Klassieke toegangen op macroniveau: toegangen tot archiefbewaarplaatsen
Van de toegangen op macroniveau zijn de depotlij sten en de archievenover
zichten de hoofdvormen.
De depotlijst is volgens het Lexicon (107) "een staat, houdende een opsom
ming van de daarin berustende archieven en verzamelingen in de volgorde
waarin deze zijn opgesteld."28 Het synoniem magazijnlijst is in 1983 als archief
term buiten gebruik gesteld. De depotlijst is een typisch beheerinstrument. Hij
geeft antwoord op de vragen: welke archieven heb ik in mijn depot en op welke
plaats kan ik ze daar vinden? Tegenwoordig is de functie van depotlijst één van
de functies van geautomatiseerde archiefbeheersystemen als ABS-Archeion.
Een bijzondere vorm van de depotlijst is de staat van aanwezige archieven: "een
systematische opsomming van de in één of meer archiefbewaarplaatsen aanwezi
ge archieven en verzamelingen, met aanduiding van de jaren, de omvang en de
aanwezige toegangen."29 De staat van aanwezige archieven kan door zijn syste
matische inrichting beter dan de depotlijst ook als toegang voor de archiefgebrui
ker dienst doen. Voorbeelden van een staat van archieven zijn de IISG Index, die
op één bewaarplaats is gemaakt, de lijst van de archieven van de Waalse kerken,
die meer archiefbewaarplaatsen ontsluit, maar zich beperkt tot één type archief
vormer, en het overzicht van De Booy van de bedrijfsarchieven, dat hetzelfde
doet.30 De staat van aanwezige archieven is inmiddels geïntegreerd in de serie
Overzichten van archieven en verzamelingen in de openbare archiefbewaarplaatsen
in Nederland en in geïntegreerde digitale toegangen als die van het IISG.31
Een archievenoverzicht is volgens het Lexicon "een systematische opsomming
van de in één of meer archiefbewaarplaats(en) berustende archieven" (105).32
Waar de beheerder genoeg heeft aan depotlijsten, heeft de onderzoeker graag
een instrument ter beschikking dat hem bij het onderzoek meer houvast biedt.
En aan die behoefte hebben de opeenvolgende generaties archievenoverzichten
steeds meer proberen te voldoen. Met deze ontwikkeling gaat een geleidelijke
schaalvergroting gepaard. Gaf het eerste archievenoverzicht nog maar het over
zicht van één depot (het rijksarchiefdepot in Den Haag), latere overzichten
hadden betrekking op alle rijksarchieven of alle gemeentearchieven en tenslotte
zelfs alle archiefbewaarplaatsen in Nederland. Die ontwikkeling is niet zonder
horten of stoten gegaan en heeft op de moeizame weg naar de volledigheid nog
verschillende tussenvormen gebaard, zoals het archievenoverzicht per type
archiefvormer.33
De serie gedrukte archievenoverzichten die in de jaren 1979-1992 onder
eindredactie van Ketelaar verscheen34 biedt het breedste overzicht tot dusver en
is bovendien gedetailleerder en meeromvattend dan al zijn voorgangers. Van dit
grote overzicht hebben verscheidene diensten afzonderlijke uitgaven laten
maken, voorzien van een meer uitgebreide op de eigen instelling toegesneden
inleiding en illustratiemateriaal. Omdat het laatste deel, dat de archieven van
de categoriale archiefbeherende instellingen zou beschrijven, lang op zich liet
wachten, hebben enkele van die instellingen hun eigen overzichten bewerkt, die
duidelijk zijn aangepast aan de aard van het door hen beheerde materiaal.35
In 1992 is ook dit laatste deel van de serie archievenoverzichten verschenen.36
De Overzichten van archieven en verzamelingen enz. is ongetwijfeld de laatste
serie archievenoverzichten die in Nederland in druk zal verschijnen. Steeds meer
archiefbeherende instellingen zijn er al toe overgegaan om hun archievenover
zichten digitaal aan te bieden.37 Ook een geautomatiseerd landelijk archieven
overzicht, dat veel meer mogelijkheden biedt dan gedrukte overzichten38, lijkt er
nu eindelijk aan te komen. De DIVA heeft een gegevensmodel laten opstellen
voor een digitaal overzicht van alle Nederlandse archiefbestanden, het Integraal
Digitaal Archievenoverzicht (IDA). In 2002 zal met de bouw van IDA worden
begonnen.39 Het al ook de opneming toelaten van beschrijvingen op serieniveau
en van andere handige hulpmiddelen dan een overzicht van archieven kunnen
bevatten. In volle glorie zal het dus de grenzen tussen de klassieke niveau's
(macro, meso en micro) overschrijden en ook de grenzen tussen verschillende
typen toegangen en gidsen. Bovendien zullen de archiefvormers en de door hen
gevormde archiefbestanden in dit digitale overzicht conceptueel duidelijk van
elkaar zijn onderscheiden. Oplevering van dit systeem zal dan ook het einde
van het klassieke archievenoverzicht inluiden.
Klassieke toegangen op mesoniveau: toegangen op archieven
Van de toegangen op mesoniveau zijn de plaatsingslijst en de archiefinventaris
de hoofdvormen.
Een plaatsingslijst van een archief is volgens het Lexicon (108) een staat hou
dende een opsomming van de bestanddelen in een volgorde die bepaald is door
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
28 In de conceptterminologie is een depotlijst 'een staat van archiefblokken aanwezig in een archiefdepot'
(70).
29 Ketelaar, Moderne ontsluiting 249.
30 Index of the Archives and Collections of the International Institute of Social History, Amsterdam 1981; S.J.
Fockema Andreae, 'Archives des Eglises Wallonnes des Pays Bas. Liste sommaire avec quelques notices
in NAB 57 (1952/1953) 105-121 E.P. de Booy en A.J. Looyenga, Overzicht van archieven van particuliere
ondernemingen berustende in openbare archiefbewaarplaatsen, Den Haag 1972.
31 F.C.J. Ketelaar e.a., Overzichten van archieven en verzamelingen in de openbare archiefbewaarplaatsen in
Nederland, Alphen aan de Rijn 1979-; http://www.iisg.nl/archives/index.html
32 De concept-terminologie definieert het archievenoverzicht als een 'systematisch ingedeelde staat van
archieven en archivistische kenmerken en van verzamelingen' (132).
33 Zie Peter Horsman, 'Eenheid in verscheidenheid: de smalle weg naar een nationaal archievenoverzicht
elders in dit Jaarboek. Wie de ontwikkeling zelf wil volgen raadplege de achtereenvolgende archievenover
zichten en met name de inleidende verantwoordingen. R. Bakhuizen van den Brink, Overzigt van het
Nederlandsche Rijksarchief, 's-Gravenhage 1854; R. Fruin. 'Overzicht van den inhoud van het Algemeen
Rijksarchief met opgave van den inventarissen', in: Verslagen van 's-Rijks Oude Archieven (VROA) XL IX
(1926); The General State Archives and their contents, 's-Gravenhage 1932; D.P.M. Graswinckel e.a.,
De Rijksarchieven in Nederland, Groningen 1953; L.P.L. Pirenne, De Rijksarchieven in Nederland,
114
THEO THOMASSEN KLASSIEKE TOEGANGEN OP ARCHIEVEN: EEN OVERZICHT
's-Gravenhage 1973. Voor de gemeenten en waterschappen: A. Ie Cosquino de Bussy, W.L. Formsma en
B. van 't Hoff, Gids voor de archieven van gemeenten en waterschappen in Nederland, 2 dln. Groningen 1942,
1945. Opmerkelijke tussenvormen zijn de overzichten van G.H.C. Breesnee van de notariële en rechterlijke
archieven op het Algemeen Rijksarchief: 'De notariële archieven welke in de bewaarplaats van het
Algemeen Rijksarchief berusten', in: VROA 48 (1925) I, 317, 715; 'Archieven van rechterlijke colleges,
alleensprekende rechters en rechterlijke ambtenaren gefungeerd hebbende in de provincie Zuid-Holland',
in: Inventarissen van 's Rijks Oude Archieven (IRA), 1928) 115-180). Eveneens een tussenvorm is De archie
ven van de Nederlandse Hervormde kerk in korte overzichten, 2dln., Leiden 1960 en 1974.
34 Zie noot 31.
35 Bijv. Mies Campfens, De Nederlandse archieven van het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis te
Amsterdam, Amsterdam 19892; Jaap Haag and Atie van der Horst (eds), Guide to the International Archives
and Collections at the IISH, Amsterdam, Amsterdam 1999.
36 Dl. 14: H.J.H..A.G. Metselaars (red.), De particuliere archieven in Nederland, Houten 1992.
37 Een overzicht is te vinden op: http://www.divakoepel.nl/pro/ida/ida_sit.html.
38 F.C.J. Ketelaar, Ontsluiting van archieven 33-34.
39 Zie: http://www.divakoepel.nl/pro/ida/ida_index.html
115
