zoveel mogelijk recht doet aan de oude administratie die het archief gevormd
heeft en de functies die door een orgaan of persoon zijn uitgevoerd. Op een
hoger niveau zijn er de overzichten van de archieven in een bewaarplaats meestal
geordend volgens institutionele en/of onderwerpscriteria, de archievenoverzich
ten. Meer inhoudelijk zijn de gidsen, die op basis van een bepaald thema toegang
bieden tot de relevante archieven. De zogenaamde nadere toegangen tenslotte,
zoals indices of regestenlij sten, bieden nadere informatie op het niveau van de
inhoud van documenten. In ISAD/G bijvoorbeeld is deze werkwijze weergegeven.
Het is met name het principe van het 'respect de fonds' en het handhaven of her
stellen van de oude orde daarbinnen, die door archivarissen worden gehanteerd
als wezenlijk om de archiefbescheiden te kunnen begrijpen. In andere woorden:
de toegangen tot archieven zijn contextgebaseerd, omdat zij 1) de ontstaanscon-
text, zoals weerspiegeld in de ordening, respecteren en een archief van een instel
ling of persoon als één geheel beschouwen, en 2) de documentaire context
(samenhang der stukken bijv. in dossiers) handhaven, omdat deze de gang van
zaken of het handelen van een persoon of instelling het beste reflecteert.
Beide aspecten zijn ondergebracht in het bestemmingsbeginsel.
In een artikel in het vorige Jaarboek is door Van Driel in zijn beschrijving van de
ontwikkeling van een archiefvormersoverzicht nog eens een lans gebroken voor
het belang van context, juist ook in een digitale omgeving. Hij stelt daarbij
terecht dat de schijnbare tegenstelling tussen structuralisten en 'vrije jongens',
die full text retrieval-achtige zoekwijzen voorstaan, gemakkelijk kan worden opge
lost, omdat beide kunnen, mits men de contextbenadering het primaat geeft.32
Hier stuiten we trouwens op een voortdurende bron van verwarring, nl. het
onderscheid tussen de interne structuur en de vorm van presentatie. Omdat die
op papier in de regel één en dezelfde is, zoals bij een inventaris, bestaat kennelijk
het idee dat dat ook in een digitale omgeving zo is. IT stelt ons evenwel in staat
de presentatie van informatie en de wijze, waarop deze gestructureerd is, uit
elkaar te halen. Een voorbeeld hiervan is een database applicatie, waarbij de gege
vens op een andere manier kunnen worden gepresenteerd (in viewsdan ze zijn
gestructureerd. De interne structuur legt uiteraard wel beperkingen op, maar die
zijn inherent aan de gegevens zelf. Deze scheiding tussen structuur en vorm
levert belangrijke voordelen op en maakt het mogelijk informatie op meerdere
manieren te presenteren, terwijl de wezenlijke interne structuur en dus onderlin
ge verbanden blijven bestaan. Het maakt de presentatie flexibeler.33
Waar leiden deze bespiegelingen nu toe? Welke relevante elementen kunnen
we onderscheiden en hoe hangen deze met elkaar samen? We hebben te maken
met tenminste vier elementen: gebruiker en vraag, toegang, domein of bron
en invalshoek. Elk van deze elementen heeft weer zijn eigen aspecten, zoals:
de gebruiker: zijn achtergrond en de aard van de vraag de toegang: de vorm,
de structuur, het detailleringsniveau en de reikwijdte het domein: de interne
structuur, de context en de afbakening de invalshoek: de variëteit of specifiteit.
De aanname of eis van de genoemde norm 'primaire toegankelijkheid' heeft
vooral betrekking op het stelsel van toegangen, maar dat blijkt slechts één van
de aspecten waar mee rekening gehouden moet worden. Het begrip toegankelijk
heid hangt ook samen met de deskundigheid en de context van de onderzoeker,
en met de afbakening van het domein en zijn context (het geheel van de bronnen
en hun herkomst), waar de vraag op betrekking heeft. Tenslotte is er de invals
hoek, zowel van de vraag als van de toegang. In hoeverre is deze invalshoek
gespecificeerd? Toegang en invalshoek vormen de sleutel tot het domein.
Het is in dit verband interessant om te zien hoe in een publicatie van de
University of Albany in de VS een poging is gedaan om de toegankelijkheid van
informatie bij een hypothetische organisatie die zich bezig houdt met het verza
melen en beheren van informatie over kinderen, in kaart te brengen.34 Daarbij
is een model ontwikkeld om de huidige situatie te beoordelen en vervolgens op
basis daarvan aanpassingen of verbeteringen te realiseren. Het model bestaat uit
een beoordelingsinstrument, dat ingaat op 1) de gebruikers, informatieleveran
ciers en de inhoud of de bron en 2) op de organisatorische context en de relaties
tussen de gebruikers en de informatieleverancier. Als geheel geeft het een aardig
evaluatieraamwerk ook voor archiefdiensten.
Als aspecten van onderzoekers of gebruikers in relatie tot de informatiebronnen
worden onderscheiden:
in hoeverre zijn het erkende of te verwachten gebruikers en zijn zij in staat
de inhoud te begrijpen (voorspelbaarheid van de gebruiker)
in hoeverre wordt de informatie gebruikt voor hetzelfde doel als ze gemaakt
is (voorspelbaarheid van het gebruik)?
in hoeverre kent de informatie zelf beperkingen in de zin van privacy of
politieke gevoeligheden e.d.?
welk referentiekader is nodig om de informatie te begrijpen en te gebruiken?
wat is de kwaliteit van de metadata of de beschrijving van de bron?
in hoeverre is het beheerde bestand eenvormig of in hoge mate variabel?
wat is de oorsprong van de informatiebronnen?
Is deze van meervoudige herkomst of juist niet?
en gedurende welke periode is de informatie bruikbaar?
De vragen die gesteld m.b.t. de organisatorische structuur, zijn:
welke relatie bestaat er tussen de informatieleverancier en de gebruikers?
Is er sprake van een marktmechanisme of is er sprake van een bepaalde
gemeenschap die sterk vertrouwd is met de materie en er belang bij heeft?
Welke relatie bestaat er tussen de informatiebeheerder en de informatie
leverancier, zoals informatiemakelaars e.d.?
In hoeverre is de informatiebeheerder actief betrokken bij het creëren en
verzamelen van informatie? Is hij passief of actief betrokken bij het vergaren
van informatie en metadata?
In hoeverre is er sprake van het leveren van toegevoegde waarde aan de
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
32 Zie M. van Driel, 'Traditie en digitaliteit: toegankelijkheid volgens het Proeftuinproject
Archiefvormersoverzicht', in: Horsman e.a., Context. Interpretatiekaders in de archivistiek, 215-243.
33 Met XML bijvoorbeeld is de structuur te beschrijven en met een style sheet (XSLT) de vorm.
58
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
34 Theresa A. Pardo, Sharon S. Dawes, en Anthony M. Creswell, Opening Gateways. A Practical Guide for
designing electronic records access programs', (Center for technology in Government, Albany 2000)
59
