information resource dictionary system -
Een (geautomatiseerd) systeem dat gegevens bevat over in een organisatie
of groep van organisaties voorkomende gegevensbestanden.
informational value -
De waarde (het belang) van archiefdocumenten vanwege de informatie die
ze verschaffen over personen, objecten, toestanden of gebeurtenissen.
Zie ook evidential value
intellectual control - intellectueel beheer
Het geheel van activiteiten die bijdragen aan het toegankelijk maken en inter
preteren van archiefbescheiden. Vergelijk de definitie met die van de
Dictionary of Archival Terminology: "The acquisition and creation of docu
mentation required to access the informational content of records/archives."
intermediate records - semistatische archiefbescheiden
Archiefbescheiden die de administratie zo weinig raadpleegt voor de dage
lijkse activiteiten, dat ze naar een niet direct bij de bureaus gelegen depot
kunnen worden overgebracht, in afwachting van eventuele latere vernietiging
of overbrenging naar een archiefbewaarplaats.
inventory (to inventory) - inventariseren
location list register index - depotlij st
Een staat, houdende een opsomming van de in een archiefbewaarplaats
berustende archieven en verzamelingen in de volgorde waarin ze zijn opge
steld. (Lexicon 107; vergelijk Dictionary of Archival Terminology: "A finding
aid used to control and locate holdings.").
minimalist approach -
De benadering bij het afbakenen van archieven, waarbij het niveau van de
archiefvormer zo laag mogelijk wordt gekozen. Bijvoorbeeld: niet het archief
van een heel ministerie, maar van een directie.
original order (principle) - structuurbeginsel
Bij het ordenen en beschrijven van archieven respecteren van de oorspronke
lijke, door de archiefvormende organisatie bepaalde, orde. (Zie voor
Nederlandse definitie Lexicon 9)
originality - oorspronkelijkheid
Kwaliteitsattribuut van een document dat uitdrukt dat het in die bepaalde
vorm zijn functie in het proces vervulde.
physical control - fysiek beheer
Het geheel van activiteiten gericht op het fysiek voortbestaan van archiefbe
scheiden. Fysiek beheer omvat bescherming tegen verlies, plaatsing in depots,
conservering, restauratie, conversie etc. Vergelijk de definitie in de Dictionary
of Archival Terminology: "The control established over the physical aspects
(such as format, quantity or location) of documents in the physical custody
of a records centre or archives."
post-custodial -
De benadering van archiefbeheer waarbij een archief niet noodzakelijk ook
fysiek in één bepaalde archiefbewaarplaats behoeft te berusten. In ruimere
zin: het beschouwen van een archief als een logische entititeit, in plaats van
als een fysieke verzameling documenten.
provenance - herkomst
Doorgaans verwijst het woord provenance naar de archiefvormer, soms echter
ook naar de overdragende instantie, die een andere kan zijn dan de archief
vormer. Vooral Bearman heeft het begrip functional provenance gepropageerd,
daarmee aanduidend dat vooral de functies (en de daaruit voortvloeiende
werkprocessen) archief doen ontstaan. Het Australische series system is in
wezen op functional provenance gebaseerd. Duranti zal eerder de archiefvor
mer bedoelen, Hurley vooral de functie.
record - archiefstuk archiefbescheiden
Zie de definitie in het Lexicon. In de Angelsaksische literatuur heeft record
soms ook een ruimere betekenis, in de zin van het geheel van nagelaten
documenten.
record creating (process) - archiefvorming
record group -
Een geheel van archiefstukken die functioneel bij elkaar horen en afkomstig
zijn van een zelfde organisatie; de record group is vastgesteld op basis van her
komst (provenance), met speciale aandacht voor de administratieve geschiede
nis, de complexiteit en hoeveelheid stukken van de betrokken
archiefvormende organisatie.
Er is geen volledig Nederlands equivalent voor de term; archiefblok komt nog
het meest nabij. Record groups worden vooral gevormd voor archiefbeheer-
doeleinden; ze zijn vaak zeer groot, bijvoorbeeld het geheel van archiefstuk
ken overgedragen door een ministerie aan het nationaal archief. Het begrip
is geïntroduceerd door Theodore Schellenberg voor de National Archives van
de Verenigde Staten. In Noord-Amerika heeft het veel navolging gevonden,
al heeft het Canadese nationaal archief het inmiddels vervangen door fonds.
In Australië is het afgewezen (definitie met kleine wijzigingen overgenomen
uit Jaarboek 1999). Zie series system.
BIJLAGE
264
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN IN HET NEDERLANDS VERKLAARD
265
