Klassieke toegangen op archieven:
een overzicht
and the beginning of a new conceptual association of archival description
with standards.
From this very brief excursus it appears that the historical evolution of the
concept of description is directly linked to two elements: (1) the relationship
between archival material and its creator, and (2) the type of user of archival
material. These elements have influenced the purpose of description, its process
and products and its relationship with other archival activities. Thus, the pur
pose of description has gone from creating surrogates of the documents and
providing an account of the holdings to serving society's perpetual memory
and providing evidence of the existence of the record; from guiding scholarly
research and determining the most useful arrangement of records to revealing
the intellectual order of physically disordered or meaninglessly ordered material;
and finally, from aiding the archivist in conducting research for the scholar to
guiding any kind of user in her/his independent research through illuminating
die contextual relationships and the inner history of the records. The products of
description have gone from analytical repertories and lists to guides and calen
dars, and from inventories by physical and intellectual form (or theme) to struc
tural inventories. In the process, description has changed its relationship with
arrangement more than once, and has itself undergone an internal fragmenta
tion. The result of this fragmentation is that description proper (that is, the
representation of the records in their contextual relationships) has been distin
guished and separated from the preparation -in both the records and the archi
ves management context- of internal instruments of administrative, legal and
physical control, and from the creation -specifically in the archival context- of
tools of retrieval, access and exploitation of the records by external users. Given
the variety of descriptive instruments which result from these three activities
(i.e., preservation of meaning, exercise of control, and provision of access), it is
possible to say that, taken together, they mirror all the ideas that have been asso
ciated with the term "description" through the centuries. It is very possible that
the new technologies and the records created will bring about both a reintegra
tion of the three activities into a unified concept of description which has enti
rely absorbed arrangement, and the production of one principal, multipurpose
descriptive instrument.
By studying the origin and development of the concept of archival description,
the main question addressed here was whether description has always been
a major archival function. The conclusion is that description has never been
an archival function. Instead, it has been one of the means used to accomplish
the only two permanent archival functions: (1) preservation (physical, moral
and intellectual) and (2) communication of archival documents, that is, of
the residue and evidence of societal actions and transactions. This is probably
the reason why there is no universally recognized conceptualization of archival
description, no steady progress in its use, and not even linear development in
its application. Description has been carried out or not carried out depending
on specific needs and conditions, attitudes and requirements, and its products
have consistently reflected the conceptions about archives held by the society
of the time.
In een doolhof verdwaal je confortabeler
dan in een woestijn.
Gerrit Komrij
Middelen tot ontsluiting van papieren archief
Ontsluiten door middel van archieftoegangen
Wie belangrijke papieren goed wil bewaren en gemakkelijk wil terugvinden bergt
ze netjes op in mappen, ordners, bureauladen, boekenkasten, zolders en nacht
kastjes en voorziet deze zonodig van opschriften en etiketten. Die aanpak werkt
meestal wel op de korte termijn. Op de langere termijn wordt hij minder effec
tief. Het is soms moeilijk te bepalen welke papieren bij elkaar moeten blijven, het
ontbreekt de eigenaar veelal aan de tijd en de discipline die nodig zijn om alles
op orde te houden, men vergeet op zeker moment wat bepaalde stukken te bete
kenen hebben, waarom men ze bewaard heeft en zelfs dat men ze bewaard heeft.
Uiteindelijk raken de oudere stukken zoek, raakt het archief in wanorde en blijft
het nageslacht zitten met een hoop losse papieren en een ordeloze verzameling
anonieme portretten en vakantiekiekjes die in hun vroegere samenhang een
persoonlijke familiegeschiedenis representeerden.
Wie een niet al te groot archief voor eigen gebruik toegankelijk moet maken,
kan met een handige ordening van de stukken een heel eind komen. Maar als het
archief groter en complexer wordt, als het moet worden bevraagd vanuit uiteen
lopende vraagstellingen door meer personen en zelfs door personen voor wie het
archief oorspronkelijk helemaal niet was bedoeld, dan moeten er andere maat
regelen worden genomen. Organisaties van enige omvang stellen een speciale
archiefbeheerder aan, die de archiefvorming en -ordening en dus ook de bevra
ging van het archief aan vaste regels bindt. Om ervoor te zorgen dat men archief
stukken ook in de toekomst nog kan terugvinden en interpreteren, gaat men
bovendien gegevens vastleggen over die stukken zelf, over de stukken waarmee
ze in een logisch verband staan en over de werkprocessen die de aanleiding zijn
geweest tot hun ontstaan. Er wordt met andere woorden een toegang gemaakt.
De bestanddelen van het archief worden systematisch beschreven onder verwij-
DE KLASSIEKE ONTSLUITING EN HAAR ONTWIKKELING
102
THEO THOMASSEN
Als uitgangspunt van dit artikel heeft gediend: Theo Thomassen, "Classificatie van toegangen", in:
Blokboek ARK 2.5 Archiefbewerking, Amsterdam, Hogeschool van Amsterdam, 1997. Ik ben dank verschul
digd aan Peter Horsman voor zijn kritische commentaar op een eerdere versie van deze tekst.
103
