voor ogen stond. Koos deze voor een titelbestand aangevuld met beheersgege-
vens, de GAOS-werkgroep ging van het standpunt uit dat een archievenoverzicht
als het ware uit beheersgegevens gegenereerd zou moeten worden. In de ontwik
keling van het uiteindelijke systeem is de nadruk echter in hoofdzaak op de
beheersgegevens komen te liggen; de module archievenoverzicht kwam niet
goed uit de verf.19
Het archiefbegrip op de tocht
De geschiedenis van het archievenoverzicht maakt onderdeel uit van de ontwik
keling van het toegankelijk maken van archieven, de verschuiving van de aan
dacht voor het fysieke object naar het logische.20 Hendrik van Wijn, de eerste
archivarius des rijks, kreeg de opdracht mee belangrijke archieven fysiek bijeen
te brengen. In de archiefbeschrijving lag het accent op het enkelvoudige stuk,
vooral de charters. De negentiende-eeuwse archivistiek ontdekte langzamerhand
het archief als een geheel dat meer is dan de som der samenstellende delen. De
Handleiding van Muller, Feith en Fruin was daarvan de codificatie, maar nog
steeds was de blik op het fysieke archief gericht. (De oplettende lezer met gevoel
voor inlegkunde ziet al in verschillende paragrafen de dageraad van de functione
le archivistiek dagen). Het archief zoals het driemanschap dat definieerde -als de
documentaire nalatenschap van een persoon of organisatie- moest zoveel moge
lijk fysiek bijeengebracht worden. Dat is direct al de boodschap van de eerste
paragraaf, die samen met de paragrafen 2 en 16 de Nederlandse interpretatie
vormt van het respect des fonds waarmee Muller aan de École des Chartes ver
trouwd was geraakt. In 1908 vatte Muller dit gedachtegoed samen als het her-
komstbeginsel, dat gedurende de hele twintigste eeuw het ordenen en beschrijven
van archieven in Nederland heeft beheerst.21 Het herkomstbeginsel is het begin
sel dat ieder archiefstuk behoort te worden teruggebracht tot het archief waaruit
het afkomstig is en in dat archief op zijn oorspronkelijke plaats.22
Een archievenoverzicht beschrijft geen individuele bestanddelen, maar is wel
gebaseerd op het respect des fonds, principle of provenance, herkomstbeginsel, of
welke naam het concept ook moge dragen. Het ideale beeld is dat alle archieven
correct afgebakend in de juiste archiefbewaarplaatsen liggen. Met andere woor
den: de relatie tussen archief en archiefvormer is een één-op-één relatie. Bij elk
archief zoals dat in het overzicht is opgenomen, hoort één en niet meer dan één
archiefvormer. Vandaar dat een archief ook geïdentificeerd kan worden met de
naam van de archiefvormer. Met archief van gedeputeerde staten bedoelt het
Noord-Brabantse overzicht hetzelfde als gedeputeerde staten in de andere pro
vincies - het verschil is niet principieel bedoeld.
Goedbeschouwd ging ook de werkgroep GAOS van het archief als fysieke enti
teit uit; al maakte ze wel onderscheid tussen archiefvormer en archief, de relatie
tussen beide bleef één-op-één. Toen het ministerie van Binnenlandse Zaken
financiën beschikbaar stelde voor de bouw van een prototype, het ministerie
van WVC, waaronder destijds de rijksarchiefdienst ressorteerde, een gelijk bedrag
verstrekte voor de noodzakelijke apparatuur en het rijksarchief in Zeeland zich
als vrijwilliger aanbood als laboratorium, werd de database ook volgens deze
inzichten ontworpen.23
Na oplevering van het prototype testte het rijksarchief in Zeeland gedurende een
jaar de software. Medewerkers uit andere rijksarchieven (en andere belangstel
lenden) kregen de gelegenheid het systeem uitvoerig te bekijken en te beproeven.
Na afloop van de testperiode werd besloten tot volledige herbouw, dus het proto
type werd 'weggegooid'.24 Een nieuwe projectgroep zette zich aan het schrijven
van een functioneel ontwerp. Daarbij kwam opnieuw de relatie tussen archief
vormer en archief aan de orde. Vooral Henny van Schie betoogde, met tal van
voorbeelden uit de praktijk, dat die relatie veel minder eenduidig was. Bij gerichte
navraag in Zeeland bleek dat ook daar het fenomeen van de veel-op-veel relatie
was ontdekt, maar dat men door toepassing van een handigheid de onvolkomen
heid van de software had omzeild.
Het definitieve Archeion is aan het eind van de jaren '80 van de vorige eeuw
ontworpen en gerealiseerd met een expliciete en conceptuele scheiding tussen
archiefvormer en archiefblok. De toevoeging 'blok' drukt uit dat het om een
fysiek geheel gaat, dat niet noodzakelijkerwijs samenvalt met het archief in logi
sche zin. De archieftheoretische onderbouwing kwam naderhand. Artikelen
als die van Peter Scott in Australië (eind jaren '70, begin jaren '80) waren in
Nederland onopgemerkt gebleven, ook al beschikte tenminste het Algemeen
Rijksarchief over een abonnement op Archives and Manuscripts.25 Met de inzich
ten verworven tijdens de ontwikkeling van Archeion is begin jaren negentig nog
een gemengd Belgisch-Nederlandse commissie, bestaande uit vertegenwoordigers
van beide verenigingen, aan de slag gegaan om het idee van een geautomatiseerd
archievenoverzicht nieuw leven in te blazen. De technische realisatie zou veel
dichter bij huis kunnen blijven dan tijdens de eerdere VAN-projectgroep mogelijk
was; het datamodel dat deze commissie produceerde, was een combinatie van dat
van Archeion en het format van de projectgroep-Veerman. Verder dan een eind
rapport is het evenwel niet gekomen.
Ondertussen waren de bouwers van Archeion er niet goed in geslaagd een over
zichtelijk archievenoverzicht te ontwerpen. De voornaamste reden was -naast de
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
19 Vanwege deze oriëntatie en de lange ontwikkelingsweg is Johan van der Ploeg voor het gemeentearchief
Groningen zelf aan de slag gegaan, wat uitmondde in ABS (Archief Beheer Systeem), dat bij verschillende
lokale archiefdiensten in gebruik is geweest.
20 Zie daarvoor: P.J.Horsman, F.C.J.Ketelaar en T.H.P.M.Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de
archivistiek Jaarboek 1999 van de Stichting Archiefpublicaties's-Gravenhage 1999. In het bijzonder: Theo
Thomassen, 'Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap' 69-79, en Terry Cook, 'What is past
is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift' 29-67. Ook: Theo
H.P.M.Thomassen, 'Van evenement naar structuur: ordenen en beschrijven in de eeuw vóór de
Handleiding', in: P.J.Horsman, F.C.J.Ketelaar en T.H.P.M.Thomassen (red.), Text en context van de
Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 189. (Hilversum 1998) XXI-LXXVIII.
238
PETER HORSMAN NAAR EEN NATIONAAL ARCHIEVENOVERZICHT
21 P.J.Horsman, "'Het zat in de lucht". De concepten achter de Handleiding', in: Text en Context LXXIX-XCVIII.
22 Nederlandse Archiefterminologie 84.
23 Het systeem kreeg de naam Archeion. De ambtelijke top vond de naam GAOS minder geschikt. De
Algemene Rekenkamer trok later uit de naamsverandering de conclusie dat het GAOS project een zachte
dood was gestorven en dus mislukt. Het omvangrijke projectdossier berust op het Algemeen Rijksarchief,
in het archief van de Centrale Directie Rijksarchiefdienst.
24 Naast technische redenen lagen daaraan ook juridische motieven ten grondslag. De bouwer claimde de
rechten op de software. Sindsdien zijn contracten op dit punt zorgvuldiger opgesteld.
25 Voor de ideeën van Peter Scottzie het artikel van Chris Hurley elders in dit jaarboek.
239
