beheerde en beschikbaar gestelde informatie?
Wat is de aard van de informatiestroom tussen de maker van informatie,
de informatiebeheerder (toegangverschaffer) en de gebruiker? Is deze rou
tinematig en voorspelbaar of is deze sterk variërend en ad hoe?
In hoeverre is de bestaande technologie geschikt voor het beschikbaarstellen
van informatie?
En hoe verhoudt zich het beschikbaar stellen van informatie met de missie
van de organisatie? Is dit een hoofddoelstelling of niet?
Vervolgens stelt een daarop gebaseerd diagnostisch instrument de beoordelaar in
staat om de werkelijke situatie te evalueren en om de verbeteringen en aanpassin
gen te ontwerpen en realiseren. Op basis van deze benadering kunnen in ieder
geval de volgende elementen of componenten worden onderscheiden:
de gebruiker of onderzoeker, de informatiebeheerder, degene die de informatie
creëert, de bron, de vraagstelling of invalshoek van de vraag.
Deze indeling sluit aan bij de eerder door mij voorgestelde indeling, uitgezonderd
dat hier ook de maker (creator) wordt genoemd en biedt een goed kader om het
gedrag van onderzoekers te analyseren. Van belang zijn daarbij vooral de onder
linge relaties die bepalen in hoeverre de uiteindelijke informatieverstrekking of
-voorziening succesvol is.
Door de genoemde vier elementen of factoren die bij toegankelijkheid een rol
spelen nader te analyseren, is het mogelijk nader inzicht in hun onderlinge
relaties te krijgen en enige conclusies te trekken. Onderstaand zijn in een simpel
model de verschillende factoren weergegeven.
onderzoeker
gedetailleerdheid
variëteit
£L
domein
Figuur i
Toegankelijkheidskwadrant
Er is sprake van een '(onder)zoeker', een 'zoekdomein' en een vraag, die met
behulp van een toegang beantwoord moet worden. De zoeker heeft een vraag en
die kan precies of vaag zijn en het zoekdomein kan groot of klein en afgebakend
zijn, maar ook uit verschillende subdomeinen bestaan.35
De deskundigheid van de onderzoeker of gebruiker is bepalend voor de kwaliteit
van de vraag. Naarmate de onderzoeker meer bekend is met het domein, zal hij
beter en nauwkeuriger een vraag kunnen stellen. Op het internet, dat steeds
meer gemeengoed wordt, zullen er vele zoekers zijn die niet deskundig zijn. Daar
komen ook de factor tijd en plaats bij. Hoe verder een onderzoeker van een
onderwerp in tijd of plaats verwijderd is, des te lastiger is het de 'goede' vraag te
stellen. Het vereist een zekere kennis van de periode of het domein, waarin een
onderwerp speelde (de context van het domein!), om effectief te kunnen zoeken.
Zowel de gebruiker als de bron heeft zijn eigen context die mede bepalend is voor
de vraagstelling dan wel de beantwoording ervan. Zonder begrip van beide wordt
het moeilijk ze bij elkaar te brengen of met andere woorden om te zoeken.
Ook ten aanzien van de toegang kan gezegd worden, dat de aard ervan bepaald
wordt door de context waarin deze gemaakt wordt. Het probleem van de verschil
lende 'contexten' stelt eisen aan de toegang.
Toegankelijkheid is met andere woorden meer dan kunnen zoeken en vinden, het
omvat ook overdracht van kennis en overbrugging van tijd en plaats.36 Het is een
combinatie van weten, zoeken en vinden. Kennis kan aanwezig zijn of worden aan
gereikt. Pas dan ontstaat de mogelijkheid tot effectief zoeken. Aangezien niet ver
wacht kan worden dat iedereen met een historische vraag eerst geschiedenis gaat
studeren, zal deze kennis moet worden ingebouwd in zoek- en navigatiemechanis-
men. Die kennis draagt vervolgens ook bij tot kunnen begrijpen en interpreteren
van de bron(nen). De kwaliteit van de toegang bepaalt dus in hoeverre die vraag
snel en gemakkelijk beantwoord kan worden. De toegang beschrijft het domein
en de aanwezige informatie en is het middel om tijd en plaats te overbruggen. Is de
kwaliteit slecht, en gaat de toegang reeds uit van de nodige kennis van het domein,
dan vormt de toegang eerder een beperking dan een hulpmiddel.
De vorm van een toegang kan voorts per domein of naar de aard van de bron ver
schillen. Zoals reeds aan de orde geweest krijgt de toegang geheel andere vormen
dan we tot nu toe gewend waren. De klassieke inventaris samen met de hulp van
de archivaris voldeed om in de toegankelijkheid van fysieke archiefbestanddelen
te voorzien. Voor digitale informatie is het toevoegen van metadata het beste
middel. Die metadata beschrijven de identiteit, inhoud, context, structuur, vorm
en samenhang van de digitale informatie. Vanwege het vluchtige karakter van
digitale informatie is meer beschrijving, m.n. in relatie tot structuur en vorm,
nodig dan bij een klassieke inventaris. Door het voortschrijden van de tijd is
bovendien aanvullende beschrijving nodig, ofwel de dynamiek van het beschrij
ven die reeds eerder aan de orde is geweest. Dat kan door toevoegen van nieuwe
metagegevens. Die metagegevens representeren op hun beurt ook weer context en
zo ontstaan na verloop van tijd de lagen van context die McKemmish onderkent.
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
CS
UI
03
C/S
60
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
35 Zie Duff en Johnson, Accidentally found on purpose (SAA congres, 2001)
36 Deze aspecten zijn ook nader in kaart gebracht door de metadata working meeting van het Archiving
Metadata Forum, die in juni 2000 plaatsvond. Zie www, archief school/amf (proceedings).
61