Drie theorethische problemen
In 1972 werd mij gevraagd het Leidse "secretariearchief" te gaan inventariseren
dat aansloot op het middeleeuwse archief, dat reeds geïnventariseerd was en
waarvan de inventaris in 1937 was gepubliceerd.1 Dat volgende stuk
Secretariearchief liep van 1575 t/m 1851.
Al inventariserende kwam ik tot twee conclusies:
Het zogenaamde Secretariearchief betrof niet alleen het archief van de secre
taris, maar ook van anderen, bijvoorbeeld de tresorier ordinaris (ontvanger)
en de tresorier-extra-ordinaris (stadsarchitect).
Het jaar 1851 betekende geen breuk in de archiefvorming.
Het gegeven dat het archief veel ingewikkelder in elkaar zat dan gedacht en de
misplaatste cesuur brachten mij ertoe niet langer te spreken over Secretarie
archief, maar over Stadsarchief en ten tweede om de cesuur vroeger te leggen,
en wel bij 1816. Bovendien besloot ik eerst de periode 1574-1816 af te werken.
In 1986 verscheen mijn Inventaris van het Stadsarchief van Leiden 1574-1816.2
In het depot bevond zich ook het "Secretariearchief na 1851", dat naadloos aan
sloot op het niet afgemaakte archiefgedeelte vanaf 1816. Ook dat heb ik opnieuw
beschreven en gecombineerd met het stuk 1816-1851. Vorig jaar verscheen mijn
Inventaris van het Stadsarchief van Leiden 1816-19293, die ik tevens als proef
schrift heb verdedigd.
In de inleiding op deze laatstgenoemde inventaris heb ik een aantal theoretische
problemen aangesneden. Een drietal daarvan wil ik aan de orde stellen:
Wat is inventariseren en welke problemen treft de inventarisator op zijn pad?
Het probleem van continuïteit en discontinuïteit in het kader van inventariseren.
Essentiële zaken die de gebruiker van een inventaris zich moet realiseren.
Het werk van de inventarisator
Wat houdt inventariseren van een archief eigenlijk in? Ik heb tijdens de verdedi
ging van mijn proefschrift gesteld dat inventariseren het doorgronden van een
bepaalde historische werkelijkheid is, met het doel een adequaat ontsluitings
instrument te scheppen voor onderzoekers. Het eerste deel van deze stelling moet
nader verklaard worden.
Die bepaalde historische werkelijkheid is de werkelijkheid van de archiefvormer.
Die neemt besluiten, overlegt, voert zaken uit of doet ze uitvoeren, opereert in
een maatschappelijke en juridische context, reageert op anderen. Kortom, hij
handelt. Een archief wordt wel de administratieve neerslag van handelen van een
archiefvormer genoemd. Een archief is het geheel van archiefbescheiden, ontvan
gen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. En archiefbe-
scheiden zijn een bepaald type documenten, namelijk diegene die bestemd zijn te
berusten onder degene die hen heeft opgemaakt of ontvangen uit hoofde van zijn
activiteiten of taken, of ter handhaving van rechten4. Een archief is dus een
geheel van archiefstukken die vanuit de bepaalde werk- of besluitvormingsproces
sen van een bepaalde archiefvormende instantie zijn gegenereerd.5
Het is de taak van de inventarisator een systematisch opgezette toegang op een
bepaald archief samen te stellen, met het doel de door de archiefvormer bedoelde
samenhang van de stukken in het oog te krijgen. Daarbij gaat het zowel om de
interne samenhang, als om de relaties met externe partijen. Twee wegen worden
door de inventarisator bewandeld:
Hij doet onderzoek, gericht op een optimale ontsluiting van het desbetref
fende archief.
Hij maakt een gestructureerde en geformaliseerde beschrijving van het archief.
Dat onderzoek betekent vergaren van kennis over de archiefvormer en zijn
archiefbeherende activiteiten, analyseren van de archiefvorming, doorgronden
van oudere inventarisaties. Beschrijven slaat zowel op de beschrijving van het
gehele archief als op de beschrijving van de afzonderlijke archiefbestanddelen.
Beschrijven is formaliseren. Op basis van bepaalde beschrijvingselementen
worden de beschrijvingen geformuleerd. Deze geformaliseerde beschrijvingen
worden in een hiërarchische structuur geplaatst, met verschillende niveaus. Deze
niveaus worden benoemd, en wel door synthetiserende formuleringen, die alle
benoemingen van de onderliggende niveaus moeten omvatten. Om een stuk te
duiden is zowel de beschrijving als het niveau van belang.
Essentieel voor een inventaris is dat haar structuur overeen moet komen met de
structuur die het archief had in de "dynamische" fase (ook al schrijft de huidige
definitie van archiefinventaris dat niet voor6). Anders gezegd, de door de inven
tarisator gevolgde systematiek dient ontleend te zijn aan de wijze waarop het
archief was georganiseerd door de archiefvormer in de tijd van het ontstaan en
gebruik ervan voor het primaire doel: informatievoorziening ten behoeve van
besluitvormings- en werkprocessen van de archiefvormer zelf.
Dat was een levende structuur, aan veranderingen onderhevig onder invloed van
talloze factoren. Belangrijk zijn niet alleen nieuwe opvattingen over registratuur
en archiefzorg (al dan niet als uitvloeisel van gewijzigde organisatievormen), of
sturende en voorschrijvende wet- en regelgeving, maar ook maatschappelijke ver
anderingen, normen en waarden, verschillende typen archiefvormers, calamitei
ten en menselijke en intermenselijke factoren.7 Al deze omstandigheden maken
dat ieder archief een uniek geheel is. Archivarissen spreken in dit verband over
de "oude orde", die opgespoord en liefst hersteld moet worden. Deze laatste
opmerking moet worden gezien als een herstel van de logische orde, niet van
de fysieke orde.8
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
1 J.C. Overvoorde en J.W. Verburgt, Archief der secretarie van de stad Leiden 1253-1575 (Leiden 1937).
2 R.C.J. van Maanen, Inventaris van het Stadsarchief van Leiden (1253) 1574-1816 (1897) (Leiden 1986).
3 R.C.J. van Maanen, Inventaris van het Stadsarchief van Leiden (1359) 1816-1929 (1963) Diss. Leiden 2000).
4 Deze elementen ontleend aan de definitie in Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (concept).
5 Theo Thomassen, "Een korte introductie in de archivistiek", in: RJ. Horsman, F.C.J. Ketelaar en
T.H.RM. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. Jaarboek 1999 van de Stichting
Archiefpublicaties ('s-Gravenhage 1999) 11-13; H. Coppens, De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en
aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief (Brussel 1997), 69-70.
248
RUDI VAN MAANEN INVENTARISEREN, HET DOORGRONDEN VAN EEN HISTORISCHE WERKELIJKHEID
6 Lexicon van Nederlandse archieftermen (Den Haag 1983) nr. 109. De Archiefterminologie voor Nederland en
Vlaanderen (concept) stelt in de definitie van archiefinventaris dat het een "systematisch ingedeelde
toegang op een archief" is, "uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvormer".
7 F.C.J. Ketelaar, Archivalisering en archivering(Alphen a/d Rijn 1998).
8 Terry Cook, "The concept of the Archival Fonds in the Post-Custodial Era: Theory, Problems and
Solutions", Archivaria 35 (1993) 24-37. Coppens, Ontsluiting, 77.
249