beperkingen van de toenmalige Oracle report generator- juist de theoretisch cor
recte scheiding tussen archief(blok) en archiefvormer, gepaard aan de verschil
len in toepassing van het concept binnen de Rijksarchiefdienst.26 De interface
voor geautomatiseerd zoeken was verre van gebruiksvriendelijk en deze functie
legde bovendien zodanig beslag op de krap bemeten computercapaciteit, dat ze
niet aan het publiek ter beschikking gesteld kon worden. Bij een uitdraai op
papier was de keuze tussen primaire ordening per archiefvormer (gevolgd door
een lijst van archiefblokken waarin deze een aandeel had geleverd) of primaire
ordening per archiefblok (gevolgd door een lijst van archiefvormers waarvan in
dat blok bestanddelen zaten). Geen van beide opties leidde tot een resultaat dat
een schoonheidsprijs verdiende. Juist het gebrek aan een goed ogende uitvoer
heeft de toepassing van de beschrijvingsmogelijkheid van de module archieven
overzicht belemmerd.
Bij het ineenvoegen van ABS en Archeion de afgelopen jaren waren de verschillen
in het datamodel -ABS gaat uit van archieven- en de moeizame productie van
een archievenoverzicht de voornaamste struikelblokken.
Internationaal
Een blik in de archiefwereld buiten Nederland moge ertoe bijdragen de bovenge
schetste ontwikkelingen in perspectief te zien. Ik streef zeker niet naar volledig
heid, dat zou even saai als omvangrijk en onmogelijk zijn. Ik beperk me tot een
paar verschillende archiefculturen: Italië, Verenigde Staten, Canada en Australië.
Italië
Tot op zekere hoogte vergelijkbaar met de Nederlandse serie Overzichten is de
Italiaanse Guida generale degli archivi di stato italiani, die vanaf 1981 begon te
verschijnen, al beperkt de gids zich tot staatsarchieven. De serie is ingedeeld per
archiefbewaarplaats, die niet per regione zijn gegroepeerd, maar in alfabetische
volgorde zijn gerangschikt. Van elke bewaarplaats geeft de gids adres, telefoon
nummer en omvang van de bestanden, een inhoudsopgave (althans voor de
grotere), gevolgd door een korte historisch-administratieve karakteristiek. De
archiefbeschrijvingen zelf zijn per periode ingedeeld. Per groep bij elkaar horende
archieven (de Nederlandse Archiefterminologie noemt zo'n groep een fonds27) geeft
de gids een korte kopnoot; ook sommige archieven krijgen een dergelijke korte
toelichting. Vooral de oudere archieven, die dikwijls door de talrijke staatkundige
herindelingen versnipperd zijn geraakt, worden nog al eens op het niveau van de
serie beschreven. Het format is beknopt: titel (naam van het archief of de serie),
omvang (in eenheden), periode. Het gebruik van afkortingen maakt het over
zicht niet gemakkelijk leesbaar, maar het is wel begrijpelijk. Elk van de vijf delen
beslaat ruim 1.000 bladzijden.
Verenigde Staten
Methodisch is het Noord-Amerikaanse archiefwezen sterk beïnvloed door de
bibliografische wijze van beschrijven. De beheerders van de kleinere archiefbe
waarplaatsen (zoals universiteitsarchieven of manuscript libraries) proberen hun
beschrijvingen te integreren in de bibliotheekcatalogus van de instelling waar
voor ze werken. Steve Henson bewerkte de toonaangevende Anglo-American
Cataloguing Rules (AACR-2) voor archieven28 en in geval van automatisering
maakten de meeste archivarissen gebruik van een speciale versie van het MARC-
format voor archives and manuscript collections: MARC-AMC. Dit format voor
beschrijvingen op het niveau van archieven bevorderde de facto standaardisatie
en vormde de basis voor het opzetten van succesvolle geautomatiseerde netwer
ken (de RLIN-database bijvoorbeeld). MARC ondersteunt de opname van be-
heersgegevens, maar biedt ook de mogelijkheid tot het schrijven van scope and
contents notes, voor een nadere toelichting op archief en archiefvormer. MARC-
AMC vertoont nogal wat overeenkomsten met het format dat de projectgroep
Geautomatiseerd archievenoverzicht ontwikkelde. Zelfs al kende de projectgroep
mogelijk MARC niet of nauwelijks, alleen al door de contacten met PICA en
RAPIDE (Katholiek Documentatie Centrum), zijn tenminste indirecte
invloeden aantoonbaar.
Canada
Vanaf de jaren '80 heeft het Canadese archiefwezen zich intensief beziggehouden
met zowel de archieftheorie als de ontwikkeling van praktische methoden en
standaards voor archiefbeschrijving. Voorop stond de vraag wat het hoogste
niveau van ordening zou moeten zijn. Dankzij de vertaling van een artikel van de
Fransman Michel Duchein in het Engels begonnen archivarissen het fonds
(archief) te herontdekken. Daarvoor was de hoogste groepering de record group,
die niet altijd een zuivere afspiegeling van de herkomst van de bestanddelen was,
maar -naar Amerikaans voorbeeld- nogal eens op pragmatische gronden was
samengesteld.29 Beschrijvingen op archiefniveau vormen de top van een hiërar
chisch systeem, dat via de serie naar bestanddelen afdaalt. Het archievenover
zicht van de Government Archives Division van de National Archives geeft een
duidelijk beeld van de wijze van beschrijving: naam met formele code, periode,
omvang, gevolgd door twee beknopte toelichtingen: administrative history en
arrangement and contents. De eerste toelichting geeft een summiere beschrijving
van de archiefvormer, de tweede van structuur (dat wil zeggen van de voornaam
ste series) en inhoud van het archief. Een beschrijving neemt ongeveer een
bladzijde in beslag.30
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
26 De ontwikkeling van een geautomatiseerd informatiesysteem hoort gepaard te gaan met het opstellen van
procedures. Dat is bij Archeion wel gebeurd, maar vooral met betrekking tot het archiefbeheer. Er heeft
geen methodeontwikkeling voor het beschrijven van archieven plaats gevonden.
27 Lexicon 2, toelichting. Den Teuling vermeldt de term, maar ontraadt het gebruik om verwarring te voorko
men met het Franse woord fonds, dat ook in het Engels ingang vindt als equivalent van 'archief.
28 Steve Henson, Archives, Personal Papers and Manuscripts.
240
PETER HORSMAN NAAR EEN NATIONAAL ARCHIEVENOVERZICHT
29 Zie voor de record group het desbetreffende lemma in: 'Engelstalige archieftermen in het Nederlands
verklaard', in Horsman e.a. (red.) Paradigma. Interpretatiekaders in de archivistiek, 239 ('s-Gravenhage
1999); ook elders in dit jaarboek mijn inleiding op het artikel van Chris Hurley.
30 Cynthia Lovering (compiler), Government Archives Division. With an introduction by Terry Cook.
Ottawa 1991.
241
