Het procesgebonden karakter van archiefvorming bepaalt mede de uniciteit van
een archief, ondanks het feit dat de werkprocessen van de archiefvormer lang
niet altijd uniek zijn, evenmin als de doelstellingen, de taakstellingen en de orga
nisatiestructuur. Een zelfde type instelling leidt vaak tot een zelfde archiefstruc
tuur. De inventarisator moet de verhouding tussen het modelmatige en het
unieke karakter van een archief onderkennen en verwoorden in de inleiding.
Tijdens de inventarisatie van het Leidse Stadsarchief ben ik tot de conclusie
gekomen dat de hoofdstructuur daarvan gebaseerd was op een combinatie van de
bestuurlijke en de administratief-ambtelijke organisatie. De bestuurlijke struc
tuur was dezelfde als in de rest van Nederland. Het administratief-ambtelijk
apparaat was echter niet verdeeld in verschillende organisatorische afdelingen,
ondanks het feit dat er een functionele specialisatie doorgevoerd was. In wezen
geldt dit ook voor het Ancien Régime, zij het dat toen per stad verschillen konden
voorkomen in de bestuursstructuur en bovendien de bestuurlijke organisatie een
groter stempel drukte op de wijze waarop de archivering was georganiseerd.
De beide inventarissen hebben een hoofdstructuur gekregen overeenkomstig
de gedifferentieerde organisatie van het archief.
Een inventarisatie dient verantwoord te worden, opdat gebruikers de beslissingen
en het gestelde kunnen toetsen. Ook daartoe dient de inleiding. Het is goed als
de inventaris een wetenschappelijke pretentie heeft, en dat natuurlijk ook waar
maakt door inhoud en vorm. Ik wil met name annotatie en bibliografie noemen.
De archiefvormer
Het begrip archiefvormer mag in de klassieke archivistiek als een kernbegrip
gezien worden.9 Het is derhalve een voor de hand liggende vraag wie de archief
vormer van het Leidse stadsarchief was?
Op het eerste gezicht is dit een overbodige vraag, immers, is dat niet de gemeente
Leiden of het stadsbestuur? De gemeente mag dan één ondeelbaar publieksrech
telijk lichaam zijn, één enkele archiefvormer in de klassieke zin was zij beslist
niet. En wat verstaan we eigenlijk onder het stadsbestuur?
Om de vraag te kunnen beantwoorden wie precies de archiefvormer was van het
voorliggende archief, dat pas decennia na de overbrenging naar het
Gemeentearchief door mij bekeken is, heb ik onderzoek moeten doen naar de
gemeentelijke organisatie en taakstelling. De neerslag daarvan vormt een hoofd
stuk in de inleiding van de inventaris. Behalve ter definiëring van de archiefvor
mer biedt het tevens de institutionele context van die archiefvormer.
De gemeentelijke organisatie was een ingewikkeld bestel, met vele diensten,
bedrijven, commissies, ambtenaren en bestuursorganen. En op vele fronten is
archief gevormd. Het blijkt dat de verschillende organisatieonderdelen zelfstan
dig archief gevormd hebben, en dat van de meeste archief bewaard gebleven is.10
Commissies waren er ook vele en in allerlei soorten. Ad hoc-commissies,
gemengde commissies (veelal bestuurlijke commissies, waarin naast burgers
enige raadsleden of leden van B&W zitting hadden), commissies van beheer
(raadscommissies die een directietaak hebben), vaste raadscomnmissies (van
bijstand). Ook waren er commissies ingesteld door rijkswetgeving (bijvoorbeeld
op het gebied van dienstkeuring of belasting).
Een aparte groep binnen het gehele gemeentelijke apparaat vormen de bestuurs
organen, dus de gemeenteraad, de burgemeester, het college van B&W. Deze
vormen tezamen met de vaste commissies van bijstand de centrale stedelijke
overheid. De taakstelling van het centrale bestuurslichaam is van algemene aard,
in tegenstelling tot die van de diensten, bedrijven, commissies van beheeren der
gelijke, die een gespecialiseerde taakstelling hebben. Evenals ieder van deze
instellingen vormen de centrale bestuursorganen een zelfstandige archiefvormen
de eenheid.
Het archief van dit centrale bestuurslichaam heb ik gedefinieerd als het
Stadsarchief.
Maar de stadsbestuurders archiveerden niet zelf. Onder hun gezag vormden
daartoe gedelegeerde ambtenaren daadwerkelijk het archief, gebaseerd op hun
taakomschrijvingen of op bepaalde instructies. We zien in Leiden een gedecen
traliseerde archiefvorming van een (nog) niet in zelfstandige organisatieonder
delen gesplitst ambtelijk apparaat.
Ik breng dus differentiatie aan in het begrip archiefvormer. Tegenover de officiële
archiefvormers, namelijk de verschillende bestuurders, stel ik de daadwerkelijke
archiefvormers, de ambtenaren die archiefvorming in hun takenpakket hadden.
Dit heeft tot gevolg dat de term "archief" op verschillende niveaus wordt
gebruikt, namelijk zowel voor een door een nominale archiefvormer gevormd
archief, als voor ieder van de daadwerkelijk gevormde archieven die daarvan deel
uitmaken. Dit dubbele gebruik is mogelijk wanneer "archief" als een conceptueel
begrip beschouwd wordt.11 Voor geheel of gedeeltelijk op digitale wijze gevormde
archieven is deze gedachte zo langzamerhand gemeengoed. Maar het blijkt dat zij
ook voor de klassieke archiefvorming opgaat. Hoewel het er vaak alle schijn van
heeft dat een archief een fysieke eenheid is, is dat in werkelijkheid bijna nooit het
geval. Er zijn altijd argumenten geweest waarom archivalia uit één archief op ver
schillende plekken werden beheerd. Bekende voorbeelden zijn de perkamenten
charters en de bouwtekeningen van extra groot formaat. Zowel vanuit het
gezichtspunt van de archiefvormer, als vanuit dat van de inventarisator is
"archief" als een intellectueel begrip ook noodzakelijk om de nominale en het
resultaat van de daadwerkelijke archiefvorming te kunnen onderscheiden.
Na het definiëren van de archiefvormer werd het mogelijk in het archief zoals ik
dat aantrof, de -talloze- stukken te onderkennen die er niet in thuishoorden.
Deels betrof dit zelfs complete archieven (zeven stuks van grotere of kleinere
omvang). Bovendien werden nog van dertien verschillende fondsen archivalia
aangetroffen en verscheidene andere documentendie opgenomen konden
worden in de bibliotheek van het Leids Gemeentearchief.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
9 Coppens, Ontsluiting, 79-86.
250
RUDI VAN MAANEN INVENTARISEREN, HET DOORGRONDEN VAN EEN HISTORISCHE WERKELIJKHEID
10 Zie bijlage 6 van SA III.
11 Coppens, Ontsluiting, 76-77. Zie ook Cook, Concept.
251
