de plaatsing in de archiefbewaarplaats. De conceptterminologie (158) voegt daar
nog aan toe dat de plaatsingslijst doorgaans niet uit de volledige archivistische
beschrijvingen bestaat. Hoewel de plaatsingslijst in de eerste plaats een beheer
functie heeft, fungeert hij ook wel als voorlopige inventaris. Het synoniem maga-
zijnstaat is in 1983 buiten gebruik gesteld.
De archief inventaris, ook wel de klassieke of wetenschappelijke inventaris
genoemd, is volgens het Lexicon (109) "een systematisch ingedeeld geheel van
beschrijvingen van de bestanddelen van een archief". Hij geeft anders gezegd een
systematisch overzicht van de archiefbestanddelen en hun onderlinge relaties
onder vermelding van de fysieke vindplaats van die bestanddelen. Hij is bedoeld
als wegwijzer door het archief en is niet gericht op de inhoudelijke ontsluiting
ervan. De bewerking van deze inventaris verloopt volgens een strikt formele en
gecodificeerde methode.
De dossierinventaris (Lexicon 109, de laatste alinea van de toelichting) is een
inventaris die alleen dat deel van een archief beschrijft dat uit dossiers bestaat.
Hij bevat beschrijvingen van alle dossiers, ook van die dossiers die zijn vernietigd,
en kan dus worden gebruikt niet alleen om vast te stellen welke dossiers er zijn,
maar ook om vast te stellen welke dossiers er geweest zijn. Later kunnen ook be
schrijvingen van andere archiefbestanddelen (series) eraan worden toegevoegd.
Dossierinventarissen zijn de gebruikelijke toegang op zaaksgewijs geordend
archief tijdens de dynamische periode. Ze worden meestal per tienjarenblok ver
vaardigd. Ze hadden in het papieren tijdperk meestal de vorm van een losbladige
inventaris, die eerst werden omgezet in een VVA-inventaris, om na overdracht
van het archief door een fonkelnieuwe klassieke archiefinventaris te worden
vervangen. Tegenwoordig hebben ze meestal een database-structuur die zich
bij overdracht niet meer in een klassieke inventaris laat omzetten.
De tabellarische inventaris is een inventaris in tabelvorm. De inventaris
Hingman van de kaartencollectie van het Algemeen Rijksarchief is een goed
voorbeeld. Hij moet praktisch gesproken tot de preklassieke toegangen worden
gerekend, omdat dit type inventaris geen genade vond in de ogen van de bewer
kers van de Handleiding. In par. 40 velden zij een vernietigend oordeel: "Het is
even weinig mogelijk een geheelen inventaris te dwingen in het keurslijf van een
tabel als om hem de vorm te geven van een gedicht." Het fenomeen dook echter
weer op in 1985 met de inventaris van Thomassen van de registers van resoluties
van de Staten-Generaal.40 Uiteindelijk heeft de informatietechnologie van nage
noeg alle inventarissen tabellarische inventarissen gemaakt, al is dat aan de bui
tenkant van de database meestal niet te zien.
De analytische inventaris is in de woorden van Fasel, die er een kritische
beschouwing aan wijdde, een archiefinventaris waarin behalve beschrijvingen
van archiefbestanddelen ook inhoudsopgaven van deze bestanddelen zijn opge
nomen.41 Fasel had er niet veel mee op. "Als de gebruikers m.i. terecht klagen,
dat onze inventarissen te beknopt zijn, dan zullen wij aan dit billijk verlangen
moeten voldoen door het maken van regestenlij sten, brievenlijsten, indices,
bronnenpublicaties, die niet alleen uit wetenschappelijk, maar ook uit vaktech
nisch oogpunt het beste middel zijn om de gegevens in onze archieven zichtbaar
te maken."42 In een digitale omgeving is een discussie over de vraag of een nadere
toegang in de inventaris of in een bijlage moet worden opgenomen niet relevant
meer.
De generale inventaris is een soort superinventaris waarin de beschrijvingen
van alle inventarissen van de archieven in een bepaald depot of eventueel zelfs
in alle Nederlandse depots bijeen zijn gebracht. DIANA van het rijksarchief in
Den Bosch omvat een database van beschrijvingen van alle archiefbestanddelen
in één depot.43 Een generale inventaris van alle overgedragen archieven in
Nederland bestaat niet en zal ook nooit worden gemaakt. Een aantal praktische,
conceptuele, fysieke en functionele bezwaren tegen dit fantoom werden al in
1986 door Horsman op een rijtje gezet: "Waarom zou je vanuit Terneuzen op een
huiscomputertje in de inventaris van de postduivenvereniging van Rodeschool
willen kijken?"44
Toegangen op microniveau: toegangen op archiefbestanddelen45
Archivistische toegangen op microniveau maken de inhoud zichtbaar van
archiefbestanddelen. Klassieke toegangen op microniveau geven een specificatie
van de archiefdocumenten (optekeningen, records) die in die archiefbestandde
len voorkomen (zoals de inhoudsopgave)van de archiefdocumenten die aan
bepaalde specifieke formele criteria voldoen (zoals de regestenlijst) of van gelijk
vormige elementen die in die documenten voorkomen (zoals de naamklappers op
de registers van de Burgerlijke Stand). Niet-klassieke toegangen op microniveau
daarentegen verwijzen naar inhoudskarakteristieken van archiefbestanddelen
zonder zich al te veel gelegen te laten liggen aan de vorm van de documenten
waaruit die archiefbestanddelen bestaan (trefwoordenindices op dossierarchie
ven). Deze vorm van content indexing is klassieke archivarissen lang een gruwel
geweest vanwege zijn subjectieve karakter. Later is het gebruik van indices voor de
inhoudelijke ontsluiting steeds vaker met een formele, klassieke ontsluiting van
de stukken gecombineerd. Tegenwoordig bevat elk serieus inventarisatieprogram
ma een al dan niet gecontroleerde indiceerfunctie.
Klassieke toegangen op microniveau kunnen op twee manieren de inhoud
van een archiefbestanddeel specificeren: in dezelfde volgorde die in het archief
bestanddeel heerst of -als dat de toegankelijkheid niet voldoende bevordert- in
een andere volgorde. Met behulp van dat onderscheid kunnen onder de toegan
gen op microniveau twee hoofdvormen worden onderscheiden. De eerste hoofd
vorm is de inhoudsopgave, waarin dezelfde orde heerst als in het bestanddeel.
Daarbij sluit zich aan het repertoire en de agenda op een chronologisch geordend
archief. De tweede hoofdvorm is de index, waarin juist een andere orde heerst
dan in het archiefbestanddeel. Datzelfde geldt voor de indicateur en doorgaans
ook voor de regestenlijst en de correspondentenlijst.
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
40Theo Thomassen, 'De resoluties van de Staten-Generaal tabellarisch geïnventariseerd', in: NAB 1985, 78-
89. Bevat ook enkele voorbeelden.
41 W.A. Fasel, 'De analytische inventaris', NAB 1971, 127-131, i.h.b. 127.
42 Ibid. 131.
116
THEO THOMASSEN KLASSIEKE TOEGANGEN OP ARCHIEVEN: EEN OVERZICHT
43 Jan Sanders, 'Naar een toegang zonder drempel: met Diana op jacht' in: Archievenblad jg. 105, nr. 2, mrt.
2001, pp. 20-21.
44 Peter Horsman, 'De technologie van het gezond verstand: het herkonstbeginsel en de computer', NAB
1986, 107-133.
45 F.J.M. Otten, 'Nadere toegangen op archieven', in: NAB 1990, 205-215.
117
