die jaren op grond van nieuwe constituties en bestuursvormen inderdaad nieuwe
registers van de algemene bestuurshandelingen aangelegd. Maar in 1803 en 1808
was dat eveneens gebeurd. Zomin dat echter voldoende grond was voor een
cesuur in 1851, zomin geldt dat voor al deze jaren.
Maar er is meer. De status van de stad veranderde van deelhebber aan de gewes
telijke soevereiniteit in ondergeschikt bestuursorgaan binnen het raamwerk van
de nationale staat. Mede hierdoor wijzigde zich in deze periode de gemeentelijke
taakstelling aanzienlijk. Het gevolg van deze ontwikkelingen was dat er in deze
jaren aan diverse instituties en in het verlengde daarvan aan onderdelen van
de archiefvorming een einde kwam. Anderzijds ontstonden er vanwege nieuwe
taken ook nieuwe series, zoals die van de registers van de burgerlijke stand en
de militieregisters.
Voorgaande overwegingen leidden tot een cesuur op 2 januari 1816, de datum
waarop een nieuw regeringsreglement in werking trad. De toen aantredende
lichamen zouden weer een lang leven beschoren zijn (zoals we achteraf kunnen
constateren). Belangrijker is dat begonnen werd met nieuwe series op tal van
fronten, dus niet alleen van de handelingen van de raad en de burgemeesters
(later B&W). De Commissie van Financie en Rekenkamer beëindigde haar werk
zaamheden in 1815. Vanaf 26 februari 1816 trad een nieuwe Rekenkamer op.
De zorg voor de openbare werken viel tot 1 januari 1816 onder de verantwoor
delijkheid van één enkele Gecommitteerde tot de fabricage, sedertdien van een
Commissie voor de fabricage. Blijkbaar achtte de archiefvormer deze bestuurlijke
veranderingen zo nieuw, dat hij nieuwe series startte van de acta van deze beide
Commissies. Een nieuwe Commissie voor de armenzorg werd ingesteld op
14 december 1816.
Het bleek dat er op 2 januari 1816 nog maar weinig series liepen. De meeste
tijdens het Ancien Régime begonnen series waren inmiddels gestopt. Slechts
weinig nieuwe series waren er na 1795 gestart. Alleen al op dergelijke praktische
gronden is 2 januari 1816 voor het Leidse stadsarchief de meest geschikte cesuur
in de Bataafs-Franse tijd.
Deze cesuur geldt overigens niet voor alle archiefgedeelten. Op het gebied van de
financiële administratie bleek zij niet geldig. Op grond van de wijzigingen daarin
per 1 januari 1812, vangt het archiefgedeelte van de gemeenteontvanger op die
datum aan.
Wetgeving ten aanzien van de gemeentelijke belastingen leidde tot twee aparte
belastingkantoren, die hun werkzaamheden in december 1813 resp. oktober 1814
aanvingen. Beide kantoren zijn ver voor 1929 opgeheven.
Ondanks de veranderingen in de jaren 1795-1816 was ook de continuïteit duide
lijk zichtbaar. Het sedert 1816 bestaande bestuurssysteem was een samenstel van
structuren uit het Ancien Régime en Patriotse ideeën die in de Bataafse tijd even
werkelijkheid geworden waren. De ambtelijke organisatie was zelfs geworteld in
de laat-zestiende-eeuwse opzet van de toenmalige stadssecretaris Jan van Hout.19
De meervoudige secretarie zoals hij die heeft gecreëerd ten dienste van de be
stuurscolleges, vinden we terug in het tweekoppige secretariaat (algemeen en
financiën) voor de 19de-eeuwse bestuursorganen. De gespecialiseerde regen
tenfuncties van tresorier ordinaris en tresorier extra-ordinaris zijn de directe
voorgangers van de gemeenteontvanger en de stadsarchitect (sedert 1901
directeur gemeentewerken genoemd). Ook de opzet van de registratuur komt
uit Van Houts koker.20 Serievorming zoals die al eeuwen bestond, bleef voor
alsnog het parool.
De continuïteit van de archiefvorming is wreed verstoord door de brand van het
stadhuis op 12 februari 1929. Niet vanwege nieuwe bestuurlijke vormen, noch
in verband met administratieve veranderingen werd daarna een nieuw archief
opgezet. Een breuk werd geforceerd door een calamiteit. Zowel van de secretarie,
als van het bureau Gemeentewerken, als van de gemeenteontvanger vangen na
de brand nieuwe archieven aan.
Wat de gebruiker van een inventaris zich realiseren moet
Een inventaris is een ontsluitingsinstrument bedoeld voor een gevarieerde groep
gebruikers. Onder hen zijn zowel professionele historici als allerhande niet-
wetenschappelijk en niet-archivistisch geschoolde onderzoekers. Daarin schuilt
voor de inventarisator een lastig dilemma. Niet alleen moeten zijn taalgebruik en
formuleringen toegankelijk zijn voor velen, maar tevens moet hij de gebruiker op
een aantal praktische en ook principiële zaken wijzen. Iemand die een inventaris
raadpleegt moet zich namelijk een paar dingen terdege realiseren. In de inleiding
van mijn inventaris heb ik een hoofdstuk voorop geplaatst, speciaal op die
gebruiker gericht.
De gebruiker moet in de allereerste plaats beseffen dat een inventaris een be
paald type toegang is. Het is een toegang en geen geschiedverhaal. Als de inleiding
een stuk geschiedenis geeft of misschien zelfs een nieuw beeld oproept, is dat
mooi meegenomen, maar het is niet het doel van de inleiding. Inventariseren is
een vorm van archiefbeheer, waarbij geschiedvorsing een hulpmiddel is.
De inventarisator houdt zich primair bezig met het archief. Zijn onderzoek ten
behoeve van het scheppen van een toegang richt zich dan ook op de registratuur,
de zorg voor het archief, de archiefvormer in institutionele zin. De archiefvormer
moet in een context worden geplaatst. En daarin zit natuurlijk wel een moeilijk
heid. Hoever gaat dat? Waar liggen vanuit het oogmerk van de archivistiek de
grenzen van de context? Primair gaat het om de achtergrond van de interne en
externe samenhang van de stukken en de relatie van de stukken met taakstelling
en taakuitvoering van de archiefvormer. De onderzoeker, die over het algemeen
een tamelijk nauw omschreven zaak uitzoekt, moet uit de inleiding tot de con
clusie komen dat hij op de juiste plek zoekt. Een duidelijk beeld van de taken van
de archiefvormer is daarbij onontbeerlijk. Als hij niet in het juiste archief zoekt,
moet dat eigenlijk ook duidelijk worden. En dan is het het mooiste wanneer het
contextuele verhaal de onderzoeker op het spoor zet waar hij wel moet zoeken.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
19 Van Maanen, Stadsarchief van Leiden 1574-1816, XVII-XX, XXXI-XXXIII. R.C.J. van Maanen, "Leidse stad
huisklerken tijdens de republiek", Regionaal-historisch tijdschrift Holland 16 (1984) 85-88.
254
RUDI VAN MAANEN INVENTARISEREN, HET DOORGRONDEN VAN EEN HISTORISCHE WERKELIJKHEID
20F.C.J. Ketelaar, "Jan van Houts 'Registratuer'", Nederlands Archievenblad 84 (1980) 400-412.
255