zing naar de plaats waar ze kunnen worden aangetroffen.1 De volgorde van de
beschrijvingen in die toegang wordt in overeenstemming gebracht met de vol
gorde van de archiefbestanddelen zelf en als dat niet meer toereikend is dan
worden er zelfs toegangen gemaakt waarin een andere orde heerst dan in het
archief en waarin elke beschrijving van een verwijzing naar de vindplaats moet
zijn voorzien.
Ontsluiten met behulp van nadere toegangen
De klassieke archivistiek maakt een onderscheid tussen toegangen en nadere toe
gangen. Toegangen ontsluiten archieven tot op het niveau van de afzonderlijke
archiefbestanddelen en nadere toegangen ontsluiten de afzonderlijke archiefbe
standdelen zelf. Hoewel dit onderscheid objectief bepaald lijkt door de structuur
van de archieven zelf, verraadt het ook de objectgerichtheid en de top-down-
benadering van de klassieke ontsluitingsmethode. Volgens Muller, Feith en Fruin
moest de archivaris eerst het archief ontsluiten met een inventaris en daarna het
archiefbestanddeel met een nadere toegang en met die ontsluitingsstrategie
bepaalden ze ook de bevragingsstrategie van de archiefgebruiker.
Of een ontsluitingsmiddel een toegang is of een nadere toegang wordt in feite
in de eerste plaats bepaald door zijn functie en pas in de tweede plaats door zijn
vorm. Dit kan goed worden toegelicht aan de hand van de regestenlijst. De rege-
stenlijst is naar zijn vorm niets anders dan een lijst van regesten, terwijl zijn
functie die van toegang of van nadere toegang kan zijn. De regestenlijst uit de
pre-klassieke archivistiek was een primaire toegang op een bepaalde verzameling
charters (in Nederland doorgaans de charters in een bepaald archiefdepot). De
klassieke regestenlijst daarentegen is een nadere toegang op de charters die deel
uitmaken van de archiefbestanddelen die in één inventaris worden beschreven.
In de klassieke terminologie is de nadere toegang dus niet een toegang van
een bepaald type, maar een toegang die in de ontsluitingsstrategie een secundaire
functie heeft. Dat brengt enige verwarring mee. Een index bijvoorbeeld is een
nadere toegang als hij bijvoorbeeld een register ontsluit, maar ook een primaire
toegang als hij bijvoorbeeld de verbalen in een verbaalarchief toegankelijk maakt.
Om deze verwarring te vermijden zal in dit overzicht het gebruik van het begrip
nadere toegang zelf worden vermeden.
In de postklassieke archivistiek verliest het onderscheid tussen toegang en
nadere toegang helemaal haar betekenis, niet alleen bij digitaal archief, waar het
hele begrip toegang in de klassieke betekenis niet meer toepasselijk is, maar ook
bij papieren archief dat met digitale toegangen wordt ontsloten. Voorbeelden zijn
de digitale toegangen die zijn ontwikkeld door het Rijksarchief in Noord-Brabant
(DIANA) en het gemeentearchief Leiden (Carln). DIANA gaat uit van het archief
bestanddeel en niet van het archief en heeft de klassieke top-down-benadering dus
door een bottom-up-benadering vervangen, terwijl Carln beide benaderingen
combineert.2 Het is natuurlijk niet toevallig dat bij de ontwikkeling van deze
digitale toegangen anders dan in de periode van de Handleiding het zoekgedrag
van de archiefgebruikers uitgangspunt is geweest.
Bronvervangende ontsluiting
Ordening is een voorwaarde voor raadpleegbaarheid. We kunnen daarbij denken
aan de ordening van de stukken en aan de ordening van de beschrijvingen van
die stukken in een toegang, maar ook kan de toegankelijkheid worden bevorderd
door het vervaardigen van bronvervangers waarin een andere ordening heerst
dan in het archief zelf. In recueils bijvoorbeeld kunnen akten en andere stukken
van belang die in het archief niet in hun logische verband zijn geplaatst in een
thematische of geografische orde zijn afgeschreven, in microfilms van chronolo
gisch geordende brievenboeken kan een ordening zijn aangebracht naar geogra
fische herkomst3, in sommige oorkondenboeken zijn oorkonden die geografisch
waren geordend in chronologische volgorde gepubliceerd en in bepaalde bron
nenuitgaven zijn chronologisch geordende besluiten thematisch geordend 4.
Bronvervangers en toegangen zijn typen hulpmiddelen die in elkaar kunnen
overgaan: hoe uitvoeriger de toegang is des te meer hij de bron gaat vervangen
en hoe meer in een surrogaatbron wordt weggelaten, des te des te meer hij op
een toegang gaat lijken.
Ontsluiten met behulp van thematische archiefgidsen
Een ander instrument waarmee archiefgebruikers in staat worden gesteld om de
archiefstukken op te sporen die voor hun onderzoek van belang kunnen zijn, is
de thematische archiefgids, een systematisch overzicht van de archiefbronnen
die het meest relevant worden geacht voor de beantwoording van een bepaalde
vraag.5 Thematische archiefgidsen worden in de eerste plaats gestructureerd door
een onderzoeksvraag en pas in de tweede plaats door de context, de structuur en
de vorm van het materiaal, die vooral als referentie worden gebruikt. Ze bevatten
gegevens die niet zijn geselecteerd op basis van formele kenmerken van het
archiefmateriaal zelf. Ze zijn selectief en subjectief in de afbakening van de
onderzoeksvraag, in de selectie van potentiële vindplaatsen en in de selectie van
relevante bronnen, wat om een degelijke verantwoording vraagt van de keuzes
en de criteria die eraan ten grondslag zijn gelegd.
De archiefgids die in de hoogtijdagen van de klassieke inventaris het meest
populair was en ook direct op die klassieke inventaris aansluit is de thematische
gids die zes elementen bevat, te weten (1) een algemene inleiding, waarin de
bewerker zijn werkwijze en met name zijn keuzes verantwoordt, (2) een histo-
risch-institutioneel overzicht van de relevante archiefvormers, (3) een overzicht
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
1 Theo H.P.M. Thomasen, 'Een korte introductie in de archivistiek', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en
T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. Jaarboek 1999 van de Stichting
Archiefpublicaties ('s-Gravenhage, 1999) 15. De Terminologie van Nederlandstalige archieftermen, conceptver
sie op www.kvan.nl juli 2001, 131 geeft een drieledige omschrijving van toegang (1) Staat van beschrij
vingen, (2) Staat van gegevens in archiefbescheiden en (3) uiteenzetting omtrent context, structuur of
gebruiksmogelijkheden van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel.
2 Over beide systemen zie Theo Thomassen, 'De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de
toegankelijkheid' (incl. de literatuurverwijzingen), in deze bundel pp. 21-22.
3 Bijvoorbeeld de microfilms van de banden met uit Batavia overgekomen brieven en papieren in het archief
van de VOC.
104
THEO THOMASSEN KLASSIEKE TOEGANGEN OP ARCHIEVEN: EEN OVERZICHT
4 Bijvoorbeeld de oudere, door Japikse bewerkte jaargangen van de RGP-editie van de resoluties van de
Staten-Generaal (bewerkt volgens het door Van Riemsdijk opgestelde plan).
5 De terminologie is diffuus. Het Lexicon (114) definieert archiefgids als 'een hulpmiddel voor archiefge
bruikers, dat aangeeft welke archieven archiefbestanddelen bruikbaar zijn voor een bepaald soort onder
zoek', een definitie die vooral op de thematische archiefgids van toepassing is. De conceptterminologie
(133) definieert de archiefgids daarentegen als 'Uiteenzetting betreffende de gebruiksmogelijkheden voor
een bepaald type onderzoek van de archieven en collecties', en stelt de archiefgids dus min of meer gelijk
met de archiefanalyse.
105
