maar, zo schrijft eerstgenoemde niet zonder bitterheid, 'sindsdien [was] de zaak
weer jaren blijven liggen, omdat men het er niet over eens was, wat wèl en wat
niet behoorde te worden opgenomen.' De vraag was vooral of -wat voor het over
zicht van lokale archieven wel zou gebeuren- van elk der archieven (Graswinckel
gebruikt daarvoor de term 'fondsen') de belangrijkste series moesten worden ver
meld; een standpunt dat hem aanvechtbaar leek. Uiteindelijk zou hij het samen
stellen van het overzicht en het uniformeren van de toegezonden beschrijvingen
dan ook zelf als 'ambtswerk' ter hand nemen, met het risico van onenigheid
met zijn collega's.12
Het overzicht is per bewaarplaats ingedeeld. Van elke bewaarplaats zijn niet
alleen adres, telefoonnummer en (opnieuw) gironummer vermeld, maar wordt
ook een beschrijving gegeven van geschiedenis en ontwikkeling van het bestand.
Graswinckel heeft de beschrijvingen zoveel mogelijk gestandaardiseerd: naam
van het archief, periode, toegang(en), toelichting. Zeker van de meer omvang
rijke archieven uit het ancien régime geven deze 'kopnoten' informatie over
inhoud en structuur.13 Wanneer er een gedrukte inventaris bestaat, is de toelich
ting beknopter (en in een kleiner lettertype gedrukt) dan wanneer het archief
zo'n toegang moet ontberen.
Twintig jaar later verschijnt er opnieuw een archievenoverzicht van de gezamen
lijke rijksarchieven, met de Noord-Brabantse rijksarchivaris Pirenne als eindre
dacteur.14 Ook dit overzicht is primair per bewaarplaats ingedeeld. De formele
gegevens omvatten nu ook de openingstijden, nog steeds het gironummer, en een
summiere beschrijving van bibliotheek en -indien aanwezig- historisch-topogra-
fische atlas en zegelverzameling. Opnieuw gaat een historisch overzicht van de
bewaarplaats aan het eigenlijke overzicht van de inhoud vooraf. Het format van
de beschrijvingen van de archieven is iets uitgebreid ten opzichte van vorige over
zichten. Nu wordt ook de omvang van het archief vermeld. De 'kopnoten' bleven
gehandhaafd, maar zijn, evenals het historisch overzicht, herschreven.
Het laatste gemeenschappelijke archievenoverzicht is de eerder vermelde veer-
tiendelige serie. Voor de eerste maal zijn nu niet alleen de bewaarplaatsen van
rijk, gemeenten en waterschappen samengebracht, maar ook de archieven
van gemeenten zonder gemeentearchivaris. Elk deel omvat een provincie.
Afzonderlijke delen zijn er voor het Algemeen Rijksarchief en het gemeentear
chief Amsterdam. Het rijksarchief in Zuid-Holland is dubbel opgenomen: zowel
in het provinciale overzicht als in het overzicht van het Algemeen Rijksarchief.
Het veertiende deel omvat de archieven en verzamelingen die zich in andere dan
publieke bewaarplaatsen bevinden.
De indeling van de onderscheiden delen is niet in alle gevallen dezelfde.
Afhankelijk van de structuur van het provinciale archiefwezen of de kracht van
argumenten waarmee de provinciale redactie de eindredacteur wist te overtuigen,
zijn er verschillen waar te nemen. Dat geldt soms ook voor de beschrijvingen: het
Noord-Brabants overzicht schrijft consequent 'archief van...', waar andere over
zichten alleen de naam van de archiefvormer vermelden.15
Elk deel begint met een inleiding waarin de karakteristieken van de betreffende
administratieve geschiedenis en de daaruit voortvloeiende archiefvorming zijn
beschreven. De historische overzichten per bewaarplaats ontbreken nu (alleen al
de grenzen aan de omvang van de delen zou opname onmogelijk maken), evenals
de gironummers. Wel worden consequent openingstijden en beschikbare facili
teiten vermeld.
De toelichtingen op de archieven zijn veel beknopter dan in de voorgaande over
zichten van het rijk en in hoofdzaak beperkt tot een korte opsomming van deel-
archieven. Waar bij Pirenne de beschrijving van het Utrechtse bisschoppelijk
archief bijvoorbeeld nog een hele bladzijde bestrijkt, hebben Beets, Leeuwenberg
en Riphaagen de beschrijving teruggebracht tot amper 9 regels.16 Ondanks de
onderlinge verschillen toont de serie wel degelijk aan dat uniformering en stan
daardisatie op nationaal niveau bereikbaar zijn; dat het in de jaren tachtig nog
niet helemaal lukte, is te herleiden tot onwennigheid en gebrek aan theorie en
praktijk van het beschrijven op het niveau van archieven.
Een archievenoverzicht veroudert snel. Archiefdiensten verwerven nieuwe archie
ven of aanvullingen op archieven die reeds in beheer zijn, ze maken nieuwe toe
gangen, er verschijnt nieuwe relevante literatuur, adressen, telefoonnummers,
openingstijden en faciliteiten veranderen. Op het moment van verschijnen was elk
deel uit de serie reeds verouderd. Al tijdens het verschijnen werd het duidelijk dat
onderhoud van de serie een andere aanpak behoefde en dat automatisering daar
voor een bruikbaar instrument zou kunnen zijn. De Stuurgroep Automatisering
van de VAN stelde op 24 januari 1983 een projectgroep in die als taak meekreeg
'het doen van voorstellen tot automatisering van het titelbestand en de indices van
de delen in de serie "Archievenoverzichten", uitgebreid met beheersgegevens voor
archiefdiensten die zulks op prijs stellen'.17 De projectgroep onderzocht de moge
lijkheid de database onder te brengen bij een host-organisatie, waarvoor ze onder
andere onderhandelingen aanknoopte met het Universitair Computer Centrum
Nijmegen en PICA. Beide instellingen brachten offerte uit, maar noch project
groep noch stuurgroep beschikten over mandaat en budget om verder te gaan.
De Rijksarchiefdienst, die het grootste deel van de exploitatiekosten zou moeten
dragen, was inmiddels een andere weg ingeslagen. Een kleine werkgroep, waarin
ook een vertegenwoordiger van het ministerie van Binnenlandse Zaken en van
een gemeentearchief zitting hadden, was begonnen met ideevorming over een
archiefbeheersysteem, onder de ironisch bedoelde werktitel GAOS (Geautoma
tiseerd Archieven Overzicht Systeem), waaruit later Archeion geboren zou wor
den.18 Het concept voor GAOS was het omgekeerde van wat de VAN-projectgroep
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
12 De rijksarchieven in Nederland. Overzicht van de inhoud van de Rijksarchiefbewaarplaatsen, 's-Gravenhage 1953.
13 Deze kopnoten, die de auteurs van de Handleiding ook aanbevalen voor series, zijn te vergelijken met de
scope and contents note van ISAD(G).
14 L.P.L Pirenne (eindredactie), m.m.v. P.van Iterson en P.G.J.M.Wagenaar, De Rijksarchieven in Nederland,
's-Gravenhage 1973. 2 dln.
15 Volgens de overlevering wist de Brabantse redactie haar zin door te drijven omdat ze over voldoende eigen
financiële middelen beschikte om het deel uit te geven.
236
PETER HORSMAN NAAR EEN NATIONAAL ARCHIEVENOVERZICHT
16 A.N.Beets, H.L.Ph.Leeuwenberg en J.G.Riphaagen (red), De archieven in Utrecht. Alphen aan den Rijn 1985.
17 'Geautomatiseerd archievenoverzicht. Eindrapport van de projectgroep (samenvatting)', Nederlands
Archievenblad 89 (1985) 227-236. De commissie bestond uit W.Veerman (voorzitter), V.van den Bergh
(secretaris), J.J.A.Buylinckx, M.van Driel, J.C.Riemens (gedeeltelijk) en C.J.van Soest.
18 Leden waren: J.Hofman, Jacq Meesters, J.van der Ploeg en P.J.Horsman.
237
