agency -
Een organisatie of organisatieonderdeel dat met een grote mate van zelfstan
digheid handelt en verantwoordelijk is voor zijn eigen archief (definitie geba
seerd op Ellis, Keeping Archives).
aggregation - archiefvorming
De wijze van tot standkoming van archiefdocumenten, archiefbestanddelen
en het archief als geheel. Als zelfstandig naamwoord kan het woord aggre
gation ook archiefbestanddeel of samenstel van archiefbestanddelen
betekenen.
ambience - omgeving
Dat deel van de context (van een archief) dat niet tot de directe archiefvor
mer behoort; bijvoorbeeld personen, families of organisaties waarmee de
archiefvormer contacten onderhoudt.
ambient entity - omgevingselement
Te onderscheiden element of entiteit (persoon, familie, organisatie) in de
directe omgeving van de archiefvormer.
archival description - archiefbeschrijving
Het maken van een nauwkeurige representatie van een eenheid van beschrij
ving (archief, archiefbestanddeel) en zijn samenstellende delen, voorzover
aanwezig, door het vergaren, analyseren, structuren en vastleggen van infor
matie ten behoeve van het identificeren, beheren, traceren en interpreteren
van archiefmateriaal, alsmede de context en de archiveringsystemen waarin
het is ontstaan (definitie gebaseerd op ISAD).
archival documents - archiefstukken, archiefdocumenten
Doorgaans synoniem met records.
archival fonds - zie fonds
archival materials - archiefmateriaal
Generieke term voor alle mogelijke typen archiefstukken.
archivalization - archivali sering
De bewuste of onbewuste keuze om iets in aanmerking te laten komen voor
archivering.
archiving - archiveren
Het opnemen van een document in het archief.
archivization -
Het vastleggen van informatie in een document en dit vervolgens archiveren
arrange (to arrange) - ordenen arrangement - ordenen, ordening
authenticity - authenticiteit
Kwaliteitsattribuut van een document, dat de mate van echtheid uitdrukt.
Een document is authentiek wanneer het is wat het beweert te zijn.
context - context
Het geheel van omgevingselementen die direct en/of indirect inhoud, struc
tuur en wijze van bevraging van het archief van een bepaalde archiefvormer
bepalen (definitie ontleend aan Jaarboek 1999 met kleine wijzigingen).
Zie ook ambience.
continuum - zie records continuum
control records - archiefbeheerdocumenten
Documenten gegenereerd met als functie archiefdocumenten te beheren,
zowel intellectueel, administratief als fysiek (verblijfplaatsregistratie, status,
afhandeling, toegankelijkheid etc). Voorbeelden zijn: registers van in- en uit
gaande stukken, dossierinventaris, proces-verbaal van overdracht. De term
drukt uit (door expliciet gebruik van het woord record) dat ook zulke docu
menten zelf weer archiefstukken zijn.
creator - zie records creator
current records - dynamische archiefbescheiden
Archiefbescheiden die nog regelmatig voor de uitoefening van taken door de
archiefvormer (of diens directe rechtsopvolger) worden gebruikt, en daarom
nog bij de administratie zelf worden bewaard (definitie ongewijzigd overgeno
men uit Jaarboek 1999).
custodial approach -
De opvatting dat archiefbescheiden, wanneer zij hun nut voor de administra
tie hebben verloren maar wel voor permanente bewaring in aanmerking
komen, onder direct intellectueel, administratief en fysiek beheer van een
archiefinstelling moeten worden gebracht.
Vergelijk de definitie van het bestemmingsbeginsel in het Lexicon (10): "Het
bestemmingsbeginsel is het beginsel, dat ieder archiefstuk onderdeel behoort
te blijven van het archief, waarvoor het naar zijn aard is bestemd en waar
heen het in een voorkomend geval moet worden teruggebracht." Een non
custodial approach laat ruimte open om het fysiek (en deel van het admini
stratief) beheer elders te beleggen.
custody - archiefbeheer
De verantwoordelijkheid voor de dagelijkse hoede voor archiefbescheiden,
doorgaans gebaseerd op het fysiek in bezit hebben (definitie ontleend aan
Keeping Archives; niet-Australische definities zijn vrijwel gelijkluidend,
echter met weglating van het woord 'doorgaans').
custody, chain of unbroken - zie unbroken custody
BIJLAGE
260
PETER HORSMAN ENGELSTALIGE ARCHIEFTERMEN IN HET NEDERLANDS VERKLAARD
261
