Inhoudsopgave en agenda
De inhoudsopgave is volgens het Lexicon (91) een specificatie van de inhoud van
een archiefbestanddeel in de volgorde die in het bestanddeel heerst. De volgorde
in een inhoudsopgave van een register is dus chronologisch, omdat de documen
ten in een register in chronologische volgorde zijn ingeschreven. Vroeger werd de
inhoudsopgave tafel genoemd.
Een bijzondere vorm van de inhoudsopgave is het repertoire. Deze term is
volgens het Lexicon (91 toel.) in gebruik "bij notarissen, kantoren van registratie
en het kadaster, alsmede in de negentiende-eeuwse gemeente-administratie" voor
een chronologische lijst of staat van akten die in de desbetreffende periode zijn
gepasseerd. Het repertoire identificeert de akten niet alleen, maar geeft er ook
uitgebreide analyses van op de wijze van een repertorium.
Een agenda is volgens het Lexicon (89) een staat waarop in chronologische
volgorde met behulp van een doorlopende nummering aantekening wordt gehou
den van het inkomen, afdoen en uitgaan van stukken. Tot de invoering van
elektronische postinschrijvingssystemen was hij in kleine organisaties, waar de
stukken meestal in chronologische volgorde in één serie worden opgeborgen, het
meest gebruikte hulpmiddel bij de postregistratie. Een agenda loopt over een
kalender- of dienstjaar.
De indicateur is een bijzondere vorm van de agenda, namelijk een agenda die
bovendien de plaats van de stukken in het archief aangeeft (Lexicon 90). Dat is
nodig als het correspondentiearchief niet uit maar één serie bestaat, waarin dus
de volgorde van de agenda heerst, maar uit meer series. In dat geval moet de
agenda aanwijzingen bevatten tot welke series de afzonderlijke brieven zijn
gebracht. Vanaf ca. 1950 werd de indicateur veelal vervaardigd met behulp van
een fichedoorschrijfsysteem, waarbij van elke inschrijving met behulp van car
bonpapier één tot drie kopieën werden gemaakt, die werden gebruikt bij de voort-
gangs- en afdoeningscontrole. Dit systeem is nu bijna overal door een systeem
van digitale postregistratie vervangen.
Indices en repertoria
Een index is een toegang die een opgave bevat van documenten of gegevens in
één of meer archiefbestanddelen volgens een andere systematiek dan die heerst
in die bestanddelen zelf, onder verwijzing naar de vindplaatsen (Lexicon 92; con
ceptterminologie 70). Een type dat vooral in de oudere archieven erg veel voor
komt is de systematische of alfabetische index op een (chronologisch geordend)
register. Verwijzingen naar vindplaatsen hebben in dergelijke indices de vorm van
een volgnummer of een datum.
Eén index kan één archiefbestanddeel ontsluiten en heet in de terminologie
van het ancien régime dan een particuliere index. Maar hij kan ook verscheidene
opeenvolgende archiefbestanddelen of verscheidene parallelle archiefbestandde
len toegankelijk maken. Om het opzoeken te vergemakkelijken worden indices
op opeenvolgende registers of de belangrijkste verwijzingen daaruit wel gecumu
leerd tot een generale index over meer jaren. Dergelijke generale indices worden
niet alleen door de archiefvormer, maar ook door archivarissen bewerkt.46
Het schoolvoorbeeld van indices die verscheidene parallelle archiefbestanden
ontsluiten zijn de indices op de banden met verbalen (besluiten met bijlagen),
die de grote massa vormen van de negentiende-eeuwse departementsarchieven.
In deze indices zijn de beschrijvingen van die verbalen met de verwijzingen naar
hun vindplaats systematisch ingedeeld in rubrieken, terwijl de verbalen zelf
chronologisch zijn geordend.47 Een ander voorbeeld zijn de indices op twintigste-
eeuwse zaaksgewijs geordende archieven die meer dan één dossier ontsluiten. Ze
worden bewerkt op basis van de trefwoorden die aan de dossiers en de documen
ten in die dossiers zijn toegekend. Zowel de indices op de verbalen als de indices
op de dossiers vormen niet een nadere toegang, maar de primaire toegang tot het
archief.
Indices kunnen na de voltooiing van het archiefbestanddeel worden vervaar
digd, maar als het gaat om indices op optekeningen (records) ook meteen al bij
het optekenen. Het laatste is vooral het streven van grotere organisaties, die de
indices op hun besluiten en hun correspondentie niet alleen willen gebruiken
voor referentie achteraf, maar ook als een middel tot voortgangs- en afdoenings
controle. De indices op de verbalen en de dossiers in verbaal- en dossierarchieven
bijvoorbeeld worden dagelijks bijgehouden.
Om het zoeken te vergemakkelijken en indicering parallel te kunnen laten
lopen met registratie, gaan administraties er al gauw toe over om indexsystemen
te standaardiseren, dat wil zeggen de rubrieken, de trefwoorden en hun volgorde
te controleren. Deze standaard zien we in de uiteindelijke index terug als
inhoudsopgave, die tafel der respecten, hoofdenlijst of lijst van respecten wordt
genoemd. Zijn de indices nog omvangrijker, dan is zo'n hoofdenlijst niet meer
toereikend en moet de index zelf worden geïndiceerd, veelal op trefwoorden en
namen. Deze alfabetisch ingerichte indices worden klappers (Lexicon 92, laatste
alinea) genoemd.
Het repertorium (Lexicon 93) is een index waarin de trefwoorden zijn aange
vuld met analyses van de teksten waarnaar wordt verwezen. Verwezen wordt naar
pagina's of data. In ruimere zin wordt de term repertorium ook gebruikt voor de
lijst van analyses per serie, die werd aanbevolen als alternatief voor de regesten-
lijst door Dekker, die stelde dat toegangen per serie vaak de voorkeur verdienen
boven één toegang op een heel archief. Voorbeelden van dergelijke repertoria, die
bestaan uit een beknopte weergave van de inhoud van in een archiefbestanddeel
voorkomende teksten, zijn de chronologische lijsten van de geëxtendeerde sen
tentiën van de Grote Raad van Mechelen bewerkt door De Smidt en gepubliceerd
door de Vereniging ter bestudering van het oud-vaderlands recht48 en de Reso-
lutiën van de Staten-Generaal, gepubliceerd in de nieuwe serie van de RGP.49
Regestenlij sten en correspondentenlijsten
Een regestenlijst is een chronologische lijst van regesten van akten en in het bij
zonder van uitgegeven oorkonden, hun optekeningen, registraties en kopieën,
die een bepaalde relatie met elkaar hebben, bijvoorbeeld doordat zij betrekking
hebben op hetzelfde object of op dezelfde plaats, toebehoren aan dezelfde eige
naar, door dezelfde persoon of instelling zijn uitgevaardigd, uit dezelfde kanse-
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
46 Otten, Nadere toegangen 212-213.
47 Otten, Nadere toegangen 210-212.
48 Ook: J.Th. de Smidt (red.), Inventaris en beschrijving van de processtukken (dossier) behorende tot de beroepen
van Holland, 10 dln., Amsterdam 1964-1976.
118
THEO THOMASSEN KLASSIEKE TOEGANGEN OP ARCHIEVEN: EEN OVERZICHT
49 Resolutiën der Staten-Generaal. Nieuwe reeks, 1610-1625. Bewerkt door A.Th. van Deursen, J.G. Smit en J.
Roelevink. 's-Gravenhage 1971-1994.
119
