Met deze componenten enigszins in kaart is het zaak te identificeren welke eisen
gesteld worden aan de toegankelijkheid van informatie (bronnen). In principe
gaat het om de volgende eisen:
vindbaarheid, dat wil zeggen dat de informatie gevonden moet kunnen
worden, of wel dat zij herkenbaar en identificeerbaar is, in de regel gestruc
tureerd is, en dat er toegangsmechanismen zijn. Het hebben van een blijvend
en uniek identificatie kenmerk is één van de meest cruciale problemen voor
documenten op het internet. Veel verwijzigingen zijn nu naar URL's, maar
aangezien zij locatiegebonden zijn, leidt elke wijziging daarin tot foutmeldin
gen. Hoewel pogingen worden ondernomen om daarin te voorzien, heeft dit
nog niet tot een algemeen aanvaarde oplossing geleid.
leesbaarheid, dat wil zeggen dat de informatie fysiek toegankelijk is (in geval
van digitale informatie met software bijvoorbeeld), en de taal (bijvoorbeeld
geen oud handschrift of encryptie) leesbaar.
begrijpelijkheid, dat wil zeggen dat de informatie voldoende context heeft
(van wie afkomstig, voor wie bedoeld, waarom enzovoort), de taal begrepen
kan worden (historisch taalgebruik of soort taal). Hier spelen met name de
elementen van tijd en plaats een rol.
Het realiseren van deze eisen hangt af van de wijze, waarop de informatie
beheerd en bewaard wordt. Zonder een goed beheer is toegankelijkheid uiteraard
een illusie. Het beheer zorgt ervoor dat de informatie in een domein wordt
gestructureerd, ingedeeld zodat orde ontstaat, vgl. classificatie, mappenstruc
tuur, en vervolgens wordt onderhouden. Die orde of structuur helpt in het
vinden van documenten of informatie. Een aardig en oud voorbeeld van het
belang van structuur is te vinden in de methode die klassieke redenaars hanteer
den om hun redevoering te houden. Dat deden zij door te denken in plaatsen
(loei) en beelden. Zij stelden zich bijv. een huis voor met daarin allerlei voor
werpen. Door aan de voorwerpen bepaalde betekenis te hechten of bepaalde
begrippen te koppelen (associatie) bouwden zij een geheugen op. Door vervol
gens in hun verbeelding door het huis te lopen en zich de verschillende voor
werpen in een bepaalde volgorde te herinneren konden zij hun rede opbouwen,
zonder die voor te lezen.37
Door de komst van internet is de scheiding tussen de verschillende disciplines
niet meer relevant voor zover het het beschikbaarstellen en zoeken van informatie
betreft. Deze scheiding is immers vooral ingegeven door fysieke begrenzingen of
beperkingen. Alle kennis en informatie kan worden samengebracht in de virtuele
wereld van het world wide web. Het wil evenwel niet zeggen dat de achterliggende
deskundigheid van de verschillende disciplines nu overbodig is, integendeel.
Die nieuwe wereld vereist wel een andere benadering. De vraag is welke dan?
In deze paragraaf is toegankelijkheid enigszins nader omschreven en zijn de
verschillende relevante factoren of aspecten geïdentificeerd. Het biedt een basis
om het begrip in de praktijk nader in te vullen.
De praktijk: structuur, metadata en encoding
Na het voorgaande is het zaak enigszins op het realiseren van toegankelijkheid
en de materie van het toegankelijk maken zelf in te gaan. De afgelopen decennia
zijn er naast de traditionele wijzen van beschrijven nieuwe benaderingen ont
staan. De bekendste is wel de series-benadering uit Australië. Kenmerkend
daarvan is de scheiding tussen de fysieke ordening en de logische beschrijving.38
Deze scheiding is vergelijkbaar met de scheiding tussen archiefblok en archief
vormer in Nederland. De activiteiten en functies waarbij de archiefbescheiden
zijn ontstaan worden apart beschreven en gekoppeld aan de relevante series
(niet op stukniveau evenwel). Bij het Public Records Office (PRO) van de staat
Virctoria in Melbourne is dat begin jaren 90 van de vorige eeuw toegepast voor
de periode vanaf het begin van de 18e eeuw.
Voortbouwend op deze benadering is recentelijk door Monash University in
Melbourne een theoretisch model geïntroduceerd voor recordkeeping metada
ta.39 Kern vormen de drie entiteiten Agent, Business en Records, de drie basisele
menten waar elke archivaris bij het beschrijven mee te maken heeft. Op basis
daarvan is een recordkeeping metadata set voorgesteld, die nog in ontwikkeling is.
Met name is de vraag hoe de complexiteit van de onderlinge relaties tussen
binnen de entiteiten beschreven kan worden. Niettemin vormt het model een
ijkpunt bij de verdere ontwikkeling van metadata beschrijvingen voor archiefbe
scheiden en hun context. Onderliggend concept is ook het continuüm van
archiefvorming en -beheer.
Wat gebeurt, is dat de verschillende elementen of componenten van klassieke
toegangen uit elkaar gehaald worden: de beschrijving van de archiefbescheiden
zelf, en de beschrijving van hun context, op een zodanige manier dat archiefbe
scheiden vanaf hun ontstaan beheerd en gebruikt kunnen worden. Het door
fysieke beperkingen ingegeven opdelen in domeinen of verantwoordelijkheden
komt onder druk te staan. In digitale vorm vereisen de archiefbescheiden een
eenheid in intellectueel beheer. De locatie is minder belangrijk geworden dankzij
nieuwe technologie, het intellectueel beheer des te meer. Dat heeft effect op de
relatie tussen archiefvormende overheidsorganisaties en archiefdiensten, maar
evenzeer op archiefdiensten en andere informatieaanbieders. Deskundigheden
blijven bestaan, maar deze werken in multidisciplinaire verbanden samen.
Een ontwikkeling die op dit moment aan de gang is, is het ontstaan van uitwis
selingsformaten waarmee (bestaande) toegangen op archieven en archiefbe
scheiden op een enigszins uniforme wijze kunnen worden gepresenteerd via
internet. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een opmaak- of beschrijvingstaal.
Het is enkele jaren geleden begonnen met het reeds genoemde EAD. Het uitwis
selingsformaat is afgeleid van de General International Standard Archival
Description (ISAD/G). Hoewel deze benadering in de eerste plaats kijkt naar
bestaande toegangen, is de veronderstelling dat het een basis kan vormen voor
een transformatie van de bestaande praktijk van beschrijven van archiefbeschei
den naar andere, meer voor internet geschikte manieren. Het motto is een
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
37 Zie Frances A. Yates, The Art of Memory, (London 1966) 22-23. Hier is ook het voorbeeld uit de
Renaissance te vinden van het bekende geheugentheater van Giulio Camillo.
38 Zie Hurley, 'The Australian ('Series') System', in deze bundel pp. 130-148.
62
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
39 Zie S. McKemmish, G. Acland, N. Ward en B. Reed, 'Describing records in context in the continuum:
the Australian recordkeeping metadata schema', Archivaria 48 (herfst 1999); en ook J. Hofman, 'Een
uitdijend heelal. De context van archiefbescheiden', in: Horsman e.a., Context. Interpretatiekaders in
de archivistiek, 45-66.
63
