Eerdere inventarisaties
Ik was niet de eerste die zich met het archief bemoeide. Eerdere inventarisaties
gingen vooraf. Dat heeft zijn sporen nagelaten. Verschillende achtergronden van
de inventarisatoren hebben geresulteerd in een archief dat niet meer overeen
kwam met het archief zoals dat in de registratuurfase gestructureerd was.
Een drietal inventarisatoren heeft zich met de archiefbescheiden uit het tijdvak
1816-1929 beziggehouden: Rammelman Elsevier, Dozy en Overvoorde.
W.I.C. Rammelman Elsevier was een gepensioneerde beroepsofficier, die in 1855
door de gemeente aangesteld werd om de gemeentesecretaris te ontlasten van
zijn taak om het archief toegankelijk te maken. In 1863 resp. 1865 verschenen de
twee delen van zijn inventaris.12 Het eerste deel bevat een beschrijving van "char
ters en privileges" en is ingedeeld naar soorten instelling. Het is dus eigenlijk een
gesystematiseerde regestenlijst. Het tweede deel bevat de registers, eveneens sys
tematisch ingedeeld naar bepaalde onderwerpen (en met als apart hoofdstuk
de stukken betreffende beleg en ontzet). Dit deel loopt tot aan de tijd van
Rammelman Elsevier zelf.
Voor zijn opvolger Ch.M. Dozy (1886) werd een profielschets gemaakt, opgesteld
door een commissie van wijze mannen.13 Hij was jurist en een geschoold archi
varis. Hij stond een "wetenschappelijke" wijze van inventariseren voor, dat wil
zeggen een inventarisatie waarbij de herkomst van de stukken doorslaggevend
was voor de plaatsing.14 Dozy hield zich ook bezig met het probleem van het
scheiden van het oude en nieuwe archief.15 Aanvankelijk koos hij voor het jaar
1812 als cesuur. Een paar jaar later pleitte hij er echter voor geen vaste grens te
trekken, maar die te laten afhangen van de archiefvorming zelf, dat wil zeggen
van de grenzen die door de daadwerkelijke archiefvormers gelegd waren. In zijn
archiefoverzicht van 1897 paste hij deze methode ook toe.16 Dit overzicht is een
lijst van series, zonder een vast gekozen einddatering, en zogenaamd gestructu
reerd naar archiefvormers. Helaas blijkt er geen verschil gemaakt te zijn tussen
stukken van en stukken betreffende de instellingen.
J.C. Overvoorde (1901) ging verder op dit pad. Hij legde twee cesuren, namelijk
bij 1574 (het einde van de Leidse Middeleeuwen) en 1851. Aan afronding van
de inventarisatie kwam hij echter niet toe. Hij overleed in 1930. Het middeleeuw
se archief werd afgemaakt door zijn opvolger J. W. Verburgt. Het archief van 1574-
1851 werd verder behandeld door mej. L.J. Ruys, die van 1937 tot 1942 aan het
Leids Gemeentearchief verbonden was. Ook zij kwam niet tot afronding. Het
archief van na 1851 werd geïnventariseerd door mej. A.G. de Reede. Haar inven
taris, "concept-inventaris" genoemd, verscheen in 1933. De beide dames gaven
de stukken nummers en de stukken werden op die nummervolgorde in de kast
geplaatst.
De gehanteerde indeling vertoonde ernstige mankementen. Met name ontbrak
consequentie in de systematiek van de ordening. Overlappingen komen niet
zelden voor en ook zijn heel wat stukken uit elkaar gehaald die bij elkaar zaten
en hoorden. Merkwaardig was dat er over bepaalde onderwerpen geen stukken
aanwezig waren, die ik wel in het archief van een stadsbestuur had verwacht.
Die stukken bleek Overvoorde al geordend en beschreven te hebben in de reeks
inventarissen die hij gemaakt had voorafgaande aan zijn inventarisatie van het
Secretariearchief, bijvoorbeeld die van de archieven van de gasthuizen, de hallen
of de gilden. In wezen is hij onderwerpsgewijs te werk gegaan bij het ordenen
van al hetgeen hij in zijn archiefdepot aantrof. Zijn functionele opvolgers hebben
daar geen wijziging in aangebracht.17
De kennis omtrent Overvoorde's werkwijze en het reeds genoemde institutionele
onderzoek gaven de aanknopingspunten bij het zoeken naar afgedwaalde archi
valia. In vijftien verschillende fondsen alsmede in de collectie BS en in de bib
liotheek van het Gemeentearchief bleken zich afgedwaalde archiefstukken te
bevinden. Het onderzoek ernaar betekende een forse tijdsinvestering.
De ordening van Overvoorde, zoals die uit zijn kaartenbakken bleek, kwam niet
overeen met de door mij gevonden structuur van de organisatie van het archief.
Zelfstandige archiefvorming door de vaste raadscommissies was niet onderkend.
Evenmin was dat het geval met die van de stadsarchitect en de gemeenteontvan
ger. Het 19de-eeuwse archief van de stadsarchitect was geheel verspreid geraakt
over tal van archieven, de bibliotheek en de topografisch-historische atlas.
Continuïteit archiefvorming vs. discontinuïteit bestuur
De tegenstelling van continuïteit van het besturen tegenover discontinuïteit van
de bestuursorganisatie en de bestuurderspopulatie stelt de inventarisator van een
stadsarchief voor lastige dilemma's. Immers, bestuurlijk handelen brengt continuï
teit in de archiefvorming met zich mee; nieuwe bestuursvormen en vernieuwde
taakstellingen leiden daarentegen tot andere wijzen waarop die archiefvorming
ter hand wordt genomen.
De inventarisator staat voor de hachelijke taak dat hij een moment moet vinden
waarop lopende archiefvorming vervangen wordt door een nieuw systeem. In een
ingewikkeld archief als een stadsarchief, met diverse gedeelten, onderdelen en
subsystemen, bestaat een dergelijk moment niet. Er blijken echter wel perioden te
zijn waarin de veranderingen zo veelvuldig waren, dat zij een cesuur rechtvaardi
gen; transformatieperioden, waarin verandering van bestuursorganisatie en
besturende elite gereflecteerd werd door de archiefvorming. Zo'n tijdvak was de
Bataafs-Franse tijd met nog enkele jaren daarna. Pleidooien zijn in het verleden
gehouden voor een cesuur bij 1795, 1811, 1813 en 1816.18 In Leiden werden in
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
12 W.I.C. Rammelman Elsevier, Inventaris van het archief der Gemeente Leyden, bevattende hare charters en
privilegiën... 1240-1644, Leiden 1863, en ld., Inventaris van het archief der Gemeente Leyden, bevattende hare
registers en bescheiden van algemeenen aard, Leiden 1865.
13 Commissie bestond uit prof.dr. R.J. Fruin, hoogleraar vaderlandse geschiedenis, prof. dr. J.G.R. Acquoy,
hoogleraar in de geschiedenis van de Nederlandse Hervormde Kerk, en dr. W. Pleyte, conservator van het
Museum van Oudheden. Haar rapport dateert van 31 augustus 1885 (Raadshandelingen 1885, Ingekomen
stuk 157).
14 Gemeenteverslag (van Leiden) over 1886, 55-60. Zie ook S. Gratama, "In Memoriam Mr. Charles Marius
Dozy", Nederlandsch Archievenblad 9 (1900-1901) 171-180, en P.J. Blok, Geschiedenis eener Hollandsche stad,
IV. Eene Hollandsche stad in den nieuweren tijd (Den Haag 1918) VII.
252
RUDI VAN MAANEN INVENTARISEREN, HET DOORGRONDEN VAN EEN HISTORISCHE WERKELIJKHEID
15 Ch.M. Dozy, "Oud en nieuw archief", Nederlandsch Archievenblad 1 (1892-1893) 9-14. Zie ook Theo H.P.M.
Thomassen, "Van evenement naar structuur: ordenen en beschrijven in de eeuw vóór de Handleiding",
in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding voor het
ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum 1998) XLIX.
16 Bijlage bij zijn Jaarverslag over 1897 aan het Gemeentebestuur.
17 Verburgt merkt in zijn Voorwoord bij de inventaris van SA I op dat piëteit hem verbiedt Overvoorde's arbeid
te beoordelen.
18 R.C.J, van Maanen, A.P.A.M. Spijkers en J.P. Sigmond, "Studiedag inventarisatie 'Oud-Stadsarchief'",
Nederlands Archievenblad 87 (1983) 52, 55. Zie ook Dozy, Oud en nieuw archief.
253
