praktische en geleidelijke overgang van onderop.
In navolging hiervan wordt nu, zoals al kort aangeduid, gewerkt aan een uitwis
selingsformaat voor de beschrijving van context ofwel van organisaties, families
en personen. Daarbij wordt de International Standard Archival Authority Record
for Corporate Bodies, Persons, and Families (ISAAR (CPF)) als uitgangspunt
genomen. Dit wordt Encoded Archival Context (EAC) genoemd. Evenmin als
ISAD/G is ISAAR (CPF) echt geschikt voor een digitale wereld, maar zij bieden
wel een basis. In samenhang met de ontwikkeling van EAC wordt ook veel aan
dacht besteed aan de relaties tussen de entiteiten, waarvoor waarschijnlijk een
apart Document Type Definition (DTD) gemaakt wordt, genaamd Encoded
Archival Relationship (EAR), terwijl ook de ontwikkeling van een DTD voor de
beschrijving van functies of activiteiten (EAF) is gepland. Op die manier wordt
geleidelijk gewerkt aan de opbouw van een driedimensionaal beschrijvingsinstru
ment van de archiefbescheiden en hun (ontstaans- en ook beheers)context, dat
aansluit bij het model van Monash.
In Nederland is er het project van de zogenaamde 'Handelingenbank', dat tot
doel heeft institutionele gegevens over archiefvormende instellingen en functio
narissen vast te leggen. Het richt zich vrijwel uitsluitend op overheidsinstellingen
en niet op de private sector of personen of families, hoewel het in principe ook
daarop toepasbaar zal zijn. De reden is gelegen in het feit dat het uit het PIVOT-
projectis voortgekomen. In de Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO's) is op
beschrijvende wijze de institutionele geschiedenis van overheidsinstellingen
weergegeven, zodat op basis van die kennis de essentiële taken of bedrijfsproces
sen (de zgn. 'handelingen') kunnen worden geïdentificeerd waarvan de archief
bescheiden bewaard zouden moeten worden. Vervolgens kan dan de feitelijke
selectie van die cultuurhistorisch waardevolle archiefbescheiden plaatsvinden.
Hoewel de werkwijze van PIVOT in de eerste plaats gericht is op de selectie van
archiefbescheiden, biedt zij tevens aanknopingspunten voor de structurering van
een archief. Het ordenen van de bij de uitvoering van taken ontvangen en opge
maakte documenten volgens die taken (of 'handelingen') lijkt immers het meest
logisch en in lijn met behoeften van de organisatie zelf. Ook hier heeft de toepas
sing van ICT de nodige gevolgen voor de wijze waarop taken worden uitgevoerd
en voor de bijbehorende informatievoorziening.
Door de gegevens over taken, organisaties, de daarbij ontvangen en opgemaakte
documenten en hun onderlinge relaties gestructureerd op te slaan, zoals uitein
delijk de bedoeling is in het geval van de 'Handelingenbank', ontstaat een
belangrijk hulpmiddel voor systematisch zoeken.
Deze contextbeschrijving biedt op tweeërlei wijze een ingang tot
de informatiebronnen:
1)Men kan de beschrijving van de entiteiten en hun onderlinge relaties
(de structuur van de context) gebruiken om te zoeken en te navigeren
en op die manier archieven of informatiebronnen te lokaliseren
2) De weerspiegeling van de activiteiten en hun afhandeling in de structuur
van het archief en de onderlinge relaties tussen archiefbescheiden biedt de
mogelijkheid om binnen de archieven of informatiebronnen nader te zoeken.
64
Dankzij de technologie hoeft dit niet sequentieel, maar kan elke van beide ingan
gen een beginpunt vormen, afhankelijk van de reeds aanwezige kennis. Behalve
een hulpmiddel in zoeken biedt het uiteraard ook de (context)informatie nodig
om de bronnen te begrijpen.
Het is mogelijk om boven op de context (structuur) andere zoekingangen te
maken, die bijv. uitgaan van personen (namen) of geografische aanduidingen of
zelfs trefwoorden (al dan niet gecontroleerd). Doordat de informatiebron dezelf
de structuur behoudt, blijft zij begrijpelijk en in het juiste verband. De zoekinter
face of -schil biedt de keuze tot de verschillende zoekingangen en regelt
vervolgens de dialoog met de gebruiker of onderzoeker tot en met de uiteindelijke
presentatie van de bronnen zelf of de informatie erover. De 'Handelingenbank'
zelf bijvoorbeeld is dan vooral de 'binnenkant', zoals de motor van een auto, de
zoekinterface, die gebruikers (ook niet-professionele) gemakkelijke zoekingangen
biedt en hen begeleidt bij het zoeken is vergelijkbaar met het 'dashboard'. Daarbij
kan het genoemde EAC een belangrijke rol spelen. Dat is immers gericht op het
begrijpelijk presenteren van de gegevens en kan dat op verschillende manieren.
Er ontstaat min of meer een opbouw van lagen:
- inhoud ofwel bron zelf (archiefbescheiden in dit geval) en de aangebrachte
structuur;
- context: levert informatie over de ontstaanscontext (bijvoorbeeld actoren,
functies), de beheerscontext (onder andere wat is ermee gebeurd; wie zijn
er verantwoordelijk geweest) en de onderlinge relaties van de bronnen;
- navigatiemechanismen en zoekingangen: bijvoorbeeld gebruik van trefwoor
den (full-text retrieval), gecontroleerde woordenlijsten (thesauri), associa
tieve middelen (bijvoorbeeld hyperlinks), gebruik van context, geografische
coördinaten (of kaartgeoriënteerde toegang), namen, structuur;
- interface: maakt de dialoog tussen vrager en internet mogelijk en biedt de
keuze uit de verschillende bovengenoemde zoekingangen of navigatieme
chanismen; tevens wordt hier het zoekresultaat gepresenteerd. Mogelijke
toepassingen van zoekingangen kunnen zijn het gebruik van Dublin Core-
beschrijvingen of van topic maps (waarmee niet alleen documenten, maar
ook archieven als geheel en archiefvormers beschreven zouden kunnen
worden).
Op deze manier ontstaat het volgende vereenvoudigde conceptueel model
voor het beschikbaar stellen van informatie en bijbehorend zoek- en navigatie-
mechanisme:
65
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
