeel van een) organisatie. Het verschil tussen orgaan en organisatie is voornamelijk een juridisch onderscheid. Een orgaan is een "juridisch construct dat op grond van attributie of delegatie FUNCTIONELE ONTSLUITING 2 David Bearman en Richard Lyttle "The Power of the Principle of Provenance", Archivaria 21 (Winter 1985- 86) 22. 3 Terry Cook, "The concept of the Archival Fonds in the Post-Custodial Era: Theory, Problems and Solutions", in: Archivaria 35 (Spring 1993) 24-37; Helen Samuels, Varsity Letters; David H. Thomas, "Business Functions: Toward a Methodology", February 7, 1994, University of Pittsburgh. Recordkeeping Functional Requirements Project: Reports and Working Papers, September, 1994, Unpublished Papers. http://www.lis.pitt.edu/~_nhprc/IContents.html. 4 Bearman, Record-Keeping Systems, 20. 152 INGMAR KOCH 1 Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen ('s Gravenhage 1994) 36. 2 H. Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.' In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek ('s Gravenhage 2000) 48. 3 P. Horsman, 'De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context.' In: Horsman e.a, Context. Interpretatiekaders in de archivistiek, 76. 4 Handelend optreden, 35. 153

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 78