catalogussysteem of een webserver heeft bekeken, weet wat hier wordt bedoeld:
iedere toetsaanslag is geregistreerd, maar er is geen brug te slaan tussen de
gebeurtenissen en de intenties van degenen die ze hebben veroorzaakt. En laten
we wel wezen, de veroorzakers weten het soms zelf ook niet. Bereiden zij niet dik
wijls een wonderlijk brouwsel van doelgerichtheid, intuïtie, nieuwsgierigheid,
serendipity en louter meligheid?
Dit jaarboek bewandelt daarom een meer theoretische weg, waarbij de meest
fundamentele vragen in het eerste hoofdstuk aan de orde komen. Is eigenlijk wel
duidelijk wat toegankelijkheid precies inhoudt? En zo het al duidelijk is, wie zijn
archivarissen dan dat zij pretenderen die toegankelijkheid te kunnen verschaf
fen? Vormen zij een asset of een liability? Staan zij voor een problem of een oppor
tunity? Theo Thomassen, Hans Hofman, Eric Ketelaar en Jo Tollebeek bekijken
deze problematiek vanuit verschillende perspectieven, steeds met de afstandelijk
heid van een filosoof die tegelijkertijd de praktische consequenties van zijn
opvatting niet schuwt. Voor de gebruiker is daaruit ook het een en ander te leren:
de ingrepen van de archivaris en hun gevolgen zijn van vitaal belang voor de
interpretatie van het archief, zowel als geheel als in zijn onderdelen.
De geschiedenis van deze ingrepen vormt het thema van het tweede hoofdstuk.
Luciana Duranti stelt zich daarbij de vraag 'whether description has always been
a major archival function' en komt tot de veelbetekenende conclusie dat beschrij
ven in feite nooit een 'archival function' is geweest, laat staan een belangrijke.
Maar daarom waren er natuurlijk nog wel beschrijvingen. Over hun oorsprong en
uiteenlopende aard schrijft Theo Thomassen, in wat een klein compendium van
de klassieke toegangsmiddelen is geworden. Waarom beschrijven ook nooit meer
een 'archival function' zal worden, wordt duidelijk in het door Peter Horsman
ingeleide artikel van Chris Hurley over het Australische 'series system'.
Het derde hoofdstuk gaat uitgebreider in op de hiermee ingezette ontwikke
ling. Centraal staat de beroemde -of volgens sommigen beruchte- PIVOT-methode,
waarvan verschillende aspecten worden belicht. Ingmar Koch behandelt de vraag
of deze methode inderdaad, zoals beoogd, 'gebruikt kan worden als ordenings
principe in de dynamische archieffase' en schetst daarvoor een model. Daarnaast
zijn er de resultaten die PIVOT intussen al heeft opgeleverd, in de vorm van lijvige
Institutionele Toegangen. Twee daarvan, met betrekking tot de beleidsterreinen
'Sociale zekerheid' en 'Arbeidsomstandigheden', worden door respectievelijk
Hans de Valk en Lex Heerma van Voss vanuit het oogpunt van de historicus in
min of meer 'natuurgetrouwe' onderzoeksomstandigheden getoetst. De voorzich
tige conclusie mag luiden dat de nieuwe functionele ontsluiting in de ogen van
deze gebruikers nog niet in aanmerking komt voor zaligverklaring, maar evenmin
ter helle wordt verwenst.
Het vierde hoofdstuk tenslotte werpt een blik op de weerbarstige praktijk
waarmee de ontsluiters te maken hebben. Voortbouwend op de verworvenheden
van het Tweede Jaarboek, in het bijzonder het contextmodel van Hans Hofman,
onderzocht Theo Thomassen met een groep doctoraalstudenten aan de hand van
een viertal voorbeelden hoe gegevens over de context van archieven werden en
worden gebruikt om deze toegankelijk te maken. Peter Horsman beschrijft de
smalle -en lange- weg naar een nationaal archievenoverzicht, dat nu digitaal aan
de horizon gloort. En Rudi van Maanen zet de vragen en problemen uiteen die hij
bij de inventarisatie van het Leidse Stadsarchief tegenkwam, waaraan hij enkele
aanbevelingen voor de gebruiker van dit klassieke instrument toevoegt.
Alles bijeen bieden de bijdragen aan dit jaarboek een representatief overzicht van
de ontwikkelingen op een terrein dat volop in beweging is. Met deze constatering
zijn tevens twee beperkingen gegeven. De eerste, voor de hand liggende, is dat
deze bundel verhoudingsgewijs snel zal verouderen. Wij kunnen slechts hopen
dat achteraf zal blijken hoezeer de hier bijeengebrachte auteurs zelf aan deze ver
oudering hebben bijgedragen.
De tweede beperking is minder opvallend, maar daarom niet minder interes
sant. Aan dit jaarboek ontbreekt een vijfde hoofdstuk, dat de drijfveren van de
gebruikers behandelt. Daarmee wordt niet gedoeld op hun interesses, die natuur
lijk onvoorspelbaar en onachterhaalbaar zijn, maar op de manier waarop zij die
proberen te bevredigen. Daarover is veel meer te zeggen dan misschien op het
eerste gezicht lijkt. Al vóór het tijdperk van de information overload was het bij
voorbeeld aannemelijk dat de meeste gebruikers doorgaans minder kampen met
een gebrek aan informatie dan met een gebrek aan tijd. Hun gedrag vertoont de
kenmerken van wat Herbert Simon satisficing heeft genoemd. Ook als zij zich
daarvan niet altijd bewust zijn, zoeken zij in verreweg de meeste gevallen niet
naar wat in abstracto het beste resultaat zou kunnen worden genoemd, maar
naar een resultaat dat goed genoeg is voor het probleem dat zij op dat moment
hebben op te lossen, in de tijd die hun daarbij ter beschikking staat. Wanneer
gebruikers een schijnbaar prachtig zoeksysteem niet of onderbenutten, mag er
gerust van worden uitgegaan dat de benutting voor hen te hoge (maar misschien
moeilijk zichtbare) kosten met zich meebrengt. Het lijkt bij uitstek een terrein
waarvoor regels over marginal utility kunnen worden opgesteld. Deze en soortge
lijke overwegingen van economische of cognitieve aard zouden een nieuw licht
kunnen werpen op vele aspecten van toegankelijkheid. Zo'n vijfde hoofdstuk valt
echter buiten de archiefwetenschap stricto sensu, en moet hier dus achterwege
blijven.
Het resultaat dat voor u ligt, stemt de redactie tot grote dankbaarheid jegens
de auteurs, die grote bereidwilligheid en veel geduld aan de dag hebben gelegd;
jegens het bestuur van de Stichting Archiefpublicaties, dat ons opnieuw alle
vrijheid heeft gegeven; en jegens het Internationaal Instituut voor Sociale
Geschiedenis, dat redactionele ondersteuning ter beschikking stelde.
Theo Thomassen
Bert Looper
Jaap Kloosterman
9
WOORD VOORAF
8
