Functionele
ontsluiting
Functionele ontsluiting
Klassieke
fysieke
de logische
archief genererende
Dergelijke
afzonderlijke
ontsluitingsstrategieën zijn vooral effectief
archieven waar de
structuur, dat wii
ordening van
archiefdocumenten een
afbeelding is van
structuur,d=
structuur van de
processen.
archieven komen echter
archiefwetenschap moet
methoden en
technieken aanpassen
archief, dat te omvangrijk is om
inhoud van de
documenten te worden beschreven
archief, waar niet meer zonder
tussenkomst van
apparatuur en
programmatuur in kan worden gebladerd
karakter is -
Inleiding
Klassieke ontsluitingsstrategieën zijn vooral effectief bij niet al te grote archieven
waar de fysieke structuur, dat wil zeggen de ordening van de archiefdocumenten,
een afbeelding is van de logische structuur, de structuur van de archiefgenere-
rende processen. Dergelijke archieven komen echter steeds minder vaak voor.
De archiefwetenschap moet haar methoden en technieken aanpassen aan groot
schalig archief, dat te omvangrijk is om op basis van de inhoud van de afzonder
lijke documenten te worden beschreven en geanalyseerd, en aan digitaal archief,
waar niet meer zonder tussenkomst van apparatuur en programmatuur in kan
worden gebladerd en dat veel veranderlijker van karakter is.1
Archieven werden in de industriële samenleving vooral gevormd door organi
saties die waren ingericht volgens het klassieke Weberiaanse model: hiërarchi
sche, bureaucratische organisaties dus met een formele organisatiestructuur.
In dergelijke organisaties komt de formele structuur overeen met de functionele
structuur en de functionele structuur met de processtructuur. Afzonderlijke
taken worden uitgevoerd door afzonderlijke afdelingen die verantwoordelijk zijn
voor de uitvoering van hun eigen werkprocessen. Dat is in de informatiemaat
schappij in toenemende mate niet meer het geval. Functies gaan van de ene op
de andere organisatie over of worden door meer organisaties tegelijkertijd uitge
voerd. Werkprocessen worden binnen een organisatie in het kader van meer dan
één bedrijfsfunctie uitgevoerd of door meer organisaties in het kader van een
gezamenlijke functie. Archief wordt in toenemende mate een product van of pro
ductiemiddel voor verschillende opeenvolgende archiefvormers of van verschil
lende archiefvormers tegelijk. De organisatiestructuur is veel minder stabiel dan
vroeger. Organisaties groeien, fuseren of worden opgedeeld in een hoger tempo
dan ooit tevoren. Functies blijken een stabielere factor te zijn dan de formele
organisatie. "Functions are independent of organizational structures, more
bij niet al te gTOte
steeds minder vaak voor. De
aan grootschalig
op basis van de
en geanalyseerd, en aan digitaal
en dat veel veranderlijker van
1 Helen Samuels spreekt van "the volume, duplication, dispersal, and transient nature of modern
documentation". Helen W. Samuels, Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities
(Metuchen, N.J. 1992) 1.
151
