Nadere afbakening van het begrip toegankelijkheid
Na deze korte tour d'horizon is het zaak het begrip toegankelijkheid nader onder
de loupe te nemen en te omschrijven. Niet definiëren, want dat zou te veel zijn
gezegd.
Wie op internet een zoekactie uitvoert met als trefwoord 'toegankelijkheid' krijgt
veel treffers die niets te maken hebben met informatie, maar alles met gehandi
capten. Het gaat hier vooral om fysieke toegankelijkheid van gebouwen. Slechts
een enkele verwijzing heeft inderdaad te maken met informatie. Hetzelfde geldt
overigens voor het Engelse woord accessibility. Het geeft ook nog eens aan dat
toegankelijkheid een relatief begrip is, afhankelijk van het doel waarvoor het
gebruikt wordt.
In een Canadees document uit 1999 worden drie doelstellingen aangegeven
voor het archivistisch beschrijven:
a) om archiefbescheiden te kunnen begrijpen
b) om het terugvinden ervan mogelijk te maken, en
c) om de betrouwbaarheid en authenticiteit ervan te waarborgen.29
Deze doelstellingen zijn leidend voor toegankelijk maken. In Nederland is sinds
de nieuwe Archiefwet van 1995 als eis geformuleerd dat archieven behalve in
geordende en goede staat ook toegankelijk moeten zijn. In de van de Archiefwet
en het Archiefbesluit afgeleide regels voor geordende en toegankelijke staat wor
den nadere regels gesteld aan toegankelijkheid van archiefbescheiden, maar er
wordt weinig inzicht gegeven in wat toegankelijkheid nu eigenlijk is of wat er
onder wordt verstaan.30
Wel worden er eisen gesteld aan het hebben van een overzicht en de vindbaarheid
ervan door middel van onderwerpsaanduidingen, classificatiecodes of identifica-
tiekenmerken, en aan het beschrijven van authenticiteit en van het beheer van
archiefbescheiden. Daarmee worden in feite dezelfde doelstellingen als in Canada
onderschreven. Het is een tamelijk beperkte invulling van het begrip toeganke
lijkheid en kan worden omschreven als een basisniveau.
Opvallend is dat er in de vakliteratuur veel geschreven wordt over het vak, wat
het inhoudt en welke problemen of onderwerpen bij het archiefbeheer zich voor
doen, hoe archieven beschreven moeten worden, maar tot dusver relatief weinig
over toegankelijkheid. Tot op zekere hoogte komt het onderwerp aan de orde
wanneer over toegangen wordt gesproken, maar relatief weinig aandacht wordt
besteed aan de vraag in hoeverre dat de toegankelijkheid bevordert. Wel zijn er
van tijd tot tijd discussies over de weinig gebruikersvriendelijke aard van de
geproduceerde toegangen.
Niettemin bestaat er nog steeds geen definitie van het begrip toegankelijkheid
van archieven. In de recent verschenen Archiefterminologie voor Nederland en
Vlaanderen komt het begrip niet voor, evenmin trouwens als in de voorganger
ervan, het Lexicon van Nederlandse archieftermen.3'1 Wel treffen we in de eerstge
noemde publicatie het begrip 'toegankelijke staat' aan, dat als kenmerk definieert
dat archieven, archiefafdelingen en archiefbestanddelen "binnen redelijke tijd"
gevonden kunnen worden. Een wel heel mager en vaag criterium.
Wel is er in de laatste twee decennia met tussenpozen enige discussie over toe
gankelijkheid geweest. Hoe definieer je wanneer iets toegankelijk is? Wat is de
vraag van de gebruiker? Welke categorieën bezoekers of onderzoekers zijn te
onderscheiden en welke eisen stellen zij? Tot veel samenhangend beleid heeft dit
niet geleid, zoals reeds besproken.
Zoals gezegd blijkt toegankelijkheid een relatief begrip te zijn, d.w.z. afhankelijk
van de context waarin het gebruikt wordt. De in de inleiding genoemde publica
tie 'Normering primaire toegankelijkheid' gaat er van uit dat onderzoekers zelf
standig met de gepresenteerde toegangen onderzoek in de betreffende archieven
kunnen doen. De vraag is of en hoe deze norm in de praktijk getoetst is? Wie
worden dan gezien als gebruikers? Zijn dat de wat meer geschoolde gebruikers of
ook leken? En nog belangrijker: hoe vind men die toegangen, toegangen waarvan
men in de regel het bestaan niet kent? Daar gaat een hele weg of vertaalslag aan
vooraf. Dat laatste werd een aantal jaren geleden wel "de weg van brein naar
bron" genoemd, waarmee bedoeld werd de reeks van stappen die gezet moet
worden om de (in de regel historische) vraag die iemand heeft, te vertalen naar
de (overheids)functie of taak, de archiefvormende instelling die daarvoor ver
antwoordelijk was en vervolgens naar het archief en de toegang daarop. Intus
sen moet dan ook nog worden vastgesteld waar het archief ligt. Dat is de meest
simpele weg. Indien de vraag weinig specifiek is, kan dat er toe leiden dat eerst
gekeken moet worden welke instellingen in het verleden iets met de materie te
maken hebben gehad. Anders gezegd hoe gemakkelijk is de vraag te herleiden tot
een specifieke bron? Kennis van de geschiedenis is belangrijk. Het kan nl. ook
zijn dat het archief is opgegaan in dat van andere archiefvormers, met andere
woorden ook kennis van de lotgevallen van een archief is belangrijk.
Toegankelijkheid staat of valt met een voor mensen begrijpelijke structuur, al dan
niet eigen aan de bron zelf of opgelegd. Het vinden van iets in een onoverzichte
lijke massa of 'berg' informatie is, hoewel niet onmogelijk, een lastige opgave.
Informatiebeheerders proberen dan ook bij hun beschrijving van die informatie
een zingevende structuur aan te brengen. Archivarissen zijn generaties lang groot
gebracht met ordenen en beschrijven onder de naam van toegankelijk maken en
met de ontstaanscontext als uitgangspunt. Het resultaat zijn diverse soorten toe
gangen met verschillende niveaus van diepgang. Kern vormen de 'klassieke' inven
tarissen en een afgezwakte variant ervan de plaatsingslijsten. Deze beschrijven de
bestanddelen van archieven in hun samenhang. De interne structuur of ordening
ervan is dan gebaseerd op de bestaande 'oude orde', of als die nauwelijks meer her
kenbaar is of indien er meerdere oude ordeningen bestaan, door een ordening die
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
29 Approach to the Description and Classification of Government Records, geschreven door de Description and
Classification of Government Records Working Group van het Information Management Forum in Canada
(februari 1999) 2.
30 Zie de Regeling geordende en toegankelijke staat van te bewaren archiefbescheiden, ex artikel 12 van het
Archiefbesluit 1995 (Rijksarchiefdienst, 's-Gravenhage 2001).
56
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
31 A.J.M. den Teuling (red.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (versie 26 januari 2001; nog
in concept); en Lexicon van Nederlandse archieftermen ('s-Gravenhage 1983; uitgegeven door de Stichting
Archiefpub likaties)
57
