Nieuwe standaards voor de archiefontsluiting
De klassieke toegang is een gestandaardiseerde toegang. De algemene toepassing
van de Handleiding heeft geleid tot een uniform inventarisatieproces, een
uniform product en een uniforme bevraging. Toch vertonen de toegangen die
volgens de klassieke regelen der kunst zijn vervaardigd een grote diversiteit.
Dit doet afbreuk aan een uniforme en universele toegankelijkheid van archieven,
zorgt bij archivarissen en archiefgebruikers voor veel verwarring en onbegrip en
staat de reïntegratie van afgedwaalde en verspreide bestanddelen in de weg.
Het gebruik van ICT maakt de verdere ontwikkeling van beschrijvingsstan
daards nodig en mogelijk. Archivarissen kunnen alleen de duurzaamheid van
digitale procesgebonden informatie garanderen als ze gebruik maken van
beschrijvingsstandaards die onafhankelijk zijn van de gebruikte hardware en
software. Alleen als ze de afzonderlijke entiteiten van het archiefsysteem en hun
onderlinge relaties in gestandaardiseerde vorm beschrijven, kunnen ze de moge
lijkheden van digitale toegangen bij het indexeren, en representeren en doorzoek
baar maken van archiefmateriaal alleen ten volle benutten.
Verdergaande standaardisatie van archiefbeschrijvingen bij toepassing van ICT
biedt nieuwe kansen om de ontsluiting van archieven te stroomlijnen en hun toe
gankelijkheid te vergroten. Gestandaardiseerde beschrijvingen maken
het archivarissen en archiefgebruikers gemakkelijker om de betekenis en het nut
te begrijpen van de essentiële elementen waaruit archiefbeschrijvingen bestaan,
vergemakkelijken de uitwisseling van gegevens over archieven op grotere schaal en
maken de virtuele integratie mogelijk van bestanddelen van archieven die over ver
schillende depots zijn verspreid.52 Verdere standaardisering van de archiefbeschrij
ving is nodig om van de klassieke inventaris een digitale klassieke inventaris te
maken en geeft vervolgens die klassieke inventaris een ander aanzien en meer
gebruiksmogelijkheden.
De internationale standaard voor de gegevensstructuur van toegangen: ISAD (G)
Digitalisering heeft de behoefte vergroot aan een standaard voor de structuur
van archieftoegangen, een standaard voor de elementen waaruit die toegangen
bestaan en van de relaties tussen die elementen. De Committee on Descriptive
Standards van de ICA heeft zo'n standaard ontwikkeld: ISAD(G), de Interna
tional Standard for Archival Description.53 ISAD is niet bedoeld als een voor
schrift waarmee kan worden vastgesteld welke elementen en relaties bij het
beschrijven van archieven wel en welke niet mogen worden gebruikt, maar een
model waarin in principe alle mogelijke relevante elementen en relaties kunnen
worden ondergebracht.
ISAD is een beschrijvingsstandaard die aansluit bij de methode van de multi
level description. De manier waarop ISAD-inventarissen archieven representeren
verschilt niet fundamenteel van de manier waarop inventarissen dat doen die die
volgens de beschrijvingsstandaard van de Handleiding zijn gemaakt. Zowel de
Handleiding als ISAD ondersteunen tegelijkertijd het intellectuele en het fysieke
beheer van archief en uniformeren tegelijkertijd de beschrijving en de bevraging.
Het belangrijkste verschil is eigenlijk, dat de Handleiding meer gericht was op
een literair ambachtelijke productiewijze en een de presentatie van lopende tekst,
terwijl ISAD gemaakt is om ook de geautomatiseerde bewerking van digitale
documenten te ondersteunen. Het ISAD-model is (overdreven gezegd) het model
van de Handleiding geschikt gemaakt voor een digitale omgeving.54
In de overeenkomst van ISAD met de klassieke inventarisatiestandaard ligt
ook zijn beperking. ISAD legt de nadruk bij de archiefbeschrijving traditiege
trouw niet op de ontstaanscontext van de archiefstukken maar op de archiefstuk
ken zelf, niet op de dynamiek van de werkprocessen die het archief genereren,
maar op het statische karakter van archief dat zijn actuele betekenis heeft ver
loren. Bovendien is het model dat aan ISAD ten grondslag ligt, zoals Horman
terecht opmerkt, een top-down-model. Het is "too static, too rigid an archival
construct, which does not reflect the reality of record creation. Records, created
in a series of organically interrelated business processes, form a fonds; a fonds
is to be defined bottom-up, rather than top-down."55
Authority control: ISAAR (CPF)56
Het gebruik van beschrijvingsstandaards als ISAD(G) vraagt om de standaardisa
tie van de informatie die uniform en dus gecontroleerd moet worden verstrekt,
zoals plaatsaanduidingen, landen en talen, de namen van personen, families en
organisaties en onderwerpen. Zo'n standaard is inmiddels ontwikkeld door de
ICA Committee on Descriptive Standards: ISAAR(CPF), de International
Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families.
Op dit moment is ISAAR nog slechts een hulpmiddel bij ISAD, een instrument
voor authority control op vooral eigennamen. In de toekomst zou ISAAR echter
meer dan nu het geval is een meer zelfstandig onderdeel van het archiefbeschrij
vingssysteem kunnen worden.
ISAAR is een beschrijvingsstandaard die aansluit bij de methode van authori
ty control. Deze methode maakt het archivarissen mogelijk om informatie over
personen, families en organisaties die in klassieke middelen tot ontsluiting deel
uitmaakt van de toegangen zelf in afzonderlijke databases te bewaren. Dergelijke
databases kunnen zo worden opgezet dat ze doorverwijzen naar toegangen en dat
ze kunnen dienen als hulpmiddel bij het vervaardigen van toegangen op archie
ven, en met name op ingewikkelde archieven waarvan de bestanddelen op ver
schillende plaatsen worden beheerd. Die mogelijkheden zouden optimaal
kunnen worden benut als dergelijke databases nationale of zelfs internationale
dimensies zouden hebben (waarbij we de fysieke en conceptuele problemen die
dergelijke monsterdatabases aankleven gemakshalve buiten beschouwing laten).
Dit geldt ook en misschien nog meer voor andere standaards die nog in ont
wikkeling zijn, zoals de standaard voor het beschrijven van competenties, func
ties, taken en transacties.57 Zo'n standaard kan de afzonderlijke opslag en
benutting bevorderen van gegevens over de context van herkomst van archiefdo
cumenten, waardoor complexe relaties tussen actoren, handelingen en archief
documenten beter kunnen worden gepresenteerd.
In een dergelijk systeem is van een klassieke toegang geen sprake meer.
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
52 http://www.dlib.org/dlib/november99/.
53 ISAD(G) (tweede herziene uitgave) is te vinden op: http://www.hmc.gov.uk/icacds/icacds.htm.
54 Dit is de uitkomst van nog niet gepubliceerd onderzoek dat ISAD-specialist Kent Haworth in 2001 in
Nederland heeft verricht..
122
THEO THOMASSEN KLASSIEKE TOEGANGEN OP ARCHIEVEN: EEN OVERZICHT
55 Horsman. Archival Description from a Distant View
http://www.asap.unimelb.edu.au/asa/stama/conf/WWKHorsman.htm
56 ISAAR(CPF) is te vinden op: http://www.hmc.gov.uk/icacds/icacds.htm.
57 Hierop heeft Bearman al gewezen in 1989: "Authority Control Issues and Prospects", American Archivist 52
(1989) 286-299.
123
