Australië
Zoals blijkt uit het artikel van Chris Hurley elders in dit jaarboek, verwerpen
Australische archivarissen niet alleen de Noord-Amerikaanse record group als
hoogste niveau van ordening en beschrijving, maar zien ze ook af van het
Europese archiefbegrip, althans als waarneembaar ordeningsniveau. Al in de
jaren '60 van de vorige eeuw stuitten ze op ordeningsproblemen die voortvloei
den uit de voortdurende veranderingen in de administratie en waarvoor de archi-
vistische notie van archief geen werkbare oplossing bood - althans niet als
uitgangspunt voor het fysiek bijeen houden of brengen van archiefbestanddelen
die van de ene administratie naar de andere zijn gegaan. Peter Scott, die de archi-
vistische gevolgen van administratieve wijzigingen analyseerde, kwam tot de con
clusie, dat functies in de regel veel stabieler zijn dan organisatiestructuren en dat
de serie als documentaire neerslag van de functie zo een werkbaar uitgangspunt
voor ordening en beschrijving vormde. Het Australische systeem komt neer op
het afzonderlijk beschrijven van series (archivistische structuur) en organisaties
(administratieve structuur) en het leggen van relaties tussen beide reeksen be
schrijvingen. Hurley trekt de lijn door en ziet het archief als een logische verza
meling van relaties tussen een organisatorische entiteit ('archiefvormer') en de
archiefdocumenten die deze vormde en gebruikte. Deze redeneertrant conse
quent doortrekkend is ook de serie een archivistisch construct dat evenmin
geschikt is om als fysiek anker te fungeren. Elk archivistisch niveau van ordening
zou gezien moeten worden als een logische verzameling relaties en heeft geen
betekenis als fysieke ordeningsmethode. Dossier, serie of archief bestaan alleen
door de afzonderlijke documenten; elk niveau hoger dan het document (record)
is een archivistisch construct en hoe hoger het niveau, hoe minder betekenis de
fysieke ordening heeft.
Conclusies
Hoe zuiver bovenstaande redenering ook moge zijn, voor het beschrijven van
afgesloten archieven is ze niet goed te implementeren. Alleen al vanwege de
omvang van de documentaire erfenissen is het onmogelijk per document te
beschrijven. Er is in vrijwel alle gevallen sprake van een mate van aggregatie,
of dat nu een archief is of een serie. De Australische methode geeft echter wel
uitzicht op een betere structuur door de duidelijke conceptuele scheiding van
archiefvormer en gevormde aggregaten. Die scheiding zit ook al, zoals we eerder
zagen, in Archeion, maar dat systeem heeft onvoldoende functionaliteit zowel
voor het in kaart brengen van administratieve structuren als voor het beschrijven
van archiefstructuren. Voor beide aspecten zijn wel goede voorbeelden voorhan
den; het is nu zaak het beste van verschillende methoden te combineren.
Standaardisatie
Alle redacteuren van archievenoverzichten klaagden openlijk of verborgen over
de moeizame arbeid die nodig was om de aangeleverde beschrijvingen in een
zelfde jasje te gieten. Standaardisatie van beschrijvingen van bestanddelen in
inventarissen is in Nederland redelijk gelukt, maar op het niveau van archieven
is dat nauwelijks van de grond gekomen. De onderzoeker die nu de verschillende
lokale archievenoverzichten via het Internet raadpleegt, ziet zich met duizend
bloeiende bloemen geconfronteerd, al blijkt bij nadere beschouwing meer een
heid dan op het eerste gezicht lijkt. De veertien delen hebben ook wat dat betreft
wel gewerkt.
Ondertussen heeft de internationale archiefgemeenschap standaards voor het
beschrijven geproduceerd: de International Standards for Archival Description
en de International Standards for Archival Authority Control. Eerstgenoemde
standaards betreffen het beschrijven van archiefbestanddelen (op elk niveau van
aggregatie), de tweede het beschrijven van archiefvormers. Beide standaards
tonen duidelijk Angelsaksische invloeden, maar blijken evengoed in Europa te
werken. Verschillende landen hebben vertalingen gemaakt en zijn bezig met de
implementatie in systemen.31 Toepassing van ISAD betekent in de eerste plaats
de keuze van de beschrijvingselementen; niet alle 26 elementen zijn immers
'verplicht'. De samenstellers van de standaard beschouwen slechts 6 velden als
essentieel: referentienummer, naam, naam van de archiefvormer (of een link
naar de beschrijving van de archiefvormer), data (periode), omvang en niveau
van beschrijving of ordening. Dat laatste is voor een archievenoverzicht al impli
ciet gegeven, in sommige overzichten ook expliciet in de titelbeschrijving.
Bijlage 1 geeft in tabelvorm een overzicht van de elementen van ISAD en verge
lijkt deze met het eerder genoemde format van de projectgroep Geautomatiseerd
archievenoverzicht van de VAN. De dekking is weliswaar niet volledig (in ISAD
ontbreekt een classificatiecode) en sommige elementen hebben in beide formats
een verschillende strekking, maar de overeenkomsten zijn groot genoeg. De 'ver
plichte' velden komen in elk geval ook in het format van de projectgroep voor.
De standaards voor archiefvormers zijn nog niet formeel vastgesteld; de komende
jaren consulteert de Committee on Descriptive Standards van de International
Council on Archives het internationale veld. Als we voorbijgaan aan het formele
authority record, bestaat de inhoudelijke beschrijving van de archiefvormer uit de
volgende elementen:
Beschrijving van archiefvormers volgens ISAAR (CPF)
-
-
-
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
31 Een goed voorbeeld van een geautomatiseerd systeem dat zich conformeert aan ISAD en ISAAR is
het Zweedse ARKIS-2. Overigens is ook ABS-Archeion aangepast aan ISAD.
242
PETER HORSMAN NAAR EEN NATIONAAL ARCHIEVENOVERZICHT
Nummer
Naam
C
p
F
1
Legal Number(s)
X
2
Names
X
X
X
3
Date(s) and place(s) of existence
X
X
X
4
Business location Places and/or geographical area of residence
X
X
X
5
Legal status nationality
X
X
X
6
Mandate, functions and sphere of activity occupation
X
X
X
7
Administrative structure family tree
X
X
8
Relationships
X
X
X
9
Other significant information
X
X
X
C Corporate bodies P Persons F Families
243
