is dat begonnen met de komst van de automatisering bij de Rijksarchiefdienst
(Archeion) en tot op zekere hoogte in de rapporten institutioneel onderzoek
van het PIVOT-project.
In traditionele toegangen als inventarissen, plaatsingslijsten e.d., wordt dit
onderscheid slechts summier gemaakt, door in de inleiding een beschrijving
te geven van de archiefvormer(s), die een relatie hebben met het beschreven
archief(blok). Op het internet wordt door archiefdiensten in eerste instantie
op dezelfde wijze als vroeger gehandeld en worden bestaande toegangen digitaal
of gedigitaliseerd aangeboden, evt. met behulp van het formaat van Encoded
Archival Description (EAD), hoewel dit in Nederland (nog) nauwelijks ingang
heeft gevonden. Een gedigitaliseerde toegang is tweedimensionaal 'plat'),
doet geen recht aan de technologische mogelijkheden en is lastig te hanteren
voor een onderzoeker.
In de digitale wereld zijn dergelijke toegangen, zowel door hun platte, fysieke en
organisatiegebonden benadering als door hun vorm achterhaald. Toch moeten
hun verdiensten ook niet uit het oog worden verloren.
De elementen van beschrijving zijn immers aanwezig. De vormgeving wordt
vernieuwd en krijgt meer driedimensionale kenmerken. De inleiding wordt op
gesplitst in beschrijvingen (metagegevens) van archiefvormers en hun functies
en die van het beheer van de beschreven archiefbescheiden. De inventarisbe
schrijvingen zelf geven de inhoud van de archiefbestanddelen en hun samenhang
(bijv. dossiers) weer en de structuur van hun ordening keert terug als metagege
vens van de indeling van het archief (bijv. classificatiecode). Een eerste opstapje
naar nieuwe vormen is de toepassing van EAD gebaseerd op de ISAD/G stan
daard en binnenkort van Encoded Archival Context (EAC), gerelateerd aan ISAAR
(CPF).28 EAD is aan herziening onderhevig en wordt meer geschikt voor digitale
informatie. In het geval van EAC wordt overigens al direct meer uitgegaan van
de eisen van het internet.
Bij het beschikbaar stellen van informatie op het internet zijn in principe twee
benaderingen te onderscheiden die elkaar niet uitsluiten, maar aanvullen:
1) men geeft informatie over wat er is (aan bronnen) en een indicatie van wat
de inhoud is; dat kan worden uitgebreid met de (digitale of gedigitaliseerde)
documenten zelf. Deze benadering geeft de ingrediënten voor een historisch
onderzoek en presenteert deze zo handig mogelijk. Dat kan ook inhouden
verwijzingen naar verwante bronnen elders. De onderzoeker moet het onder
zoek zelf uitvoeren.
2) men gaat uit van het antwoord op de vraag van de historisch belangstellende
gebruiker en presenteert bewerkte historische informatie in de vorm van de
behandeling van een bepaald thema of onderwerp of in de toekomst wellicht
zelfs met behulp van virtual reality, waarbij gebeurtenissen, situaties, gebou
wen, e.d uit het verleden worden nagebootst. Ten aanzien van de laatste moge
lijkheid worden reeds experimenten uitgevoerd. Het betreft interpretaties van
de beschikbare historische informatie die zich ook in dit geval niet hoeft te
beperken tot wat bij een archiefdienst ligt.
In het eerste geval is de nadruk gericht op de bronnen en dienen mensen vaak
nog naar de beherende instelling te komen, in het tweede geval ligt de nadruk
op een interpretatie van het verleden al dan niet in samenwerking met andere
historische collecties beherende instellingen en verdwijnt de identiteit van de
archiefdienst naar de achtergrond. Het kan organisaties dus voor een dilemma
stellen. Het is evenwel ook een kwestie van hoe zoiets aangepakt wordt. Welke
benadering men kiest, is een beleidskeuze. Duidelijk is wel dat de tweede keuze
veel meer inspanning zal vergen dan de eerste, die op zich al niet gemakkelijk
is te realiseren als men het goed wil doen.
Ook indien de documenten via internet beschikbaar worden gesteld, dreigt
overigens de beherende organisatie naar de achtergrond te verdwijnen. Dat zal
evenwel nog wel enige tijd duren, gezien de huidige 'brokkelige' aanpak, waarbij
iedere instelling, soms in samenwerking met anderen, probeert op een eigen
wijze informatie beschikbaar te stellen.
Zo is er een verre van ideale situatie, wanneer men de stand van zaken met
betrekking tot toegankelijkheid van overheidsinformatie en archieven in het
bijzonder, in ogenschouw neemt. Er is veel activiteit, maar nog weinig consisten
tie of samenhang. Wat ook opvalt, is dat er in Nederland weinig aandacht is voor
het fenomeen metadata en de ontwikkelingen die op dit terrein veelal in het
buitenland plaatsvinden. Dat geldt vooral voor overheidsinformatie en archie
ven. Bij bibliotheken, instellingen met geo-informatie en beheerders van weten
schappelijke informatie en dergelijke is dit anders en spelen deze ontwikkelingen
juist een belangrijke rol. Het lijkt soms of bij overheidsinstellingen het wiel elke
keer opnieuw moet worden uitgevonden. De nadruk bij het beschikbaarstellen
door archiefdiensten van informatie ligt bovendien nog erg op het eigen domein
en er is weinig oog voor de samenhang met overheidsinformatie in het algemeen.
En in die gevallen dat dat er wel is, wordt er niets mee gedaan. Veel nadruk wordt
gelegd op de eigen verantwoordelijkheid van overheidsorganisaties. Dat mag
waar zijn, maar dat gaat wel voorbij aan het gemeenschappelijk belang dat er
is en dat vooral de burger raakt. Het lijkt erg op het 'schoonvegen van de eigen
stoep'. Naar elkaar wijzen helpt in de regel niet veel om verder te komen en de
onderzoeker of gebruiker van overheidsinformatie is er zeker niet mee gediend.
Afgezien van deze cultuur- en de politieke aspecten, is er geen duidelijk, laat
staan gedeeld beeld van wat toegankelijkheid inhoudt of zou moeten inhouden.
Invulling ervan geschiedt naar eigen inzicht en dat kan op de lange duur wel
eens erg inefficiënt zijn. In de volgende paragraaf wil ik nader ingaan op het
begrip toegankelijkheid zelf en proberen het nader af te bakenen.
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
28 Een internationale, informele werkgroep, bestaande uit o.a. Daniel Pitti, Richard Szary, Margaret
Hedstrom, Wendy Duff, Adrian Cunningham, Per-Gunnar Ottoson, Anne Van Camp, Stephen Yearl,
Dick Sargent, Gavan McCarthy en schrijver dezes, is sinds het voorjaar 2001 bezig met het uitwerken
van een DTD voor het beschrijven van organisaties en personen, EAC. Zie www.library.yale.edu/eac.
54
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
55
