Een tweede overweging betreft de ingewikkeldheid van een inventaris.
Een ingewikkeld archief leidt nu eenmaal tot een ingewikkelde inventaris. De
inventarisator kan daar niets aan doen en de onderzoeker mag er zijn ogen niet
voor sluiten. De complexiteit van de organisatie van de archivering is ook een
onderdeel van het historische beeld, dat juist door een goede inventaris boven
tafel komt. De inventarisator verschaft inzicht in de structuur van een archief,
zodat deze doorzichtig wordt voor gebruikers met hun specifieke vragen.
De hoofdstructuur van het Leidse Stadsarchief was voornamelijk gebaseerd op
de structuur van de administratief-ambtelijke organisatie. Een vraag naar een
onderwerp dient dus vertaald te worden naar de vraag wie zich met een dergelijk
onderwerp bezig hield.
Vaak zullen verschillende organisatieonderdelen zich met hetzelfde onderwerp
bezig gehouden hebben, ieder vanuit zijn eigen gezichtspunt. Onderwerpen van
financiën en van fabricage werden bijvoorbeeld behalve door raad en B&W behar
tigd door de gespecialiseerde vaste raadscomissies. En meer in de beleidsadviseren-
de en uitvoerende sfeer opereerden de gemeenteontvanger en de stadsarchitect.
Ten derde dient in de inleiding van een inventaris gewezen te worden op de bete
kenis van het begrip "algemeen". Voor tal van onderzoekers is het niet zonder
meer duidelijk hoe dat wordt gebruikt in een inventaris. In de archivistiek wordt
het heel strikt gehanteerd als tegenstelling tot het begrip "afzonderlijk" ("bijzon
der" in oudere inventarissen). Dat zijn twee nevengeschikte begrippen, afgeleid
van het paar generalis tegenover specialist Stukken zijn öf algemeen van aard öf
betreffen een afzonderlijk onderwerp. Wat onder dit laatste wordt begrepen, is
wel duidelijk. Maar vele onderzoekers zijn er niet van op de hoogte dat zich in de
rubriek "algemeen" of "stukken van algemene aard" stukken bevinden die
inhoudelijk in principe alle onderwerpen kunnen bevatten die voorkomen in de
stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Het moge duidelijk zijn dat die
stukken van algemene aard bij een onderzoek niet overgeslagen dienen te wor
den. In vele gevallen zal uitsluitend daar iets over een onderwerp te vinden zijn.
De praktijk wijst overigens uit dat de strikte tegenstelling algemeen - afzonderlijk
ook niet altijd aan inventarisatoren duidelijk geweest is.22 Misschien kan een
verplichte uiteenzetting in de inleiding ook tot betere begripsvorming bij inven-
tarisatoren leiden. Ook, of wellicht juist als de tweedeling algemeen - afzonder
lijk niet expliciet gemaakt is in het inventarisschema, is een uitleg van het begrip
algemeen uiterst wenselijk.
Tenslotte wil ik ervoor pleiten in een inleiding aan te geven welke archiefstukken
er niet meer zijn. Door tal van oorzaken kunnen hiaten in het archief geslagen
zijn. In Leiden heeft de stadhuisbrand van 12 februari 1929 bijna alle archivalia
die zich toen in het stadhuis bevonden, vernietigd. Hoewel het moeilijk is om
precies aan te geven wat er wel en wat er niet is, kan daaromtrent toch wel enig
inzicht aan de onderzoeker verschaft worden.
Als gevolg van deze brand is de aanwezigheid van stukken uit de periode 1816-
1929 omgekeerd evenredig aan de groei van het takenpakket en de gemeentelijke
organisatie in hetzelfde tijdvak. Niet alleen in dit extreme geval, ook bij kleinere
en gedeeltelijke hiaten moet de inleiding aangegrepen worden om de weg te
wijzen naar alternatieve onderzoeksbronnen.
Conclusies
Bij de bewerking van een ingewikkeld en omvangrijk, over een lange periode
lopend archief krijgt de inventarisator onvermijdelijk te maken met een aantal
problemen en principiële keuzes ten aanzien van het begrip archiefvormer, struc
tuur, vroegere inventarisaties en periodisering.
Talloze factoren maken een archief tot een uniek geheel. Aan de inventarisator
de taak dat geheel toegankelijk te maken door een contextuele en geformaliseer
de beschrijving. Mijns inziens behoort in de definitie van archiefinventaris het
beginsel opgenomen te worden dat de structuur ontleend dient te zijn aan de
wijze waarop de archivering georganiseerd was.
Een inventaris is primair een gebruiksvoorwerp, ten behoeve van velerlei onder
zoekers. De inventarisator moet daar rekening mee houden in het formuleren van
zijn teksten en zijn woordgebruik. Maar bovendien dient er adequate informatie
verschaft te worden over de aard en het gebruik van deze specifieke toegang.
Inventariseren is behalve een moeilijk23, ook een wetenschappelijk vak. Door
onderzoek, analyse van archiefbestanddelen (niet van de inhoud), systematise
ren, abstraheren, concluderen komt een verantwoord product tot stand dat de
toegang vormt tot een archief. De inhoud ervan maakt nieuwe beeldvorming
mogelijk en schept soms zelf nieuwe beeldvorming. Zo'n product noemen we
archiefinventaris.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
21 A.J.M. den Teuling, "Stukken van algemene aard", Nederlands Archievenblad 94 (1990) 353-359.
22 Ondanks J. Fox, "Fouten bij het inventariseren van archieven, bittere ervaringen door een examinator
256
RUDI VAN MAANEN INVENTARISEREN, HET DOORGRONDEN VAN EEN HISTORISCHE WERKELIJKHEID
opgedaan", Nederlands Archievenblad 77 (1973) 331.
23 G.J. Mentink, "Inventariseren een moeilijk vak?", Nederlands Archievenblad 77 (1973) 338-352.
257
