description - zie archival description descriptive entity - beschrijvingseenheid Het bestanddeel, deel van een bestanddeel of samenstel van bestanddelen dat object van een bepaalde beschrijving is. ISAD hanteert de term unit of description: "A document or set of documents in any physical form, treated as an entity, and as such, forming the basis of a single description." document (to document) - ordenen en beschrijven De term is breder dan description, het is het geheel van activiteiten van een archiefbeheerder gericht op de vergroting van de toegankelijkheid en begrijpe lijkheid (interpretatie) van archiefdocumenten. documentary context - documentaire context De structuur tussen de archiefdocumenten in een archief, zoals bepaald door het archiveringsysteem. Hofman (in Jaarboek 2000, blz. 56) noemt het meer specifiek de wijze waar op de dossiers worden gevormd en de archiefbescheiden zijn geordend. Hij beschouwt de documentaire context als een onderdeel van de beheerscontext. documentary representations - Afbeeldingen (representaties) van personen, objecten, feiten, activiteiten en/of gebeurtenissen in de vorm van documenten. documenting (documentation) - documenteren Het afbeelden (representeren) van bedrijfsprocessen in documenten. Het bij het uitvoeren van activiteiten creëren (en vervolgens bewaren) van documen ten die kunnen dienen als bewijs dat deze activiteiten zijn uitgevoerd en hoe ze zijn uitgevoerd (definitie enigszins gewijzigd overgenomen uit Jaarboek 1999) documenting documentation - Het afbeelden (representeren) van processen en procedures van maken en archiveren van documenten. evidence - blijk Betrouwbare getuigenis, "blijk" (van feiten, gebeurtenissen, toestanden). De functie van archiefdocumenten als betrouwbare afbeelding van werkproces sen. Een sterke vorm van evidence is "bewijs". Sommige archiefbescheiden zijn speciaal opgemaakt als evidence (processen-verbaal, akten, notulen); andere kunnen als zodanig gebruikt worden, maar hebben primair een ander doel gediend (definitie vrijwel ongewijzigd overgenomen uit Jaarboek 1999.) evidential value - De waarde (het belang) van archiefdocumenten voor de reconstructie (docu mentatie?) vande werkprocessen die die documenten hebben gegenereerd (definitie enigszins gewijzigd t.o.v. Jaarboek 1999.) Zie ook informational value. filing structure - ordeningstructuur De samenhang tussen archiefdocumenten zoals vormgegeven door het archiveringsysteem in een ordeningstelsel. Zie filing system. filing system - ordeningsplan -stelsel Het geheel aan afspraken, methoden en procedures, volgens welke (archief) documenten worden gerangschikt, geklasseerd, opgeborgen en gedocumen teerd (definitie met kleine wijziging overgenomen uit Jaarboek 1999). Vergelijk de definitie in Dictionary of Archival Terminology: "A group of con ventions, methods, and procedural rules according to which documents are sorted, cross-referenced, stored, and retrieved." Vergelijk de meer statische definitie van ordeningsplan in het Lexicon: "Een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen." Als systeem is een ordeningstelsel te beschouwen als een subsysteem van een archiveringsysteem. finding aid - toegang Generieke term voor de aanduiding van enig soort van hulpmiddel om archiefbestanddelen te vinden. Vergelijk de definitie in ISAD: "The broadest term to cover any description or means of reference made or received by an archives service in the course of establishing administrative or intellectual control over archival material." fonds - archief Zie voor een definitie het Lexicon en Jaarboek 1999. Daaruit herhalen we de opmerking dat fonds vooral een conceptueel begrip is: het geheel van archief bescheiden van een bepaalde archiefvormer behoeft niet noodzakelijk fysiek op een plaats te zijn. De term mag zeker niet verward worden met het begrip fonds zoals dat in het Lexicon wordt gegeven (2, verwijzend naar de Nederlandse Archiefterminologie 57). Een open fonds is een nog niet afgesloten archief; de archiefvormer is nog steeds actief en dus worden voortdurend nieuwe documenten aan het archief toegevoegd. holdings - bestand Het geheel van archieven in het beheer van een archiefinstelling (definitie gebaseerd op Keeping Archives: "The whole of the records and archival materials in the custody of an archives.") index - index Het Lexicon geeft als definitie: "een geschrift, houdende een opgave van gegevens uit één of meer archiefbestanddelen in een andere volgorde dan die, waarin zij in die bestanddelen voorkomen, met verwijzing naar de vindplaat sen." Ter vergelijking de definitie in Dictionary of archival terminology: "A systematically arranged list providing access to the contents of file (2), document, or groups of documents, consisting of entries (2) giving enough information to trace or locate each entry (2) by means of a page number or other pointers." BIJLAGE 262 PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN IN HET NEDERLANDS VERKLAARD 263

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 133