Het eeuwige zoeken
Toegankelijkheid: weten, zoeken, vinden
Inleiding
In 1991 verscheen bij de Rijksarchiefdienst het boekje getiteld 'Normering pri
maire toegankelijkheid', geproduceerd door een gelijknamige commissie. In deze
publicatie wordt ingegaan op de noodzaak tot normering om op die manier beter
beleid te kunnen ontwikkelen voor het toegankelijk maken van de archieven
onder beheer. 'Primaire toegankelijkheid' wordt daarbij als volgt gedefinieerd:
'archiefstukken moeten (vrijwel) zonder tussenkomst van de beheerder/archi
varis raadpleegbaar zijn'.1 De norm heeft daarmee betrekking op wat genoemd
wordt het meso-niveau, nl. de archiefstukken of de bestanddelen van een archief.
Als andere niveaus worden verder onderscheiden mega (overzicht van archief
bewaarplaatsen), macro (overzicht van archieven bij die bewaarplaatsen) en
micro (ontsluiting van de inhoud van archiefstukken). Het boekje leverde aldus
een maatstaf voor welke archieven bij de Rijksarchiefdienst primair toegankelijk
waren en welke nog bewerkt moesten worden, zodat aan de norm kan worden
voldaan.
Dit voorbeeld staat voor de denkwijze van ongeveer een decennium terug.
Het is daarmee nog tamelijk recent en toont de vrij traditionele benadering van
wat toegankelijkheid inhoudt, nl. sterk gericht op de inhoud van archiefbewaar
plaatsen en uitgaande van papieren archiefbescheiden. Toegankelijk maken van
archieven was gebaseerd op wat geleerd was gedurende de archiefopleiding en
werd, evt. aangepast aan lokale gewoonten en praktijken, toegepast in de ver
schillende openbare bewaarplaatsen. Uitgangspunt was steeds het beschrijven
van (oude) archieven volgens bepaalde richtlijnen, te beginnen met de bekende
'Handleiding', en alle volgende varianten of beter aanpassingen daarvan.2 Kern
van deze benadering is dat archieven zodanig dienen te worden beschreven, dat
recht wordt gedaan aan de wijze waarop ze werden gevormd en gebruikt door de
archiefvormer. Daartoe zijn beginselen geformuleerd als het herkomstbeginsel
en respect voor de 'oude orde', beide nu ondergebracht in het bestemmingsbe
ginsel. Archiefdiensten hebben daarmee een eigen 'niche' in de wereld van
informatiebeheerders en -aanbieders, naast bibliotheken, documentatiecentra,
wetenschappelijke instituten enz.
De ontwikkelingen in het laatste decennium onder invloed van informatietech
nologie (IT) laten zien dat in ieder geval het denken over toegankelijk maken
en toegankelijkheid sterk aan verandering onderhevig is. De praktijk laat vooral
nog allerlei experimenten zien, waarbij traditionele toegangen zonder al te veel
samenhang op internet worden gezet en eventueel voorzien van wat aanvullende
voorzieningen.
De komst en toepassing van IT dwingen tot andere denkwijzen. Immers het
karakter van digitale informatie verschilt nogal van op papier vastgelegde infor
matie. Vormt in het laatste geval elk document een fysieke, in beginsel gemakke
lijk te identificeren en te herkennen eenheid, in digitale vorm is daar geen sprake
van. Digitale informatie is veel vluchtiger geworden en vereist andere wijzen van
beschrijving. Het begrip metadata of metagegevens is in dit verband illustratief
voor een andere benadering. In het vorige Jaarboek is dit begrip in sommige
artikelen uitgebreid aan de orde gekomen.3 Dit valt evenwel in het niet bij het
fenomeen internet. Deze schijnbaar chaotische hoeveelheid informatie die
wereldwijd altijd en direct beschikbaar is, stelt geheel andere eisen aan toeganke
lijkheid. Wat vroeger nog in enigszins overzienbare informatiedomeinen was in
gedeeld, zoals archieven, bibliotheken, musea, overheidsorganisaties, bedrijven,
universiteiten en dergelijke, is nu één grote smeltkroes van informatie geworden.
In die virtuele, digitale wereld waar informatie overal en nergens is, zijn tradi
tionele inventarissen en toegangen te plaatsgebonden, statisch en sterk op fysiek
archief gericht en niet meer het geëigende hulpmiddel om informatie beschik
baar te stellen of te zoeken. Datzelfde geldt overigens ook voor de huidige,
bekende zoekmachines die pogen ondersteuning te bieden bij het zoeken in die
onoverzienbare 'berg' informatie. Zij bieden in de regel slechts beperkte hulp.
Er is met andere woorden een overgang noodzakelijk van traditionele naar
andere, moderne manieren van toegankelijk maken. Toegankelijk maken is
echter nauw verbonden met wat onder toegankelijkheid wordt verstaan.
Onderwerp van dit artikel is dan ook de toegankelijkheid van informatie, al dan
niet digitaal, in de digitale wereld. Daartoe behoren ook de middelen om dat te
bereiken (bijvoorbeeld toegangen) en behoort ook de wijze waarop IT kan bij
dragen tot een betere toegankelijkheid van informatie.
Aan het schrijven is helaas geen uitgebreide literatuurstudie aan voorafge
gaan, omdat de beschikbare periode daarvoor te kort was en de hoeveelheid
informatie over dit onderwerp op het internet bijna onoverzienbaar. Het artikel
heeft dan ook niet de pretentie het laatste woord op dit terrein te hebben, verre
van dat. Het is bedoeld als een soort verkenning van wat onder toegankelijkheid
verstaan kan worden en van wat er op dit moment speelt, met speciale aandacht
voor de veranderingen onder invloed van digitalisering. Ik wil daarbij aandacht
besteden aan een nadere verkenning van het terrein en een nadere afbakening
van het begrip toegankelijkheid, en enige gedachten wijden aan wat de conse-
HANS HOFMAN
1 Normering primaire toegankelijkheid, Reeks studies en rapporten 2 van de Rijksarchiefdienst, ('s-Gravenhage
1991) 12. Raadpleegbaarheid wordt daarin omschreven als: "een samenstel van ontsluitingstechnische en
toelichtende voorzieningen die tezamen bewerkstelligen, dat derden, (vrijwel) zonder tussenkomst van de
archiefvormer of beheer/archivaris, ter beantwoording van een bepaalde vraag in elk geval het/de benodig
de archiefbewaarplaats(en)/-ruimte(n), archief/-ven en archiefbestandde(e)l(en) gericht kunnen traceren
en opvragen."
44
HANS HOFMAN HET EEUWIGE ZOEKEN: TOEGANKELIJKHEID: WETEN, ZOEKEN, VINDEN
2 S. Muller Fzn., J.A. Feith en R. Fruin, Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (Groningen
1920) in: RJ. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.RM. Thomassen (red.), Teksten context van de Handleiding
(Hilversum 1998).
3 Zie o.a. J.Hofman, 'Een uitdijend heelal? De context van archiefbescheiden', in: RJ. Horsman,
F.C.J. Ketelaar en T.H.RM. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. Jaarboek 2000
van de Stichting Archiefpublicaties, ('s-Gravenhage 2000) 45-66.
45
