Communicatiestandaards: EAD en EAC58
EAD (Encoded Archival Description) is een standaardtechniek voor de uniforme
presentatie in machineleesbare vorm van klassieke archieftoegangen. De unifor
me digitale presentatie van toegangen heeft tot doel de uitwisseling van archief
beschrijvingen via digitale netwerken te vergemakkelijken. Daarom heeft men de
systematiek van EAD ook laten aansluiten bij ISAD en ISAAR. Tegelijkertijd ver
groot EAD het raadpleeggemak en de gebruiksmogelijkheden van deze toegangen.
Zo kunnen beschrijvingen van archiefbestanddelen zichtbaar worden gemaakt
door het aanklikken van de desbetreffende paragrafen of rubrieksaanduiding. De
opmaak in SGML (Standard Generalized Markup Language) maakt het mogelijk
om bestanddelen van series in lijst- of tabelvorm te presenteren. Full-text indice-
ring vergroot de zoekmogelijkheden aanzienlijk. De mogelijkheden van EAD
worden duidelijk zichtbaar op de website van het IISG, dat al zijn toegangen in
het EAD-format beschikbaar heeft gemaakt.59
EAD is een communicatiestandaard die in principe neutraal staat ten opzich
te van de gehanteerde inventarisatiemethode, maar die in zijn huidige vorm en
vooral door zijn sterk hiërarchische opbouw goed aansluit bij het klassieke toe
gangenapparaat. De toepassingsmogelijkheden zijn echter nog lang niet ten volle
benut. Zo werken EAD-ontwikkelaars momenteel met het ICA Committee on
descriptive standards samen aan een nieuwe standaard voor contextbeschrijving,
die Encoded Archival Context (EAC) wordt genoemd.
Het einde van het klassieke ontsluitingsparadigma
Archivarissen hebben de fysieke ordening van archief lang beschouwd als een
afbeelding van de context van herkomst en dus als uitgangspunt bij het beschrij
ven. Ze gingen lange tijd uit van een één-op-één-relatie tussen archiefvormer en
archief, ze koesterden een voorkeur voor eenduidige (natuurlijke) classificaties,
ze bleven ook verder de uitgangspunten van de Handleiding trouw. Terwijl
methoden, technieken en opvattingen veranderden, bleef het klassieke beschrij
vingsparadigma overeind.
De Australiër Peter Scott was een van de eerste archivarissen die dat beschrij
vingsparadigma fundamenteel ter discussie stelde.60 Hij benadrukte, dat archief
vormers, archiefbestanden en hun onderlinge relaties dynamisch en complex
zijn en dat dat in toegangen zichtbaar moet worden gemaakt. Relaties tussen
archiefvormers en archief moeten kunnen worden beschreven als relaties tussen
veel archiefbestanden en één archiefvormer, tussen veel archiefvormers en één
archiefbestand, tussen veel archiefvormers en veel bestanden, tussen archiefvor
mers en andere archiefvormers, tussen bestanden en andere bestanden en tussen
bestanden archiefvormers en functies en omgekeerd. Met deze benadering werd
een ontwikkeling ingezet waarin de archiefontsluiting veranderde van een stati
sche methode om fysieke documenten te beschrijven in een dynamisch systeem
van het representeren van meervoudige onderlinge relaties.61
Ook Nederland speelde in deze ontwikkeling een rol. Hier vormden de groei
ende aandacht voor de context en het inzicht dat er tussen archiefvormers en
archieven geen eenduidige relaties bestaan een wezenlijke bijdrage aan de ontwik
keling van de archivistische analysemethode van PIVOT. De functionele benade
ring die in dit project werd gehanteerd bracht mee, dat primair geen
informatiedragers moesten worden beschreven maar informatie, geen fysieke
objecten maar processen en geen stukken maar handelingen. Een dergelijke
benadering is inmiddels gemeengoed bij archiefvormers. Haar groeiende popula
riteit is niet zozeer het gevolg van het succes van PIVOT, maar vooral van het
groeiende inzicht dat dat het bij complexe archieven en zeker bij digitaal archief
eigenlijk de enige bruikbare benadering is.62
Digitalisering is een andere ontwikkeling die aan het toegangenapparaat zijn
klassieke karakter ontneemt. Klassieke inventarissen die worden gedigitaliseerd
of met behulp van een computerprogramma worden bewerkt, blijven klassieke
inventarissen. Maar een inventaris die zelf de gegevensstructuur heeft van een
relationele database en die dus heel andere sorterings- en bevragingsmogelijkhe-
den heeft, kan niet meer als een klassieke inventaris worden aangemerkt.
Het ontstaan van digitaal archief heeft het einde van het klassieke toegangen
systeem ingeluid. Digitaal archief vraagt om een functionele in plaats van een
documentgerichte ontsluiting. Toegankelijkheid moet bij digitaal archief worden
gerealiseerd op het moment van de vorming. Hierdoor verschuift bij het toegan
kelijk maken het accent voor de archivaris van het ontwerpen van beschrijvings
systemen naar het ontwerpen van archiveringssystemen. Een digitaal
archiveringssysteem kan niet heel gemakkelijk achteraf met behulp van een
mooie toegang worden ontsloten, maar moet ingesteld zijn op een automatische
opname van de relevante contextinformatie, zoals informatie over de omstandig
heden van ontstaan en gebruik.63
Dat betekent natuurlijk niet, dat archivarissen in de toekomst geen afzonder
lijke toegangen meer zullen maken. In de eerste plaats lijkt de behoefte aan een
voortgaande ontsluiting van papieren archief nauwelijks te vervullen. Er worden
nieuwe, postklassieke toegangen ontwikkeld, en in het bijzonder toegangen met
een database-structuur: een Archiefvormersoverzicht (Van Driel), een ISAD-
database (Archiefschool), een digitale stamboom (GA Delft) enzovoorts. Deze
en andere nieuwe middelen tot ontsluiting maken vooral duidelijk dat het einde
van de mogelijkheden nog lang niet in zicht is, voor papieren archief niet en voor
digitaal archief evenmin. Digitaal archief kan alleen voor een breed publiek
beschikbaar worden gesteld als er slimme gebruikersinterfaces, digitale schillen,
databases met gestandaardiseerde contextinformatie enzovoorts beschikbaar zijn.
De twintigste eeuw is voor archivarissen de eeuw van de klassieke archief
ontsluiting. Het ziet ernaar uit dat de eenentwintigste eeuw de eeuw zal zijn van
archiefontsluiting die onafhankelijk is van het logistieke beheer. Dat betekent
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
58 Daniel V. Pitti, "Encoded Archival Description. An Introduction and Overview". D-Lib Magazine
November 1999, Volume 5 Number 11, http://www.dlib.org/dlib/november99/llpitti.html. Zie ook de
EAD standards homepage van de Library of Congress http://www.loc.gov/ead/ead.html.
59 Zie: Erhan Tuskan, '@rchiefinventarissen IISG op internet', in: Archievenblad 105.9 (nov. 2001) 20-21. De
inventarissen zelf zijn te vinden op: http://www.iisg.nl/archives/index.html.
60 Zie het artikel van Chris Hurley in deze bundel pp. 130-148.
124
THEO THOMASSEN KLASSIEKE TOEGANGEN OP ARCHIEVEN: EEN OVERZICHT
61 Terry Cook, 'What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm
Shift' in: Horsman e.a. Paradigma 56
62 Terry Cook, 'The Concept of the Archival Fonds in the Post-Custodial Era: Theory, Problems and
Solutions', Archvaria 35 (Spring 1993) 24-37; Chris Hurley, "What, If Anything, is a Function?" Archives
and Manuscripts 21 (November 1993); Chris Hurley, The Australian ('Series') System. An Exposition'
elders in het jaarboek.
63 Horsman. Archival Description from a Distant View
http://www.asap.unimelb.edu.au/asa/stama/conf/WW KHorsma n.htm
125
