beheerde en beschikbaar gestelde informatie? Wat is de aard van de informatiestroom tussen de maker van informatie, de informatiebeheerder (toegangverschaffer) en de gebruiker? Is deze rou tinematig en voorspelbaar of is deze sterk variërend en ad hoe? In hoeverre is de bestaande technologie geschikt voor het beschikbaarstellen van informatie? En hoe verhoudt zich het beschikbaar stellen van informatie met de missie van de organisatie? Is dit een hoofddoelstelling of niet? Vervolgens stelt een daarop gebaseerd diagnostisch instrument de beoordelaar in staat om de werkelijke situatie te evalueren en om de verbeteringen en aanpassin gen te ontwerpen en realiseren. Op basis van deze benadering kunnen in ieder geval de volgende elementen of componenten worden onderscheiden: de gebruiker of onderzoeker, de informatiebeheerder, degene die de informatie creëert, de bron, de vraagstelling of invalshoek van de vraag. Deze indeling sluit aan bij de eerder door mij voorgestelde indeling, uitgezonderd dat hier ook de maker (creator) wordt genoemd en biedt een goed kader om het gedrag van onderzoekers te analyseren. Van belang zijn daarbij vooral de onder linge relaties die bepalen in hoeverre de uiteindelijke informatieverstrekking of -voorziening succesvol is. Door de genoemde vier elementen of factoren die bij toegankelijkheid een rol spelen nader te analyseren, is het mogelijk nader inzicht in hun onderlinge relaties te krijgen en enige conclusies te trekken. Onderstaand zijn in een simpel model de verschillende factoren weergegeven. onderzoeker gedetailleerdheid variëteit £L domein Figuur i Toegankelijkheidskwadrant Er is sprake van een '(onder)zoeker', een 'zoekdomein' en een vraag, die met behulp van een toegang beantwoord moet worden. De zoeker heeft een vraag en die kan precies of vaag zijn en het zoekdomein kan groot of klein en afgebakend zijn, maar ook uit verschillende subdomeinen bestaan.35 De deskundigheid van de onderzoeker of gebruiker is bepalend voor de kwaliteit van de vraag. Naarmate de onderzoeker meer bekend is met het domein, zal hij beter en nauwkeuriger een vraag kunnen stellen. Op het internet, dat steeds meer gemeengoed wordt, zullen er vele zoekers zijn die niet deskundig zijn. Daar komen ook de factor tijd en plaats bij. Hoe verder een onderzoeker van een onderwerp in tijd of plaats verwijderd is, des te lastiger is het de 'goede' vraag te stellen. Het vereist een zekere kennis van de periode of het domein, waarin een onderwerp speelde (de context van het domein!), om effectief te kunnen zoeken. Zowel de gebruiker als de bron heeft zijn eigen context die mede bepalend is voor de vraagstelling dan wel de beantwoording ervan. Zonder begrip van beide wordt het moeilijk ze bij elkaar te brengen of met andere woorden om te zoeken. Ook ten aanzien van de toegang kan gezegd worden, dat de aard ervan bepaald wordt door de context waarin deze gemaakt wordt. Het probleem van de verschil lende 'contexten' stelt eisen aan de toegang. Toegankelijkheid is met andere woorden meer dan kunnen zoeken en vinden, het omvat ook overdracht van kennis en overbrugging van tijd en plaats.36 Het is een combinatie van weten, zoeken en vinden. Kennis kan aanwezig zijn of worden aan gereikt. Pas dan ontstaat de mogelijkheid tot effectief zoeken. Aangezien niet ver wacht kan worden dat iedereen met een historische vraag eerst geschiedenis gaat studeren, zal deze kennis moet worden ingebouwd in zoek- en navigatiemechanis- men. Die kennis draagt vervolgens ook bij tot kunnen begrijpen en interpreteren van de bron(nen). De kwaliteit van de toegang bepaalt dus in hoeverre die vraag snel en gemakkelijk beantwoord kan worden. De toegang beschrijft het domein en de aanwezige informatie en is het middel om tijd en plaats te overbruggen. Is de kwaliteit slecht, en gaat de toegang reeds uit van de nodige kennis van het domein, dan vormt de toegang eerder een beperking dan een hulpmiddel. De vorm van een toegang kan voorts per domein of naar de aard van de bron ver schillen. Zoals reeds aan de orde geweest krijgt de toegang geheel andere vormen dan we tot nu toe gewend waren. De klassieke inventaris samen met de hulp van de archivaris voldeed om in de toegankelijkheid van fysieke archiefbestanddelen te voorzien. Voor digitale informatie is het toevoegen van metadata het beste middel. Die metadata beschrijven de identiteit, inhoud, context, structuur, vorm en samenhang van de digitale informatie. Vanwege het vluchtige karakter van digitale informatie is meer beschrijving, m.n. in relatie tot structuur en vorm, nodig dan bij een klassieke inventaris. Door het voortschrijden van de tijd is bovendien aanvullende beschrijving nodig, ofwel de dynamiek van het beschrij ven die reeds eerder aan de orde is geweest. Dat kan door toevoegen van nieuwe metagegevens. Die metagegevens representeren op hun beurt ook weer context en zo ontstaan na verloop van tijd de lagen van context die McKemmish onderkent. TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS CS UI 03 C/S 60 HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN 35 Zie Duff en Johnson, Accidentally found on purpose (SAA congres, 2001) 36 Deze aspecten zijn ook nader in kaart gebracht door de metadata working meeting van het Archiving Metadata Forum, die in juni 2000 plaatsvond. Zie www, archief school/amf (proceedings). 61

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 32