description - zie archival description
descriptive entity - beschrijvingseenheid
Het bestanddeel, deel van een bestanddeel of samenstel van bestanddelen dat
object van een bepaalde beschrijving is.
ISAD hanteert de term unit of description: "A document or set of documents
in any physical form, treated as an entity, and as such, forming the basis of a
single description."
document (to document) - ordenen en beschrijven
De term is breder dan description, het is het geheel van activiteiten van een
archiefbeheerder gericht op de vergroting van de toegankelijkheid en begrijpe
lijkheid (interpretatie) van archiefdocumenten.
documentary context - documentaire context
De structuur tussen de archiefdocumenten in een archief, zoals bepaald door
het archiveringsysteem.
Hofman (in Jaarboek 2000, blz. 56) noemt het meer specifiek de wijze waar
op de dossiers worden gevormd en de archiefbescheiden zijn geordend. Hij
beschouwt de documentaire context als een onderdeel van de beheerscontext.
documentary representations -
Afbeeldingen (representaties) van personen, objecten, feiten, activiteiten
en/of gebeurtenissen in de vorm van documenten.
documenting (documentation) - documenteren
Het afbeelden (representeren) van bedrijfsprocessen in documenten. Het bij
het uitvoeren van activiteiten creëren (en vervolgens bewaren) van documen
ten die kunnen dienen als bewijs dat deze activiteiten zijn uitgevoerd en hoe
ze zijn uitgevoerd (definitie enigszins gewijzigd overgenomen uit Jaarboek
1999)
documenting documentation -
Het afbeelden (representeren) van processen en procedures van maken en
archiveren van documenten.
evidence - blijk
Betrouwbare getuigenis, "blijk" (van feiten, gebeurtenissen, toestanden). De
functie van archiefdocumenten als betrouwbare afbeelding van werkproces
sen. Een sterke vorm van evidence is "bewijs". Sommige archiefbescheiden
zijn speciaal opgemaakt als evidence (processen-verbaal, akten, notulen);
andere kunnen als zodanig gebruikt worden, maar hebben primair een ander
doel gediend (definitie vrijwel ongewijzigd overgenomen uit Jaarboek 1999.)
evidential value -
De waarde (het belang) van archiefdocumenten voor de reconstructie (docu
mentatie?) vande werkprocessen die die documenten hebben gegenereerd
(definitie enigszins gewijzigd t.o.v. Jaarboek 1999.)
Zie ook informational value.
filing structure - ordeningstructuur
De samenhang tussen archiefdocumenten zoals vormgegeven door het
archiveringsysteem in een ordeningstelsel. Zie filing system.
filing system - ordeningsplan -stelsel
Het geheel aan afspraken, methoden en procedures, volgens welke (archief)
documenten worden gerangschikt, geklasseerd, opgeborgen en gedocumen
teerd (definitie met kleine wijziging overgenomen uit Jaarboek 1999).
Vergelijk de definitie in Dictionary of Archival Terminology: "A group of con
ventions, methods, and procedural rules according to which documents are
sorted, cross-referenced, stored, and retrieved." Vergelijk de meer statische
definitie van ordeningsplan in het Lexicon: "Een schema voor de indeling
van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen." Als
systeem is een ordeningstelsel te beschouwen als een subsysteem van een
archiveringsysteem.
finding aid - toegang
Generieke term voor de aanduiding van enig soort van hulpmiddel om
archiefbestanddelen te vinden. Vergelijk de definitie in ISAD: "The broadest
term to cover any description or means of reference made or received by an
archives service in the course of establishing administrative or intellectual
control over archival material."
fonds - archief
Zie voor een definitie het Lexicon en Jaarboek 1999. Daaruit herhalen we de
opmerking dat fonds vooral een conceptueel begrip is: het geheel van archief
bescheiden van een bepaalde archiefvormer behoeft niet noodzakelijk fysiek
op een plaats te zijn. De term mag zeker niet verward worden met het begrip
fonds zoals dat in het Lexicon wordt gegeven (2, verwijzend naar de
Nederlandse Archiefterminologie 57).
Een open fonds is een nog niet afgesloten archief; de archiefvormer is nog
steeds actief en dus worden voortdurend nieuwe documenten aan het archief
toegevoegd.
holdings - bestand
Het geheel van archieven in het beheer van een archiefinstelling (definitie
gebaseerd op Keeping Archives: "The whole of the records and archival
materials in the custody of an archives.")
index - index
Het Lexicon geeft als definitie: "een geschrift, houdende een opgave van
gegevens uit één of meer archiefbestanddelen in een andere volgorde dan die,
waarin zij in die bestanddelen voorkomen, met verwijzing naar de vindplaat
sen." Ter vergelijking de definitie in Dictionary of archival terminology:
"A systematically arranged list providing access to the contents of file (2),
document, or groups of documents, consisting of entries (2) giving enough
information to trace or locate each entry (2) by means of a page number or
other pointers."
BIJLAGE
262
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN IN HET NEDERLANDS VERKLAARD
263