Draaipunten dynamiek:
de methode van institutioneel
onderzoek in dynamische archieven
closely related to the significance of documentation than organizational struc
tures, and both finite in number and linguistically simple."2
Veranderingen in de aard en de inrichting van archieven en organisaties heb
ben ingrijpende consequenties voor de vorming van archief en bijgevolg ook voor
de methoden van archiefontsluiting.3 In de klassieke benadering ligt de nadruk
op de beschrijving en de ordening van fysieke archiefbestanddelen die zijn ont
vangen en opgemaakt door één archiefvormer volgens een ordeningsplan dat zo
mogelijk is afgeleid van de formele taakverdeling binnen zijn formele organisatie.
In de postklassieke benadering ligt het accent op de beschrijving van het logische
document binnen zijn logische structuur, die in de eerste plaats wordt bepaald
door de organisatie van de werkprocessen waaraan dat document is gebonden.
"While the relationship between record-keeping systems and functions is, there
fore, always straightforward, the relationship between a record-system and
organizational units is not." 4
Het noodzakelijke analytische instrumentarium voor de functionele analyse
van archieven en hun context is in de jaren negentig van de twintigste eeuw tot
ontwikkeling gekomen. Vermeldenswaard is het theoretische kader dat de onder
zoeksgroep rond David Bearman van de Universiteit van Pittsburg in 1993-1994
opstelde in verband met de ontwikkeling vanuit de bedrijfsfuncties van kwaliteits
eisen voor digitale archiveringssystemen, de Documenting Strategy die Helen
Samuels ontwikkelde voor de selectie van Universiteitsarchieven en de methode
van institutionele selectie die door de Canadees Terry Cook werd ontwikkeld.
In Nederland waren het de medewerkers van de Projectorganisatie Invoering
Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT) die in 1991 als eersten de functio
nele benadering consequent en modelmatig gingen toepassen. Zij ontwikkelden
een methode van macroselectie die niet was gericht op de waardering van de
betrokken archiefbestanddelen, maar op de waardering van de overheidsfuncties
waardoor die archiefbestanddelen waren gegenereerd. De aanname daarbij was,
dat minder belangrijke functies minder belangrijk archief opleveren, althans
gezien vanuit het gezichtspunt van de archiefvormers zelf. Deze zogenaamde
PIVOT-methode is feitelijk een analyse-methode en niet in de eerste plaats een
selectiemethode. Hij kan in principe in alle archieffuncties van het selecteren
tot het ontsluiten van archief worden toegepast.
De PIVOT-methode is een onvermijdelijk referentiepunt gaan vormen voor
elk ander institutioneel-functioneel onderzoek op archiefgebied in Nederland,
hoewel de wijze van toepassing ook veel kritiek heeft opgeroepen. De bijdragen
van Koch, Heerma van Voss en De Valk laten beide kanten van deze medaille
zien.
Vanaf 1991 ontwikkelde PIVOT de Methode van Institutioneel Onderzoek (MIO),
waarmee de tekortkomingen van de voorgaande archiefselectiemethoden zouden
worden opgelost. Uitgangspunt van de methode is dat de selectie niet meer ge
beurt op basis van het al gevormde en overgeleverde archief, maar op basis van de
taken en handelingen van de archiefvormende organisatie. Dit wil zeggen dat niet
de informatie- of onderzoekswaarde van losse documenten bepaalt of ze bewaard
blijven of niet, maar dat de waarde die aan de handelingen van een organisatie
wordt toegekend, het uitgangspunt van selectie vormt. De neerslag van een han
deling wordt bewaard of vernietigd op basis van de waardering die aan die hande
ling wordt toegekend. PIVOT definieert 'handeling' onder andere als:
"Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting
waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid
draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder verantwoorde
lijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere organisaties
of organisatieleden worden verricht."'1
Hofman en Horsman wijzen er alle twee op dat het begrip handeling met deze
beschrijving dicht in de buurt van het begrip 'bedrijfsproces' komt. Hofman
noemt de PIVOT-term "een bepaalde abstractie tussen taak en bedrijfsproces,
met als kenmerken dat het een product oplevert en uit meerdere activiteiten
en processen kan bestaan."2 Horsman noemt "wat PIVOT handelingen noemt,
werkprocessen op het hoogste niveau."3
In Handelend optreden wordt het begrip 'actor' gedefinieerd als "de theoretische
aanduiding voor een aantal elementen die werkzaamheden kunnen verrichten."4
Het kan hier gaan om een orgaan of een (onderdeel van een) organisatie. Het
verschil tussen orgaan en organisatie is voornamelijk een juridisch onderscheid.
Een orgaan is een "juridisch construct dat op grond van attributie of delegatie
FUNCTIONELE ONTSLUITING
2 David Bearman en Richard Lyttle "The Power of the Principle of Provenance", Archivaria 21 (Winter 1985-
86) 22.
3 Terry Cook, "The concept of the Archival Fonds in the Post-Custodial Era: Theory, Problems and
Solutions", in: Archivaria 35 (Spring 1993) 24-37; Helen Samuels, Varsity Letters; David H. Thomas,
"Business Functions: Toward a Methodology", February 7, 1994, University of Pittsburgh. Recordkeeping
Functional Requirements Project: Reports and Working Papers, September, 1994, Unpublished Papers.
http://www.lis.pitt.edu/~_nhprc/IContents.html.
4 Bearman, Record-Keeping Systems, 20.
152
INGMAR KOCH
1 Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen ('s Gravenhage 1994) 36.
2 H. Hofman, 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.' In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar,
T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek ('s Gravenhage 2000) 48.
3 P. Horsman, 'De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context.' In: Horsman e.a, Context.
Interpretatiekaders in de archivistiek, 76.
4 Handelend optreden, 35.
153