Gebruikers en digitalisering
Automatisering en digitalisering hebben niet alleen verwachtingen gewekt,
ze hebben ook het aanzien van de archiefontsluiting ingrijpend veranderd.
Toegangen en gidsen kunnen efficiënter worden vervaardigd en op veel ruimere
schaal beschikbaar worden gesteld onder meer door de faciliteiten die het
internet biedt. Het gebruik van databases maakt het mogelijk om in een toegang
anders dan voorheen veel-op-veel relaties te leggen, wat de bevragings- en inter
pretatiemogelijkheden voor de gebruiker aanmerkelijk vergoot. Terwijl de klassie
ke papieren toegang de aangebrachte orde in een archief nog onverbiddelijk
fixeerde, is het nu in ieder geval theoretisch mogelijk om op basis van archief
beschrijvingen behalve de 'oude' fysieke orde een onbeperkt aantal alternatieve,
logische ordeningen te genereren. Overzichten, toegangen en gidsen die in het
verleden als afzonderlijke instrumenten moesten worden aangeboden, kunnen
nu worden geïntegreerd in informatiesystemen met handige gebruikersinter
faces. Digitale archieven en gegevensregistraties zijn aanleiding tot de ontwik
keling van nieuwe zoekstrategieën en veranderen een custodiale in een post-
custodiale beheers- en zoekcultuur. Gebruikers beschikken over PC's waarmee
ze het internet kunnen afgrazen en gaan veelal gezamenlijk hun eigen zoekin
strumenten ontwikkelen en gebruiken.
'Persoonsgebonden informatie': het archief ontsloten voor één type gebruiker
Digitalisering heeft directe consequenties voor het toegangenapparaat, maar
beïnvloedt de ontsluiting ook op een indirecte manier. Digitalisering heeft een
informatiemaatschappij gecreëerd waarin klanten centraal staan die maatwerk
willen en een vlotte bediening. Archivarissen kunnen niet bij al hun klanten in
dezelfde mate aan die verlangens tegemoet komen en zijn daarom geneigd te
kiezen voor de klant die de grootste omzet genereert: de archiefgebruiker die op
zoek is naar informatie over zijn voorouders en zijn woonomgeving. Er gaan zelfs
stemmen op om de bestaande toegangen en in het bijzonder natuurlijk de inven
taris te vervangen door een toegangenapparaat dat primair op deze geprivilegieer
de klant is afgestemd.
In een interview in het Archievenblad van maart 19998 betoogde Max
Beekhuis, dat de klassieke inventaris was uitgevonden om het depot te beheren:
"er is nooit een ontsluiting gemaakt voor de klant om onderzoek te doen. Voor
de meeste onderzoekers is een inventaris dan ook niet te begrijpen. De bezoeker
wordt ermee opgescheept, hij moet te proberen het te doorgronden en maar zien
te achterhalen waar hij de informatie moet zoeken. Als je een dienstverlenend
bedrijf wilt zijn, moet je beginnen een alternatief te formuleren en niet de klant
dwingen jouw depotsystematiek te snappen." Dat alternatief moest volgens
Beekhuis in eerste instantie worden gezocht in thematische gidsen als de POP-
gids9, waarmee de grootste groep klanten wordt bediend, de klanten die op zoek
zijn naar persoonsgebonden informatie, en die naast en op basis van klassieke toe
gangen worden bewerkt. Maar voor de toekomst achtte hij het niet ondenkbaar
dat de traditionele inventarissen zelfs geheel zouden kunnen worden vervangen
door toegangen die zich aan oorspronkelijke ordes niets gelegen lieten liggen,
maar waren toegesneden op de thematische vraag van klanten en dan bij voor
keur voor klanten die maatwerkontsluiting voor archiefdiensten ook bedrijfs
economisch gezien aantrekkelijk maakten. Met de Regeling geordende en
toegankelijke staat was Beekhuis dan ook niet erg tevreden. "Ik moet daar eerlijk
in zijn: de wet klopt niet. Wat is toegankelijk? Hoe definieer je toegankelijkheid?
De administratie heeft een bepaalde behoefte aan toegankelijkheid en die toe
gankelijkheid wringt altijd met die van de klanten van een archiefdienst. Draai
het radicaal om. De administratie heeft een belang, wij als archiefdienst hebben
een heel ander belang. Prima, dan kiezen we voor een heel andere methode."
In het Archievenblad van maart 2001richtte Jan Sanders zijn pijlen op de
zoekstrategie die door de klassieke inventaris werd voorgeschreven. Hij stelde
vast, dat de overgrote meerderheid van de studiezaalbezoekers, zowel amateurs als
professionals, niet met de traditionele toegangen overweg kon, ondanks aanwij
zingen, richtlijnen en cursussen. Hij was bang dat het akelig stil zou worden in de
archieven als archivarissen hun toegangen niet zouden aanpassen aan de eisen
van de huidige onderzoeker. In toegangen zou niet het archief, de archiefvormer
of de structuur van het archief centraal moeten staan. "Deze zijn van belang voor
het begrip en de interpretatie van het stuk, iets wat we graag overlaten aan de
onderzoeker. Met deze contextuele gegevens kan hij zijn werk doen, maar we
kunnen niet van hem verwachten dat hij deze gegevens ook hanteert om zijn
stukken te vinden." Digitale toegangen zouden de gebruiker direct moeten leiden
naar het specifieke stuk dat de gebruiker zoekt. Pas in tweede instantie zou hij de
mogelijkheden aangereikt moeten krijgen om het gevonden stuk vanuit zijn
context te interpreteren. Zo zou de klassieke zoekmethode waarin van bovenaf,
vanuit de archiefvormers gezocht wordt worden vervangen door een platte, koker-
vormige zoekwijze. Als een voorbeeld van deze aanpak presenteerde hij DIANA
(Digitaal Apparaat Noord-Brabantse Archieven), een eenvoudig zoekprogramma,
waarmee de beschrijving van een bekend inventarisnummer in een archief kan
worden gevonden en dat vooral gebruikt wordt om door de beschrijvingen van
alle archieven van alle archiefvormers heen te zoeken.10
Een klantvriendelijk alternatief: een eigen zoekstrategie voor elke gebruiker
Behalve archivarissen die de klassieke methoden rigoureus afwijzen, zijn er ook
die de mogelijkheden die de klassieke inventaris biedt juist met andere methoden
willen uitbreiden. In een reactie op het interview met Beekhuis onderschreef
Maarten van Driel diens opvatting, dat archivarissen hun (potentiële) gebrui
kers een toegankelijkheid moesten bieden die past bij wat die gebruikers vragen
en hoe ze het vragen. "Hoe beter deze onderzoeksmiddelen aansluiten bij de
wensen van het publiek, des te meer archiefgebruik krijgen we des te gemak
kelijker kunnen we, met minimale inzet van middelen, vragen beantwoorden."
Tegen thematische ontsluiting als zodanig verzette hij zich niet. Maar hij vond
de aanpak van het ARA niet de juiste. Je moest archiefstukken niet vanuit één
vraagstelling en op één thema ontsluiten. Archiefstukken hebben wat hun infor
matie-inhoud betreft vaak de eigenschap veelduidig te zijn, veel gefacetteerd.
"Alles doorvlooien om één facet te belichten beantwoordt daaraan niet.
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
8 Charles Jeurgens en Agnes Jonker, 'Het ARA is niet van de 19e eeuw', in: Archievenblad jg. 103 nr. 2
(maart 1999) 10-13.
9 Jan H. Kompagnie (eindred.) POP-gids. Personen Op Papier. Overzicht van archief en bibliotheekbestanden
met gegevens over persoons- en beroepsgroepen in het Algemeen Rijksarchief, 's-Gravenhage 1997.
20
THEO THOMASSEN DE VEELVORMIGHEID VAN DE ARC HIEF O NTS LU ITING EN DE ILLUSIE VAN DE TOEGANKELIJKHEID
10 Jan Sanders, 'Naar een toegang zonder drempel: met Diana op jacht 'in Archievenblad jg. 105, nr. 2, mrt.
2001, pp. 20-21.
21
